在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度大步迈进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代发展的脉搏，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，宛如一座灯塔，为众多企业在电子凭证数字化转型的道路上提供了极具价值的参考和借鉴。
市场洞察：报销流程数字化是财务数智化必由之路
在当今这个数字化飞速发展的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。会计凭证，作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接影响着企业财务管理的效率和质量。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正开启企业财务管理的数字化大门。
报销流程数字化不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现企业数字化和绿色化的协同转型。想象一下，在传统的报销模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力去处理纸质凭证，而报销流程数字化后，这些繁琐的工作将被高效的电子流程所取代，企业的运营效率将得到极大提升。
痛点剖析：传统财务档案管理的困境
然而，在实际的企业运营中，传统的财务档案管理模式存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
再看 COMMUNE 幻师，同样面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，成为企业发展的绊脚石。
策略应对：合思档案的解决方案
面对企业在财务档案管理中存在的诸多痛点，合思档案提出了一系列行之有效的解决方案。合思档案能够打破数据壁垒，实现数据同源，为财务人员提供便捷的利用方式，一键联查功能大大提升了工作效率。同时，自动组装功能让审计变得更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，合思档案实现了电子与实物的匹配，查阅者只需查询电子档案即可定位实物位置。
在落地财务数字化方面，合思档案能够提高总部与门店的业财融合效率，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化的操作减少了人力成本，资产化深度分析档案数据满足了企业的内审需求。通过这些措施，合思档案帮助企业解决了传统财务档案管理中的痛点，实现了财务管理的数字化转型。
功能探秘：合思档案的核心模块
合思档案的功能蓝图犹如一座精密的大厦，涵盖了便捷调阅不打印、混序归集免组装以及电子会计档案全生命周期管理等多个方面，包括采集、制、管、用四个关键环节。
智能采集模块是合思档案的重要入口，它包括外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），能够快速、准确地采集各种电子凭证。预归档服务模块则包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为电子凭证的预归档提供了强大的支持。基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保电子档案的安全、有序管理。档案服务模块则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的服务。
在业务层，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA 系统等。在核算系统方面，涉及财务系统、资金系统等。应用层则包括辅助审计、证据方案库等，为企业的财务管理提供了丰富的应用场景。
优势凸显：合思档案的竞争法宝
与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。自动化归档功能让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本高达 338,910 元。这些数据充分展示了合思档案在成本节约方面的巨大优势。
案例见证：合思档案的成功实践
合思档案的卓越性能在众多企业的实际应用中得到了充分验证。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这些成功案例充分展示了合思档案在不同行业的应用效果和为企业带来的巨大收益。
服务保障：合思的全方位支持
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务保障。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断投入研发资源，确保产品的技术领先性。同时，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的服务。
在这个电子凭证数字化转型的关键时期，合思档案犹如一把金钥匙，为企业解决了财务档案管理中的诸多问题。它不仅助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，还进一步推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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