在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度扩张，企业财务档案管理也随之面临着全新的挑战。传统的档案管理模式，在数电票时代显得捉襟见肘，诸多痛点逐渐浮现。而合思档案作为领先的智能归档平台，宛如一盏明灯，为企业照亮了档案管理的新方向。
数电时代档案管理困局凸显
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政策驱动下的数电票发展态势
随着政策的不断推动，数电票正迅速成为企业发票管理的主流。预计到2025年，数电票将实现全覆盖。在收票方面，电子发票接收政策日益完善，为企业提供了更加便捷的发票获取途径；开票上，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一系列的政策变化，标志着企业正式迈入数电票时代。 -
纸电混合时代的企业管理痛点
然而，在纸电混合的过渡阶段，企业面临着诸多难题。企业高管们承受着纸质档案管理成本高的压力，大量的纸质档案需要占用宝贵的存储空间，同时档案的整理、保管和查询都需要耗费大量的人力和物力。而且，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业的决策提供有力支持。
财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰。档案整理不仅耗费大量时间，而且工作内容枯燥乏味，使得财务人员的工作效率低下，难以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
业务人员在报销流程中也遭遇重重困难。繁琐的报销流程需要填写大量的表单，提交各种纸质和电子凭证，而且审批环节众多，导致报销周期长，影响了业务人员的工作积极性和资金周转。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本如档案存储设备的购置、维护费用，人员的工资等；隐形成本如档案管理不善导致的信息丢失、决策失误等；合规风险则是指企业在档案管理过程中可能违反相关法律法规，面临罚款、处罚等风险。
智能归档平台的破局之道
- 领先的解决方案架构
合思档案作为智能归档平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
对于CEO和企业高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产。通过对档案数据的有效管理和分析，企业可以挖掘出有价值的信息，为企业的战略决策提供有力支持。同时，平台保障了企业的合规管理，确保企业在档案管理方面符合相关法律法规的要求。此外，还能实现降本增效，降低企业的档案管理成本，提高工作效率。
对于归档员和财务人员而言，合思档案提高了工作效率。自动匹配和归档功能减少了人工操作的工作量，使得档案整理工作更加轻松快捷。同时，实现了数据同源，确保了档案数据的一致性和准确性，便于进行数据的分析和利用。通过平台，财务人员可以轻松管理档案，提高工作的质量和效率。
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化。审计人员可以通过平台在线查询和借阅档案，实现了档案的可溯源和一键查询借阅，提高了审计工作的效率和准确性。
智能归档平台的核心实力
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全生命周期管理功能
合思档案智能归档平台涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个环节。智能采集功能可以通过多源采集方式，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录，确保档案数据的全面性和准确性。预归档服务对采集到的档案数据进行初步的整理和审核，为后续的正式归档做好准备。基础管理功能包括档案的分类、编号、存储等，确保档案管理的规范化和标准化。档案服务功能提供了档案的查询、借阅、打印等服务，方便用户对档案的使用。统计分析功能则可以对档案数据进行深入分析，为企业的决策提供数据支持。 -
强大的技术优势
多源采集能力是合思档案的一大亮点。平台可以与各种业财系统进行接口互联，实现数据的自动采集。同时，也支持手动采集和自主补录，满足企业在特殊情况下的档案管理需求。
智能制档功能通过规则引擎实现了档案的自动组装和字段映射。系统可以根据预设的规则，自动将相关的发票、回单、凭证等进行匹配和组装，生成完整的档案。查阅便捷，用户可以通过多维检索功能快速定位所需档案，同时支持一站式预览穿透联查，方便用户对档案的详细信息进行查看。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。同时，对档案的业务逻辑进行检测，确保档案数据符合企业的业务流程和规范。
在档案管理方面，权限管理精准管控。平台可以根据用户的角色和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。档案目录灵活扩展，企业可以根据自身的业务需求，自定义档案目录结构。系统规范预置档号，保证了档案编号的唯一性和规范性。
档案应用方面，多维检索功能可以根据档案的各种属性，如时间、类别、关键词等进行快速检索。一站式预览穿透联查功能可以让用户在查看档案时，快速查看相关的关联档案，提高了信息获取的效率。档案移交鉴定销毁与线下实物管理功能则确保了档案在整个生命周期内的妥善管理，包括档案的移交、鉴定、销毁等环节，以及线下实物档案的存储和管理。
此外，合思档案智能归档平台还具有广泛连接能力、100%自动归档、符合国家政策要求和灵活承接持续迭代等优势。广泛连接能力使得平台可以与各种业财系统进行无缝对接，实现数据的流通和共享；100%自动归档功能提高了档案管理的效率和准确性；符合国家政策要求确保了企业在档案管理方面的合规性；灵活承接持续迭代则保证了平台能够随着企业的发展和业务需求的变化，不断进行功能升级和优化。
多领域成功实践见证实力
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海量单据企业的管理变革
在一家年单据量高达2.6亿的企业中，合思档案智能归档平台发挥了巨大的作用。该企业此前面临着会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力的问题。通过引入合思档案，企业实现了业财一体，业务系统和财务系统的数据实现了实时共享和交互，提高了数据的准确性和及时性。管理自动化使得档案的采集、整理、存储和查询等环节都实现了自动化操作，大大提高了工作效率。流程精简减少了不必要的审批环节和手工操作，缩短了业务处理周期。降本增效方面，不仅降低了档案管理的人力成本和存储成本，还提高了企业的资金周转效率。 -
集团型企业的标准化之路
对于共享中心统建的集团型企业来说，档案管理流程复杂、凭证附件标准和制度不统一是长期以来的难题。合思档案智能归档平台帮助企业实现了标准化落地。平台统一了档案管理的流程和标准，确保了各个子公司和部门的档案管理规范一致。同时，实现了档案的集中管理和共享，提高了集团内部的信息流通和协同效率。 -
多系统互联企业的协同新篇
在多系统数据互联的企业中，低效的档案管理现状和档案管理痛点严重影响了企业的发展。合思档案智能归档平台实现了统一储存，将各个系统中的档案数据集中存储在一个平台上，方便了数据的管理和查询。业务证据链完整，确保了交易的真实性和可追溯性。数据共享促进了企业内部各部门之间的协同工作，提高了工作效率。全生命周期管理则对档案从生成到销毁的整个过程进行了有效的管理，确保了档案的安全和完整。 -
教育集团的管理升级
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理和利用等环节存在低效问题。合思档案智能归档平台帮助该集团形成了多向、网状管理结构。通过平台的自动采集和智能整理功能，提高了档案管理的效率；数据的集中存储和共享使得集团内部的信息流通更加顺畅；强大的分析功能为集团的决策提供了有力支持。
开启企业档案管理新时代
合思档案智能归档平台凭借其强大的功能、显著的优势和成功的应用案例，成为企业解决档案管理难题的理想选择。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和数字化转型，为企业的发展提供有力保障。
如果您的企业也面临着档案管理挑战，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案智能归档平台，亲身感受其带来的便捷和高效，开启企业档案管理的新时代。
