在企业的运营管理中，财务档案管理是至关重要的一环。有效的财务档案管理不仅能确保企业财务数据的安全与完整，还能为企业的决策提供有力支持。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思如何助力企业解决财务档案管理难题，实现财务端数字化转型，达成降本增效的目标。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市公司，其品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工，在全国设有400 + 门店，有18家归档主体，2W + 零售网点，每年产生3.6W + 凭证数。然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面逐渐面临诸多挑战。
档案管理困局待解
在传统的财务档案管理模式下，好想你遭遇了一系列难题。
其一，归档困难重重。财务人员在归档时，需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于人工操作的局限性，档案遗失的情况难以避免，这不仅增加了财务工作的风险，还影响了工作效率。
其二，查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量时间。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，在需要紧急获取档案信息时，常常会耽误重要事务的处理。
其三，管理成本居高不下。大量的纸质档案管理，对存储空间和人力的要求巨大。不仅需要专门的档案库房，还需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
面对这些痛点，好想你急需一套高效、智能的财务档案管理解决方案，而合思的出现，为其带来了转机。
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖掘更多净利润。其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思还精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。
合思方案破局之道
合思针对好想你的具体情况，量身定制了一套全面的解决方案，助力其实现财务端数字化转型。
– 打破数据壁垒实现同源共享
合思档案为财务人员提供了便捷的利用方式，通过一键联查功能，实现了数据的同源共享。财务人员无需再在繁琐的纸质档案中寻找相关信息，只需轻点鼠标，就能快速获取所需的单据、发票、回单和凭证等数据，工作效率得到了有效提升。这种数据同源的方式，不仅减少了人工操作的错误，还提高了财务数据的准确性和及时性。
– 自动组装档案提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式。系统能够自动组装档案，为内外审计提供便利。审计人员可以直接在系统中查阅相关档案数据，无需再耗费大量时间查找纸质档案，大大提升了审计效率。同时，这种方式也确保了审计的准确性和全面性。
– 实物高效管理精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，系统能够自动定位实物档案的位置，方便快捷地找到所需档案。这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的查阅效率，还降低了档案遗失的风险。
– 全生命周期管理功能强大
合思档案系统具有开放式接口互联、智能关联、精准权限管控、多维检索等功能，能够实现档案的全生命周期管理。从档案的采集、分类、存储，到检索、借阅、销毁等各个环节，都能在系统中进行高效管理。精准的权限管控确保了档案数据的安全性，多维检索功能则方便了用户快速找到所需档案。
方案实施步步为营
合思解决方案的实施过程有条不紊，充分发挥了合思档案的各项功能。
– 智能采集数据多元汇聚
通过合思档案的智能采集功能，利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），全面采集好想你的财务档案数据。OCR识别技术能够快速准确地识别纸质档案中的文字信息，RPA技术则可以实现自动化的数据采集和录入，大大提高了数据采集的效率和准确性。内部系统的集成则确保了数据的实时同步和共享。
– 预归档服务精细分类处理
利用合思档案的预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集的数据进行分类和处理。系统根据预设的规则，自动对档案数据进行分类，将不同类型的档案存储在相应的文件夹中。元数据服务则为档案添加了详细的标签和描述信息，方便后续的检索和管理。
– 基础管理功能保障档案安全
依据合思档案的基础管理功能，对档案进行存储、检索、借阅、销毁等操作。在存储方面，系统采用了安全可靠的存储方式，确保档案数据的安全性和完整性。精准的权限管控功能，根据用户的角色和职责，分配不同的访问权限，防止档案数据的泄露。档案目录的灵活扩展功能，则可以根据企业的发展和需求，随时调整档案管理的结构。
– 档案服务功能助力企业决策
运用合思档案的档案服务功能，辅助好想你进行审计、项目管理、统计分析等工作。在审计方面，系统提供了详细的审计报告和数据支持，帮助审计人员快速完成审计工作。在项目管理方面，档案数据可以为项目的进度、成本和质量控制提供依据。统计分析功能则可以对档案数据进行深入挖掘，为企业的决策提供有价值的参考。
成果效益显著提升
合思解决方案的实施，为好想你带来了显著的成果和效益。
在时间成本方面，减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率。
在经济成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理，降低了存储空间和人力成本。
在数据利用方面，实现了档案数据的高效利用。财务人员可以快速准确地获取所需数据，提高了财务工作的准确性和及时性。同时，也为企业的决策提供了有力支持。
在合规经营方面，满足了企业合规经营的要求。合思档案系统严格遵循相关法律法规和财务制度，确保了档案数据的合法性和规范性。提升了企业的财务管理水平，增强了企业的竞争力。
客户好评合作共赢
好想你相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的解决方案极大地提高了公司财务档案管理的效率，降低了成本，为公司的发展提供了有力支持。通过使用合思档案，公司的财务工作更加规范、高效，能够更好地应对各种审计和监管要求。合思档案的智能功能和便捷操作，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，有更多时间和精力投入到核心业务中。与合思的合作，是公司在财务端数字化转型道路上的一次成功尝试，为公司未来的发展奠定了坚实基础。
在当前经济环境下，企业的财务端数字化转型已成为必然趋势。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术实力和服务保障。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，想要实现财务端数字化转型，不妨选择合思。未来财务用合思，让有限更有效。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多合思解决方案，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在点击免费试用，开启您的财务端数字化转型之旅！
