在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票的特殊管理要求，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的档案管理难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高、储存占地大且数据难以分析利用的压力；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也饱受流程繁琐之苦。传统纸质档案管理更是存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等诸多问题。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，电子会计档案成为了实现企业全面数字化的“最后一公里”。而合思档案产品的出现，正是为了解决这些行业痛点，确保企业费用报销合规。
合思档案解决方案：多面出击满足多元需求
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，其中包括标准的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配和应收尽收，有力保障了费用报销合规。
对于CEO和高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策走向数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，从宏观层面确保费用报销合规。
对于归档员和财务人员来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源和全流程透明流转。这不仅便于监控和分析，还能让财务人员轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，在日常工作中保障费用报销合规。
对于外部审计工作，合思档案也有着出色的表现。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率，也进一步保障了费用报销合规。
合思档案核心功能：独特优势铸就卓越品质
合思档案具备一系列独特的核心功能与优势，全方位保障费用报销合规。
多源采集功能强大且灵活。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成，同时预制了系统连接器，可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，确保所有费用报销相关数据都能准确采集。
智能制档功能高效又便捷。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能实现可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析费用报销数据。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格把关。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯，为费用报销合规提供了坚实的保障。
档案管理优势显著。权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则，确保费用报销档案的有序管理。
合思档案应用案例：实际效果见证实力
众多企业通过使用合思档案，在费用报销合规等方面取得了显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。这一方案达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，同时也保障了费用报销合规。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保的管理成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，有效保障了费用报销合规。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力保障了费用报销合规。
某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，确保了费用报销合规。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，全方位保障费用报销合规。
合思档案始终坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思在全国多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案为企业费用报销合规管理带来的变革，不妨点击免费试用，开启财务档案管理新征程。
