在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一时代的变革，为企业的财务档案管理带来了新的挑战与机遇。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其创新的电子文档存储系统——合思档案，正助力众多企业解决财务档案管理难题，实现降本增效的目标。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案如何在实际应用中发挥巨大作用。
好想你财务档案管理困境
- 红枣巨头的档案管理痛点
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大，其在财务档案管理方面却面临着重重困境。
在档案归档环节，财务人员需耗费大量时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都不能有丝毫差错，这不仅增加了工作的复杂性，还难以避免档案遗失的风险。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将变得异常繁琐，严重影响工作效率。
纸质档案的查找也成为了一大难题。由于受时空限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当需要查找某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，有时甚至花费数天时间也难以找到所需文件。这种低效的查找方式，严重制约了企业的工作进度。
大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还造成了资源的浪费。
此外，纸质档案管理办法在电子原文件长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，导致数据丢失或无法读取。同时，纸质档案的安全性也难以得到有效保障，容易受到火灾、水灾、盗窃等因素的影响。
合思档案的定制化解决方案
- 打破数据壁垒开启便捷之门
合思针对好想你面临的财务档案管理痛点，提供了一套针对性的解决方案，其中电子文档存储系统发挥了关键作用。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。在这个过程中，电子文档存储系统发挥了重要的支撑作用，确保了数据的准确存储和快速检索。
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自动组装审计高效无忧
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。电子文档存储系统将各种财务数据进行自动化整理和分类，为审计工作提供了清晰、准确的数据支持。审计人员可以通过系统快速获取所需数据，减少了人工查找和核对的工作量，提高了审计的准确性和效率。 -
实物管理高效精准定位
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需在电子文档存储系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这种创新的管理方式，不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
合思档案带来的显著成效
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成本降低效率飞升
通过合思档案电子文档存储系统的实施，好想你取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。预计每年可减少综合成本20万元。这一系列数据的背后，是合思档案电子文档存储系统为企业带来的实实在在的效益。 -
数据安全有保障
电子文档存储系统为好想你提供了安全可靠的数据存储环境。通过先进的加密技术和数据备份机制，确保了电子原文件的长期保存和数据安全可用。这不仅满足了企业对数据安全的要求，也为企业的合规经营提供了有力保障。 -
推动企业数字化转型
合思档案电子文档存储系统的应用，推动了好想你在财务档案管理方面的数字化转型。企业从传统的纸质档案管理模式向数字化、智能化管理模式转变，提高了企业的管理水平和竞争力。在这个过程中，电子文档存储系统成为了企业数字化转型的重要支撑。
合思档案电子文档存储系统帮助好想你成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标。这充分体现了合思在财务数智化领域的强大实力和卓越价值。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化电子文档存储系统，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案电子文档存储系统，还可免费试用，让有限资源发挥更高效益。
