在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌一直引领着行业的发展。然而，即使是这样的行业巨头，在财务管理方面也面临着诸多挑战。这家教育服务品牌有着强烈的财务数字化转型需求，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制。而合思信息技术有限公司凭借其专业的解决方案，为该客户提供了有效的应对之策。
业务困局：财务管理痛点凸显
该教育服务品牌在业务不断拓展的过程中，财务管理的复杂性日益增加。企业内部业务、财务系统繁多，且彼此独立运行，犹如一座座信息孤岛，数据无法有效流通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，财务人员需要花费大量的时间和精力去整理和分析数据。
电子发票的管理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档也成为了企业的一大负担，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业财务管理的效率和质量。
破局之钥：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思信息技术有限公司针对该客户的问题，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA等多个渠道。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的档案数据传输需求。该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
方案落地：实施过程与步骤解析
合思通过广泛连接异构系统，将各类档案数据进行全面收集，实现了档案的应收尽收。利用自动封装接口，将收集到的数据进行高效传输和处理，确保数据的准确性和及时性。
对档案进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。智能组单功能能够根据档案的类型和属性，自动将相关档案进行组合，提高了档案管理的效率。四性检测则能够对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，确保档案符合相关标准和要求。
完成自动归档后，进行档案借阅、移交、鉴定、销毁等管理工作，并通过权限监控保障数据安全。权限监控功能能够对档案的访问和操作进行严格控制，确保只有授权人员才能进行相关操作，保障了数据的安全性和保密性。
成效显著：实施解决方案后的成果与效益
实施合思的解决方案后，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以通过关键词、时间、类型等多个维度进行档案查询，快速准确地找到所需档案。电子借阅功能则使得档案的借阅更加便捷，提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，降低了企业的运营成本。
客户认可：企业负责人的评价与反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。该负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这说明企业对合思的解决方案效果非常满意，且对未来持续提升财务管理效率充满信心。
行动号召：选择合思，开启财务管理新篇章
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能，还具备强大的集成能力、良好的口碑和市场反响等优势。
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