在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以一家畅销30余年的国民经典零食品牌为例，该品牌年单据量高达2.6亿，业务覆盖全国，销售版图广泛，供应链复杂。在财务管理方面，面临着诸多难题，而合思凭借其专业的解决方案，助力该企业成功实现了财务数字化转型，其中电子文件归档流程的优化更是一大亮点。
客户简介：国民经典零食的辉煌征程
这是一家承载着无数消费者美好回忆的国民经典零食品牌。30多年来，它凭借着独特的口味和高品质的产品，在市场上赢得了广泛的认可。其业务不仅遍布全国，销售版图不断扩张，而且供应链错综复杂，涉及众多环节。庞大的年单据量，如同海量的数据海洋，给财务管理带来了巨大的挑战。
业务背景：复杂版图下的财务困境
该品牌的销售版图覆盖全国，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统。这使得整个管理过程变得繁杂且低效，仿佛陷入了一个迷宫，难以找到高效的出口。
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，而且难以释放财务的真正价值。
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，就像一个不断膨胀的气球，企业难以实现精细化的成本管控。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案，就像在茫茫大海中捞针，容易出错，造成了高额的人力物力浪费。电子文件归档流程在这样的背景下，显得尤为重要却又困难重重。
解决方案：合思的全流程魔法
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，为电子文件归档流程带来了新的生机。
在总额管控方面，通过商旅线上订购、差旅申请以及易商卡线下消费的方式，实现了对差旅费用的有效控制。就像给差旅费用套上了一个精准的缰绳，让其在合理的范围内运行。
同时，合思还涵盖了发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等一系列环节。这些环节紧密相连，形成了一个完整的链条，为电子文件归档流程提供了坚实的保障。
实施过程：步步为营的转型之路
员工消费环节，从差旅申请开始，经过业务审批，然后可以选择在合思商城订购或者TMC订购。合思商城和TMC会分别生成对账单，为后续的财务核算提供清晰的依据。电子文件归档流程也在这个过程中悄然开始，相关的消费信息逐渐汇聚。
财务核算和记账环节，对账结算中心发挥着重要作用。线上统一开票后，系统会自动拆分结算并进行自动记账；线下统一开票则需要进行线下结算和手工记账。在这个过程中，电子文件归档流程得到了进一步的完善，确保每一笔交易都能准确无误地记录和归档。
档案管理环节是电子文件归档流程的核心。合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，大大提高了档案管理的效率和准确性。其他TMC环节也实现了L3级无需报销录入发票等档案，使得整个档案管理体系更加完善。
取得成果：数字见证的辉煌成就
通过合思的解决方案，该企业取得了显著的成果。年度节约了200万+的差旅费用，财务入账效率提升了60%。这不仅降低了企业的成本，还提高了财务工作的效率，让企业在竞争中占据了更有利的位置。
业财有机连接，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。电子文件归档流程变得更加顺畅和高效，确保了财务数据的安全和准确。
打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。这就像给财务数据加上了一层坚固的铠甲，保障了数据的真实性和可靠性。
实现了线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理。简化的装订流程，大幅降低了成本。同时，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。电子文件归档流程在这一系列成果中，发挥了至关重要的作用。
客户评价：真实反馈的有力证明
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，成功打通了多系统，实现了会计凭证全链路的电子化管理。130多家门店可以同时在线查阅全公司的会计档案，财务入账效率提高了60%。这一解决方案为其他门店企业提供了宝贵的参考，也证明了合思在电子文件归档流程等财务数字化转型方面的实力。
如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的财务数字化转型解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的服务，开启财务数字化转型的新征程，让电子文件归档流程变得更加轻松高效。
