在当今的商业环境中，企业在财务档案管理方面遭遇了重重困境。尤其是发票存储与管理，成为了众多企业亟待解决的难题。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，以其卓越的功能和完善的解决方案，为企业提供了一套行之有效的发票存储方案，助力企业突破财务档案管理的瓶颈。
行业痛点：发票管理的困局
在纸电混合的时代，企业在发票管理上陷入了诸多困境。对于企业高管而言，纸质发票管理成本居高不下。从发票的打印、存储到保管，都需要耗费大量的人力、物力和财力。而且，纸质发票的数据难以进行有效的分析和利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员更是深受其害。他们需要手动处理大量的发票数据，将发票信息逐一录入系统，工作枯燥乏味且效率极低。每到月底、年底进行财务核算时，财务人员都要加班加点，面对堆积如山的发票，苦不堪言。
业务人员在报销环节也面临着繁琐的流程。他们需要收集、粘贴发票，填写报销单，然后经过层层审批，整个过程不仅耗费时间，还容易出错。一旦发票出现问题，报销就会被退回，这给业务人员的工作带来了极大的不便。
此外，企业还面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。高显性成本体现在发票的打印、存储和运输等方面，这些成本直接影响了企业的利润。高隐形成本则表现为内部协作的滞后。由于发票管理不善，各部门之间的信息流通不畅，导致工作效率低下，影响了企业的整体运营。
同时，企业还面临着高合规风险。在税务监管日益严格的今天，发票的合规性至关重要。一旦发票管理出现问题，企业就可能面临税务处罚，这将给企业带来巨大的损失。
随着数电票的快速扩张，企业对专业的发票存储方案的需求愈发迫切。数电票的出现，虽然提高了发票的数字化程度，但也给企业的发票管理带来了新的挑战。企业需要一个专业的平台来适应数电票时代的财务档案管理要求。
解决方案概述：合思档案的破局之道
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，为企业的发票管理提供了全方位的支持。
对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产。通过对发票数据的有效管理和分析，企业可以挖掘出有价值的信息，为决策提供有力的支持。同时，合思档案还能助力决策数智化，让企业的决策更加科学、精准。此外，合思档案还能帮助企业降本增效，降低发票管理的成本，提高企业的运营效率。
对于归档员/财务人员，合思档案能大大提高工作效率。它可以实现发票数据的自动采集和处理，减少了财务人员的手动操作，让他们从繁琐的工作中解脱出来。同时，合思档案还能实现数据的透明流转，让各部门之间的信息流通更加顺畅，提高了内部协作的效率。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化。审计人员可以通过系统在线查阅企业的发票档案，实现一键查询借阅，提高了审计的效率和准确性。
核心功能亮点：打造高效发票存储方案
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多源采集：灵活多样的发票获取方式
合思档案提供了自动生成式Open API，预制系统连接器，支持自定义采集方案，也支持手动补录。企业可以根据自身的需求，选择合适的采集方式。无论是与企业现有的财务系统进行对接，还是手动录入发票信息，合思档案都能满足企业的需求。这种灵活多样的采集方式，确保了企业能够准确、及时地获取发票数据。 -
智能制档：精准高效的发票整理
通过规则引擎，合思档案可以自动组装凭证。它能够根据发票的类型、金额、日期等信息，自动匹配相应的会计科目，生成准确的凭证。同时，字段映射方便查阅，让财务人员可以快速找到所需的发票信息。此外，合思档案还采用了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保发票的真实性、合法性、完整性和准确性。 -
档案管理：严格规范的发票管控
合思档案的权限管理精准管控，企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的权限，确保发票信息的安全性。档案目录灵活扩展，企业可以根据自身的需求，自定义档案目录，方便发票的分类和管理。系统规范预置档号，让发票档案的管理更加规范、有序。 -
档案应用：全方位的发票查询与利用
多维检索满足多场景查询，企业可以根据发票的编号、日期、金额、供应商等信息进行查询，快速找到所需的发票。一站式预览穿透联查，让企业可以在一个界面上查看发票的详细信息，包括发票的原件、凭证、报销单等。此外，合思档案还提供了外部系统调阅、可视化盘点、档案借阅等多场景应用，让企业可以更加方便地利用发票数据。
用户收益：发票管理的价值提升
合思档案为企业带来了显著的降本增效。通过减少纸质发票的使用和管理成本，提高财务人员的工作效率，企业可以降低运营成本，提高利润。同时，合思档案实现了电子会计档案管理闭环，让发票的采集、存储、整理、利用等环节形成一个完整的链条，提高了发票管理的质量和效率。
让数据“活起来”是合思档案的一大特色。通过对发票数据的分析和挖掘，企业可以发现潜在的业务机会，优化业务流程，提高企业的竞争力。此外，合思档案还能进行资源重组，将企业的发票数据与其他业务数据进行整合，实现数据的共享和协同，为企业的发展提供有力的支持。
合思档案提供了连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统。它可以与企业的其他系统进行无缝对接，实现数据的实时传输和共享。同时，系统的稳定性和合规性也得到了保障，让企业可以放心使用。
典型场景：全流程发票管理
合思档案涵盖了企业从业务流转到档案利用的全流程，为企业提供了一套完整的发票存储方案。在业务及管理流程中，无论是实物流转还是电轨运行，合思档案都能有效管理发票。
从业务人员的报销环节开始，合思档案就可以实现发票的在线提交和审批。业务人员可以通过手机APP或网页端上传发票照片，系统自动识别发票信息，生成报销单。然后，报销单可以在线进行审批，大大提高了报销的效率。
在财务核算环节，合思档案可以自动采集发票数据，生成凭证，进行账务处理。财务人员可以通过系统实时查看发票的状态和账务处理情况，确保财务数据的准确性和及时性。
在审计环节，合思档案可以为审计人员提供在线查阅和下载发票档案的功能。审计人员可以通过系统快速找到所需的发票信息，进行审计工作，提高了审计的效率和准确性。
客户成功案例：实践证明的卓越价值
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年单据量2.6亿的企业
某企业年单据量达到2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效的问题。引入合思档案后，该企业实现了业财一体，将业务数据和财务数据进行了有效的整合。同时，管理自动化程度大大提高，减少了人工操作，提高了工作效率。流程得到了精简，降低了运营成本，实现了降本增效。 -
集团型企业
某集团型企业存在档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案为该企业提供了标准化的解决方案，实现了档案管理的标准化落地。同时，合思档案的电子档案管理方式，减少了纸质档案的使用，实现了低碳环保。 -
多系统企业
某多系统企业面临着档案管理低效、数据未有效利用等问题。合思档案实现了企业各系统之间的统一储存，让发票数据可以在不同系统之间共享。同时，完整的业务证据链，确保了数据的真实性和合法性。实现了数据的全生命周期管理，让企业可以更好地利用发票数据。 -
K12民办教育集团
某K12民办教育集团在发票采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案为该集团形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。各部门之间的信息流通更加顺畅，内部协作得到了加强。
如果您的企业也面临着发票存储和管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多详情，还能免费试用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理新体验。
