在数字经济浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业财务管理升级的必由之路。然而，许多企业在电子凭证管理方面却遭遇重重困境，其中“纸质报销单存档”问题尤为突出。传统的纸质报销单存档不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现丢失、损坏等情况，严重影响企业的财务管理效率。逆数字化、伪数字化、非数字化等现象，更是像一道道枷锁，束缚着企业数字化前行的脚步。合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其深厚的技术积淀和丰富的实践经验，精心打造了一系列解决方案，旨在助力企业突破电子凭证管理瓶颈，实现高效的“纸质报销单存档”向数字化转型。
产品背景：传统存档痛点凸显电子凭证困境
在企业财务管理中，“纸质报销单存档”一直是个令人头疼的问题。目前，电子凭证管理陷入了逆数字化、伪数字化、非数字化等误区。不少企业仍将电子凭证打印成纸质文件入账，这不仅增加了“纸质报销单存档”的工作量，还造成了资源的极大浪费。还有企业把电子凭证转换成图片文件入账，或者需要手工查验其合法真实性，这无疑降低了工作效率，也增加了出错的风险。
电子凭证类型多样、格式繁杂，不同的业务场景会产生不同类型的电子凭证，如发票、收据、合同等，它们的格式也不尽相同。这使得在协同处理和管理电子凭证时困难重重，进一步加剧了“纸质报销单存档”的复杂性。而且，电子凭证容易丢失，一旦出现系统故障或者人为失误，就可能导致重要的电子凭证丢失，给企业带来潜在的损失。
此外，企业对电子凭证相关政策认知不足也是一个重要问题。部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性，在纸电凭证混合时期，存在合规风险。传统的报销流程和财务运作模式滞后，无法适应电子凭证管理的需求，使得“纸质报销单存档”等工作变得更加繁琐。
解决方案：一站式服务助力数字化转型
合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，为企业解决“纸质报销单存档”等电子凭证管理难题提供了新思路。基于广泛连接的生态和双轮驱动的模式创新，合思能够为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等功能。在商旅方面，企业可以实现差旅申请、线上订购等操作，避免了传统方式下的繁琐流程，减少了“纸质报销单存档”的产生。费控报销功能可以对费用进行严格的管控，确保每一笔费用都合理合规。收付款管理则实现了资金的高效流转，提高了企业的资金使用效率。
除了产品功能的强大支持，合思还注重提升企业和个人对电子凭证的认识和理解。通过加强培训和教育，让企业员工了解电子凭证的优势和使用方法，从源头上减少“纸质报销单存档”的需求。同时，合思积极推动完善法律法规，保障电子凭证的合法权益，为企业的数字化转型提供法律保障。
在技术方面，合思提供专业的技术支持和咨询服务。当企业遇到技术问题时，能够及时得到解决，确保电子凭证管理系统的稳定运行。推广和应用电子凭证，可以降低企业的运营成本，提高工作效率，减少“纸质报销单存档”带来的人力和物力消耗。
合思建立了健全的安全防护体系，确保电子凭证的安全性。在数据传输和存储过程中，采用了先进的加密技术，防止数据泄露和丢失。同时，加强对电子凭证使用的监管力度，维护市场秩序，让企业能够放心地使用电子凭证，逐步摆脱对“纸质报销单存档”的依赖。
核心功能：全面覆盖打造高效管理模式
合思财务收支管理平台功能强大，能够有效解决“纸质报销单存档”等问题。平台具备差旅申请功能，员工可以在平台上提交差旅申请，经过审批后即可进行后续的操作。商旅线上订购功能让员工可以直接在平台上预订机票、酒店等，方便快捷，同时也减少了报销的环节和“纸质报销单存档”的数量。
易商卡线下消费功能，员工使用易商卡进行消费，消费记录会自动上传到平台，无需手动填写报销单，大大提高了报销效率。发票采集功能可以自动采集发票信息，避免了手工录入的繁琐和错误。审核对账功能确保了费用的准确性和合规性，统一开票功能则方便了企业的财务管理。
自动提报功能让报销流程更加自动化，员工无需手动提交报销申请，系统会自动完成提报。资金结算功能实现了资金的快速结算，提高了企业的资金使用效率。档案归档功能可以将电子凭证进行有效的归档管理，取代了传统的“纸质报销单存档”方式，提高了存储和利用效率。
商旅分析功能可以为企业提供详细的商旅数据，帮助企业优化差旅政策。自动记账功能让财务人员无需手动记账，减轻了工作负担。总额受控功能可以对费用进行总额控制，确保企业的费用支出在预算范围内。退票预定功能方便了员工的差旅安排。
AI辅助决策功能利用人工智能技术为企业提供决策支持，移动端应用让员工可以随时随地进行操作，多语言支持满足了不同地区企业的需求。安全隐私保护功能确保了企业数据的安全和隐私，定制化服务可以根据企业的需求进行个性化定制，持续更新升级功能保证了平台的先进性和适用性。
合思平台的优势十分明显。它实现了全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。通过数字化管理，企业可以减少“纸质报销单存档”的工作量，提高工作效率。同时，提升了电子凭证归档的存储和利用效率，推动企业经营决策由流程驱动向数据驱动、模型驱动转变。践行ESG理念，推动可持续发展，实现全社会会计无纸化、生态化建设，减少了“纸质报销单存档”对环境的影响。
应用场景与案例：实践验证方案成效
合思的解决方案在多个应用场景中都发挥了重要作用，有效解决了“纸质报销单存档”问题。在企业的差旅费管理方面，合思平台可以实现差旅申请、预订、报销等全流程的数字化管理，减少了纸质报销单的产生，提高了差旅费管理的效率。
在财务档案管理方面，合思的电子会计档案管理功能可以将电子凭证进行有效归档，取代传统的“纸质报销单存档”方式，提高了档案管理的安全性和利用效率。在业财平台建设方面，合思可以帮助企业实现业务和财务的深度融合，提高企业的财务管理水平。
众多企业已经通过合思的解决方案获得了显著的成效。某国民经典零食品牌通过合思解决方案，实现了年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。在合思平台的帮助下，该企业减少了“纸质报销单存档”的工作量，优化了差旅费管理流程，提高了资金使用效率。
某企业通过与合思合作，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。传统的报销流程需要员工手动填写报销单，提交纸质凭证，经过层层审批后才能完成报销，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思平台的数字化管理方式，让报销流程更加便捷高效，减少了“纸质报销单存档”的需求。
某知名头部数字阅读品牌借助合思解决方案完成了业财平台建设，实现了财务准确性和及时性的提升。合思平台的业财融合功能，让企业的业务数据和财务数据能够实时同步，提高了财务管理的准确性和及时性。同时，减少了“纸质报销单存档”的工作量，提高了工作效率。
某世界500强旗下教育服务品牌通过合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，加速了企业数字化转型，成为地方财政局标杆试点企业代表。合思的电子会计档案管理方案实现了电子凭证的全生命周期管理，从生成、存储到利用，都实现了数字化管理，取代了传统的“纸质报销单存档”方式，提高了档案管理的效率和安全性。
合思的财务数智化解决方案能够有效解决企业在电子凭证管理方面的痛点，特别是“纸质报销单存档”问题，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。如果您的企业也面临着电子凭证管理的难题，不妨选择合思，现在可以免费试用我们的产品，让我们携手共进，开启财务数智化的新篇章。立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
