在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正飞速推进，电子凭证全流程无纸化时代的大幕已然拉开。然而，企业在电子会计档案管理领域却面临着重重挑战。出差费用报销作为企业财务流程中的重要一环，更是问题频发。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者，适时推出了合思档案，为企业解决这些难题带来了新的希望。
行业痛点：出差费用报销管理困局
在企业的财务档案管理工作里，出差费用报销相关的档案管理难题尤为突出。
首先是归档难题。财务人员需要耗费大量的时间和精力，仔细确认出差费用报销中的单据、发票、回单和凭证的一致性。稍有疏忽，就可能出现档案遗失的情况，给后续的财务核算和审计工作带来极大的困扰。
其次是查找缓慢。纸质档案存在严重的时空限制，在需要调阅出差费用报销档案时，难以实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，还可能导致错过重要的财务决策时机。
再者是成本居高不下。大量的出差费用报销纸质档案管理，对存储空间和人力都有着极高的要求。企业需要租赁专门的档案室，安排专人进行档案的整理、存储和保管，这无疑增加了企业的运营成本。
另外，不合规问题也不容忽视。传统的纸质档案管理办法，无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。在出差费用报销档案的管理中，一旦出现数据丢失或泄露，将给企业带来巨大的损失。
除此之外，还存在数据混乱、存储成本高昂、处理效率低下、档案利用困难等诸多问题，严重影响了企业出差费用报销管理的质量和效率。
解决方案概述：合思档案全面赋能
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案就像是企业出差费用报销管理的智能管家，它将各个环节有机地整合在一起，实现了出差费用报销从消费到归档的全流程自动化处理，大大提高了企业的财务管理效率。
核心功能亮点：合思档案的强大武器
合思档案在出差费用报销管理方面具有诸多令人瞩目的功能亮点。
在档案采集环节，它采用开放式接口互联和自主采集的方式，能够快速准确地获取出差费用报销相关的各类电子凭证。对于大文件，它会自动进行切割处理，对数电票则实现自动化解析，确保数据的完整性和准确性。
在制档方面，合思档案实现了智能关联和自动组装。它能够将出差费用报销的单据、发票、回单和凭证等进行智能匹配和关联，自动生成完整的档案。同时，它还会进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性。
在管理环节，合思档案拥有精准的权限管控和灵活扩展的档案目录。它可以根据不同的用户角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案数据的安全性。同时，它的水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步提升了档案的管理水平。
在利用方面，合思档案支持多维检索和一站式预览。用户可以通过多种方式快速查找出差费用报销档案，并且可以在一个界面上完成档案的预览和下载。此外，它还支持在线借阅和异构系统联查，方便用户在不同的系统中获取相关信息。对于实物档案，它采用混序归档和可视化盘点的方式，提高了档案管理的效率。
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印、混序归集免组装以及电子会计档案全生命周期管理等多个方面。它从智能采集、预归档服务、基础管理到档案服务，为企业提供了一站式的出差费用报销档案管理解决方案。
用户收益：出差费用报销管理质的飞跃
使用合思档案，企业在出差费用报销管理方面将获得显著的收益。
自动化归档让财务人员告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。档案利用变得更加便捷高效，出差费用报销档案数据实现同源、透明流转，便于企业进行监控和分析。
在时间成本方面，合思档案能够大幅减少人工耗时。例如，某企业在使用合思档案后，出差费用报销的人工耗时减少了 90%，总部接收相关档案的管理耗时减少了 80%，借阅管理的耗时减少了 67%。
在成本控制方面，众多企业通过使用合思档案，预计每年可减少综合成本达数十万元。这不仅包括纸张、存储等直接成本的降低，还包括人力成本和时间成本的节约。
在效率提升方面，合思档案还能显著提升档案整理匹配效率和报销效率。如海亮教育在使用合思档案后，出差费用报销档案整理匹配效率提升了 90%，西湖城投的出差费用报销效率提升了 300%。
典型场景：出差费用报销全流程覆盖
在出差费用报销的各个环节，合思档案都能发挥重要作用。
在电子凭证开具端，涵盖了国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的电子回单、电子对账单等。这些电子凭证都可以通过合思档案进行高效管理。
在接收端，企业可以通过 OA 接收、接口直联、随手记录发票等多种方式获取出差费用报销的电子凭证。合思档案能够兼容各种接收方式，确保数据的及时准确采集。
在电子凭证业务应用环节，涉及到接收、验签、解析、报销、入账等多个步骤。合思档案能够对这些环节进行全程跟踪和管理，确保出差费用报销的流程合规、高效。
在财务档案归档端，合思档案提供了电子凭证池、预档案台、智能档案等功能。它可以将出差费用报销的电子凭证进行集中管理，实现自动化归档，提高档案管理的效率和准确性。
客户成功案例：合思档案实力见证
合思档案已经在众多企业的出差费用报销管理中取得了显著的成效。
好想你公司在使用合思档案之前，面临着出差费用报销归档难、查找慢、成本高、不合规等诸多问题。使用合思档案后，这些问题得到了有效解决。不仅减少了人工和管理耗时，还预计每年减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线合思档案的电子会计档案管理系统后，实现了出差费用报销的自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了 88%，年节约成本 5000 万元，出差费用报销效率提升了 300%。
云海肴通过合思档案实现了出差费用报销的全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本 30 万/年，业财融合提升了 80%，财务提效 90%。
合思档案凭借其强大的功能和显著的效果，已经帮助众多企业在出差费用报销管理方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想解决出差费用报销管理难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多详情，开启出差费用报销管理的新时代！
