在数电票迅速扩张的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。传统的纸质档案管理模式，犹如一辆老旧的马车，在数字化的高速公路上显得格格不入，暴露出了诸多痛点。而电子会计档案，作为企业数字化建设的必然选择，正以其高效、便捷的特性，逐渐成为企业财务管理的新宠。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，正是为解决这些痛点应运而生。
产品背景：数字化会计资料管理的行业困局
随着2025年数电票全面覆盖目标的推进，企业在收票和开票环节都面临着全新的政策要求。在收票方面，一系列政策明确肯定了电子发票和电子凭证的法律效力，积极推动电子凭证全流程标准化无纸化处理。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点的全覆盖。
然而，在这个纸电混合的时代，90%的企业都遭遇了诸多难题。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用而发愁。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，保管、查阅都极为不便，而且数据分散，难以进行有效的整合和分析，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员则被海量的档案数据整理工作压得喘不过气来。他们需要花费大量的时间和精力，对各种纸质和电子档案进行分类、整理、装订，工作效率极其低下。业务人员也对繁琐的报销流程怨声载道，漫长的审批时间和复杂的手续，让他们的工作积极性受到了极大的影响。
同时，传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸张、印刷、存储设备等费用；隐形成本则涉及人力、时间、空间等方面的消耗；而合规风险则是指在档案管理过程中，可能因为不符合法律法规的要求而面临的处罚。
解决方案：数字化会计资料管理的合思之道
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它针对不同角色提供了精准的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。通过对数字化会计资料的有效管理和分析，企业可以挖掘出有价值的信息，为决策提供有力的支持。同时，它还能保障企业的合规管理，降低合规风险，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的。
对于归档员/财务人员，合思档案可以大大提高工作效率。它实现了档案数据的同源性，使得档案管理工作变得轻松简单。财务人员无需再进行繁琐的手工整理和装订，只需通过系统即可完成档案的采集、整理、存储和查阅等工作。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源性。审计人员可以通过系统在线查阅企业的数字化会计资料，减少了与企业之间的沟通成本，提高了审计工作的效率。
合思档案提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现各类数字化会计资料的自动匹配、应收尽收。无论是电子发票、电子凭证，还是其他各类会计资料，都能在合思档案系统中得到有效的管理。
核心功能：数字化会计资料管理的强大支撑
合思档案具备众多核心功能和显著优势，为数字化会计资料管理提供了强大的支撑。
在智能采集方面，合思档案支持多源采集方式。它既可以通过接口互联实现自主采集，与多个合作伙伴系统进行连接，获取各种格式的数字化会计资料；也可以通过手动采集的方式，进行自主补录，确保所有的会计资料都能被及时、准确地采集到系统中。
智能制档时，合思档案通过规则引擎自动组装数字化会计资料，大大减少了人工匹配的工作量。它能够实现字段映射，方便用户查阅，同时还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。“四性检测”即对档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，“业务检测”则是根据企业的业务规则对档案数据进行检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
在档案管理方面，合思档案的权限管理功能可以进行精准管控。企业可以根据不同的角色和职责，设置不同的访问权限，确保数字化会计资料的安全性。档案目录可以灵活扩展，企业可以根据自身的需求，自定义档案目录结构，方便对档案进行分类管理。系统还规范预置档号，使得档案的编号更加规范、统一，便于查询和管理。
档案应用方面，合思档案实现了电子与实物档案的高度融合。它提供多维检索功能，能够满足多场景的查询需求。用户可以通过关键词、时间、类别等多种方式进行检索，快速找到所需的数字化会计资料。同时，它还支持一站式预览穿透联查，用户在查阅档案时，可以方便地查看相关的关联信息。此外，合思档案还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务等功能，为企业的档案管理提供了更加便捷、高效的服务。
应用场景与案例：数字化会计资料管理的成功实践
合思档案在多个行业和企业中得到了广泛的应用，并取得了显著的成效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，在使用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力的问题。大量的纸质和电子档案混杂在一起，查找和管理都非常困难，财务人员需要花费大量的时间和精力来处理这些档案。
引入合思档案后，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。通过系统对数字化会计资料的自动采集和整理，财务人员的工作效率得到了极大的提高，同时也减少了人工错误的发生。企业的决策层也能够通过系统及时获取准确的财务数据，为决策提供了有力的支持。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，之前面临着档案管理流程复杂、标准不统一等问题。由于企业规模庞大，下属子公司众多，各个子公司的档案管理标准和流程存在差异，这给企业的整体管理带来了很大的困难。
合思档案为该企业提供了标准化的解决方案。通过统一的系统平台，实现了数字化会计资料的集中管理和标准化处理。企业的档案管理流程得到了简化，工作效率得到了提高，同时也确保了档案的合规性。此外，电子会计档案的应用还实现了低碳环保的目标，减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理方面也遇到了诸多问题。档案采集、存储、整理和利用等环节的低效，使得集团在财务管理和决策方面受到了一定的影响。
合思档案帮助该集团建立了多向、网状的管理结构。通过系统对数字化会计资料的有效管理，集团能够及时掌握各个学校的财务状况，为决策提供了准确的数据支持。同时，档案的查阅和利用也变得更加便捷，提高了集团的整体运营效率。
开启数字化会计资料管理新征程
面对政策的推动、合规要求以及企业降本增效的需求，电子会计档案管理已成为企业数字化转型的关键。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的应用成效，能够帮助企业解决财务档案管理的难题，实现数字化转型。
如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，现在就可以免费试用，开启企业数字化会计资料管理的全新之旅。让合思档案成为您企业财务管理的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战！
