在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代正以迅猛之势来临。这一时代的变革，让企业财务数智化转型成为了迫在眉睫的任务。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，其推出的合思档案在众多企业的实践中展现出了卓越的成效。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案带来的财务变革。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借着自身的努力与创新，于2011年成功在深交所中小板上市，成为了红枣行业的一颗璀璨明星。公司规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。然而，在辉煌的背后，公司在财务档案管理方面却面临着诸多棘手的问题。
在传统的报销流程中，归档工作犹如一场耗时的马拉松。财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是让人焦头烂额。
纸质档案的管理方式存在着严重的局限性。它受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。在急需档案进行报销流程数字化操作时，却无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这无疑给企业的财务工作带来了极大的不便。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的仓库来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
合思档案的破局之策
面对好想你所面临的这些业务痛点，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，提供了一系列行之有效的解决方案，为企业的报销流程数字化转型注入了强大的动力。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了传统财务数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在报销流程数字化的过程中，财务人员可以通过一键联查的功能，轻松获取与报销相关的所有数据。无论是单据、发票还是回单和凭证，都可以在系统中快速准确地找到，大大提升了工作效率。以往需要花费数小时甚至数天才能完成的归档确认工作，现在只需几分钟即可完成，让财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装助力高效审计
在审计工作中，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。在报销流程数字化的背景下，审计人员可以直接在系统中获取所需的档案数据，进行快速准确的审计。系统会自动将相关的数据进行整理和分析，生成详细的审计报告，减少了人工审计的工作量和误差。同时，这种以电子数据为主的审计方式，也更加符合现代企业的管理要求，提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。在报销流程数字化的过程中，查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置。虚拟档案库房对实物档案进行了科学的分类和管理，每个档案都有唯一的二维码标识。通过扫描二维码，就可以获取档案的详细信息，包括存放位置、借阅情况等。这不仅提高了实物档案的管理效率，也避免了档案遗失和损坏的情况发生。
显著成效见证转型价值
通过应用合思档案的解决方案，好想你在报销流程数字化方面取得了显著的成果，实现了降本增效和合规经营的目标。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的报销流程，在合思档案的助力下变得简洁高效。财务人员不再需要花费大量的时间进行手工操作和数据核对，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时减少了80%，这意味着总部可以更快地处理和分析财务数据，为企业的决策提供更及时的支持。借阅管理的管理耗时减少了67%，让借阅者能够更快速地获取所需的档案，提高了工作的协同效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案减少了纸质档案的使用和管理成本，以及提高了工作效率所带来的间接成本降低。通过报销流程数字化，企业不仅节省了人力和物力资源，还提高了财务数据的准确性和安全性，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
开启财务数智化新征程
合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了报销流程数字化的转型。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将受益于合思的财务数智化解决方案。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨抓住报销流程数字化的机遇，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型之旅。
