在当今风起云涌的数字经济浪潮中，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数智化的关键趋势和必由之路。合思，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技公司，凭借其别具一格的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，宛如一颗璀璨的明星，照亮了众多企业降本增效、合规经营和低碳运营的前行道路。接下来，就让我们以某知名国民经典零食品牌企业为例，一同探寻合思是如何巧妙解决企业财务痛点，尤其是在档案管理流程方面带来的巨大变革。
零食巨头的财务困局：档案管理流程难题凸显
该国民经典零食品牌犹如零食行业的一颗常青树，畅销市场30余年，年单据量高达2.6亿。然而，辉煌背后却隐藏着诸多财务痛点，档案管理流程的困境尤为突出。
首先，其覆盖全国的庞大销售版图，使得供应链变得极为复杂。多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，这就像一团乱麻，不仅繁杂而且低效。每一个环节的单据流转和数据交互，都增加了档案管理流程的难度，稍有不慎就可能出现数据丢失或错误。
其次，差旅平台对账方案缺乏灵活性。企业对核算精细化管理要求极高，财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。在档案管理流程中，这些繁琐的操作增加了数据录入和整理的工作量，容易出现错误和遗漏。
再者，事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。而档案管理流程与差旅费用的记录和核算紧密相关，这种管控上的不足也影响了档案的准确性和完整性。
最后，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在档案管理流程中，这种传统的方式已经无法满足企业快速发展的需求，迫切需要进行变革。
合思解决方案：重塑档案管理流程新格局
面对该企业的重重困境，合思提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为档案管理流程带来了全新的格局。
在员工消费环节，支持差旅申请和业务审批后，员工可以通过合思商城订购或TMC订购。同时，合思商城对账单和TMC对账单为后续的财务核算和档案管理流程提供了清晰的数据基础。这一环节的优化，使得消费数据能够准确及时地记录下来，为档案管理流程的顺畅进行提供了保障。
在财务核算和记账方面，合思设有对账结算中心。线上统一开票后可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的结算方式，不仅提高了财务核算的效率，也为档案管理流程中的数据录入和整理提供了便利。自动记账功能减少了人工操作的错误，使得档案中的财务数据更加准确可靠。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。这一系列的功能极大地优化了档案管理流程。无需报销的模式减少了纸质单据的流转，降低了档案管理的成本。共享受阅功能方便了不同部门之间的信息共享，提高了工作效率。混序装盒和自动制档则使得档案的整理更加高效，减少了人工干预的时间和错误。
此外，该方案还具备诸多优势。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，这不仅简化了员工的操作流程，也减少了档案管理流程中纸质单据的产生。同屏比价功能实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务核算的准确性和效率，也为档案管理流程中的数据准确性提供了保障。多源采集功能实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，使得档案管理流程更加智能化和高效化。
显著成效：档案管理流程变革带来的全新飞跃
应用合思解决方案后，该企业在各个方面都取得了显著成效，尤其是档案管理流程的变革带来了全新的飞跃。
在成本节约方面，年度节约200万 + 差旅费用。这不仅得益于差旅管控的优化，也与档案管理流程的高效运作密切相关。准确的档案记录和精细的成本核算，使得企业能够更好地控制差旅成本。同时，财务入账效率提升60%，这意味着档案管理流程中的数据录入和处理速度大幅提高，减少了财务人员的工作压力。
在业财连接和档案管理流程合规化方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得档案管理流程更加严谨和规范，确保了档案数据的真实性和可靠性。
在线上线下一体化管理方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。档案借阅全线上化管理使得档案的使用更加便捷，提高了工作效率。而简化装订流程则减少了人工操作的时间和成本，进一步优化了档案管理流程。
在智能关联方面，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。这种智能关联功能使得档案管理流程更加智能化，方便了财务人员的查询和使用。
结语：携手合思 开启档案管理流程数智化新征程
合思凭借其先进的财务收支管理平台和解决方案，成功帮助该零食品牌企业解决了财务痛点，尤其是在档案管理流程方面带来了巨大的变革。企业实现了数字化转型，档案管理流程更加高效、规范、智能。
未来，随着电子凭证数字化转型的深入推进，合思将继续发挥其技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业在档案管理流程等方面实现数字化和绿色化协同转型。如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨选择合思，现在就可以免费试用合思的解决方案，开启财务数智化新征程，让您的档案管理流程焕发出全新的活力。
