在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张，为企业财务档案管理带来了全新的挑战。传统的纸质档案管理方式，犹如沉重的枷锁，不仅成本高昂、效率低下，还伴随着巨大的合规风险。在这样的背景下，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台应运而生，它就像一把金钥匙，为企业开启了应对数字化凭证时代财务档案管理需求的大门。云端发票解决方案正是合思档案为企业量身打造的利器，能有效解决企业在财务档案管理方面的诸多难题。
产品背景洞察行业痛点
当前，数电票收票开票政策如同春风般不断推进，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革虽然为企业带来了新的机遇，但也让企业在财务档案管理方面陷入了困境。
企业高管如同航行在茫茫大海中的船长，面临着纸质档案管理成本高、数据难分析利用的难题。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，保管费用、人力成本等如同雪球般越滚越大。而且，想要从堆积如山的纸质档案中提取有价值的数据进行分析，犹如大海捞针，难上加难。这使得企业在决策时缺乏准确的数据支持，如同盲人摸象，难以做出科学合理的决策。
财务人员则像勤劳的小蜜蜂，每天需要手动整理大量的档案数据。枯燥繁琐的工作让他们疲惫不堪，不仅工作效率低下，还容易出现人为错误。在数据录入、整理和归档的过程中，稍有不慎就可能导致数据丢失或错误，给企业带来潜在的风险。
业务人员在报销流程中也备受煎熬。繁琐的报销流程就像迷宫一样，让他们晕头转向。从填写报销单到提交审批，再到等待报销款项到账，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。这不仅影响了业务人员的工作积极性，也降低了企业的运营效率。
此外，纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸张、印刷、存储等费用；高隐形成本则体现在查找、整理、维护档案所花费的时间和人力上；而高合规风险则是指纸质档案容易丢失、损坏、篡改，难以满足国家相关政策和法规的要求。云端发票解决方案能够有效解决这些问题，帮助企业降低成本、提高效率、规避风险。
解决方案勾勒全景蓝图
合思档案提供的领先单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一幅精心绘制的全景蓝图，为不同角色的人员提供了完美的解决方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，助力决策数智化，实现降本增效。通过云端发票解决方案，企业的财务数据可以得到有效的整合和管理，形成有价值的数据资产。这些数据资产就像一座金矿，通过数据分析和挖掘，可以为企业的决策提供有力的支持。企业可以根据数据分析结果，优化业务流程、调整战略布局，从而提高企业的竞争力和盈利能力。同时，合思档案还可以帮助企业降低纸质档案管理的成本，提高工作效率，实现降本增效的目标。
对于归档员/财务而言，合思档案能提高工作效率，实现数据透明流转。云端发票解决方案可以实现电子会计档案的自动采集、整理和归档，大大减少了人工操作的工作量。财务人员只需要将相关数据上传到系统中，系统就会自动完成后续的处理工作，不仅提高了工作效率，还保证了数据的准确性和一致性。而且，通过系统的权限管理功能，不同的人员可以根据自己的权限查看和处理相关数据，实现了数据的透明流转，提高了工作的协同性和透明度。
对于外部审计来说，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。在传统的审计过程中，审计人员需要到企业现场查阅大量的纸质档案，不仅耗费时间和精力，还容易出现遗漏和错误。而合思档案的云端发票解决方案可以实现档案外审在线化，审计人员可以通过系统远程查看和审计企业的电子会计档案，大大提高了审计的效率和准确性。同时，系统还可以记录每一个操作的详细信息，实现了档案的可溯源，为审计工作提供了有力的支持。
核心功能彰显独特优势
合思档案具有众多强大的核心功能和独特优势，就像一颗璀璨的明珠，在电子会计档案管理领域闪耀着光芒。
广泛连接的能力是合思档案的一大亮点。它可以连接各类异构业财系统，就像一座桥梁，将企业的各个业务系统和财务系统连接在一起。通过与业务系统的对接，合思档案可以实时获取业务数据，并将其转化为财务数据进行处理和归档。这样一来，企业的财务数据和业务数据就可以实现实时同步，为企业的财务管理提供了更加准确和及时的支持。
100%自动归档功能则大大减少了人工介入。在传统的档案管理方式中，人工归档不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案的自动归档功能可以根据预设的规则，自动将电子会计档案进行分类、整理和归档，无需人工干预。这不仅提高了工作效率，还保证了档案的准确性和完整性。
符合国家政策要求是合思档案的重要优势之一。在当前的经济环境下，国家对企业的财务档案管理提出了越来越高的要求。合思档案严格遵循国家相关政策和法规的要求，确保档案的合规性。它采用了先进的技术和安全措施，保证了电子会计档案的真实性、完整性和可用性，为企业的合规发展提供了有力的保障。
具备灵活承接、持续迭代的能力，使合思档案能够应对数电票管理需求的不断变化。随着数电票的不断推广和应用，企业的财务档案管理需求也在不断变化。合思档案可以根据企业的实际需求，灵活调整系统的功能和配置，为企业提供个性化的解决方案。同时，合思档案的研发团队会不断对系统进行升级和优化，以适应市场的变化和企业的需求。
其功能涵盖电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。智能采集功能可以自动从各个业务系统中采集电子会计档案数据，大大提高了数据采集的效率和准确性；预归档服务可以对采集到的数据进行初步的整理和审核，确保数据的质量；基础管理功能可以对电子会计档案的分类、编号、存储等进行管理，方便企业对档案的查询和使用；档案服务功能则可以为企业提供档案的借阅、归还、销毁等服务，满足企业的不同需求。
此外，合思档案还提供统计分析和多源采集功能。统计分析功能可以对电子会计档案数据进行深入的分析和挖掘，为企业的决策提供有力的支持；多源采集功能可以从不同的数据源中采集电子会计档案数据，确保数据的全面性和准确性。同时，合思档案还具有规则引擎自动组装、字段映射查阅便捷、“四性检测+业务检测”等优势。规则引擎自动组装功能可以根据预设的规则，自动对电子会计档案进行分类和整理，提高了工作效率；字段映射查阅便捷功能可以让用户快速找到自己需要的档案信息，提高了查询效率；“四性检测+业务检测”功能可以对电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，同时还可以对业务数据的合规性进行检测，确保企业的财务档案管理符合国家相关政策和法规的要求。云端发票解决方案将这些优势充分发挥出来，为企业提供了更加高效、便捷、安全的财务档案管理服务。
应用场景呈现成功范例
在权限管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，精准管控。企业可以根据不同的岗位和职责，为用户分配不同的权限，确保用户只能访问和操作自己权限范围内的档案信息。这样一来，企业的档案信息就可以得到有效的保护，避免了信息泄露和滥用的风险。
档案目录可灵活扩展，系统规范预置档号。企业可以根据自己的业务需求和管理要求，对档案目录进行灵活的调整和扩展。同时，合思档案会为每个电子会计档案自动生成规范的档号，方便企业对档案的管理和查询。
在应用方面，合思档案可实现多维检索、一站式预览、穿透联查等，满足多场景查询需求。多维检索功能可以让用户从不同的维度对电子会计档案进行查询，如按时间、按类别、按关键词等。一站式预览功能可以让用户在一个界面上快速查看电子会计档案的详细信息，无需在多个页面之间切换。穿透联查功能则可以让用户从财务数据追溯到业务数据，了解业务的全貌。
众多企业通过使用合思档案解决了档案管理痛点。例如，年单据量2.6亿的企业实现了业财一体的档案管理。通过合思档案的云端发票解决方案，该企业将业务系统和财务系统进行了深度对接，实现了业务数据和财务数据的实时同步。这样一来，企业的财务人员可以实时获取业务数据，并将其转化为财务数据进行处理和归档，大大提高了工作效率和财务管理水平。
集团型企业实现了档案管理标准化落地。在集团企业中，由于各个子公司的业务和管理模式存在差异，档案管理往往难以实现标准化。合思档案的云端发票解决方案可以为集团企业提供统一的档案管理平台，实现档案管理的标准化和规范化。通过该平台，集团企业可以对各个子公司的档案进行集中管理和监控，确保档案的合规性和安全性。
某教育集团简化了会计管理流程。该教育集团在使用合思档案之前，会计管理流程繁琐，效率低下。通过合思档案的云端发票解决方案，该教育集团实现了电子会计档案的自动采集、整理和归档，大大减少了人工操作的工作量。同时，该教育集团还可以通过系统对会计档案进行实时查询和分析，为企业的财务管理提供了更加准确和及时的支持。
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，已帮助众多企业解决了财务档案管理难题。如果您的企业也面临着档案管理的挑战，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，开启数字化档案管理之旅，免费试用云端发票解决方案，让您的企业在数字化浪潮中实现降本增效、合规发展。
