在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入发展的快车道。电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化进程中不可或缺的必行之路。然而，众多企业在财务档案管理领域却面临着重重挑战与困境。合思，作为一家在财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域处于领先地位的供应商，凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，为企业提供了一套行之有效的解决之道——电子文档归档系统，即合思档案。
行业痛点：财务档案管理的荆棘之路
在企业的日常运营中，财务档案管理工作犹如一座难以攀登的高山，存在着诸多棘手的难题。
归档工作堪称“耗时黑洞”。企业财务人员需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。在这个过程中，哪怕是一个微小的疏忽，都可能导致整个归档工作前功尽弃。而且，档案遗失的情况也难以完全避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响企业的正常财务核算，还可能引发一系列潜在的风险。
查找档案更是让人头疼不已。纸质档案受限于时间和空间的双重约束，无法实现实时调阅。当企业需要紧急查阅某份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅。同时借阅多份档案也变得异常困难，精准查找更是如同大海捞针。
管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用巨大的存储空间，企业不得不投入大量的资金用于租赁或建设专门的档案库房。此外，还需要配备专业的档案管理人员，这无疑增加了企业的人力成本。
合规性问题也不容忽视。传统的纸质档案管理办法在电子时代已经显得力不从心，无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。在日益严格的监管环境下，企业面临着巨大的合规压力。
解决方案概述：合思档案的智慧之光
为了帮助企业摆脱财务档案管理的困境，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
广泛连接的生态使得合思档案能够与企业内部的各种系统以及外部的众多合作伙伴进行无缝对接，实现数据的实时共享和流通。双轮驱动的模式创新则结合了先进的技术和科学的管理理念，为企业提供更加高效、便捷的服务。无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，让企业的财务流程更加简洁流畅，大大提高了工作效率。
核心功能亮点：电子文档归档系统的卓越优势
合思档案作为一款先进的电子文档归档系统，具有众多令人瞩目的核心功能亮点。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是其一大特色。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集方面，合思档案借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各种电子会计档案。无论是来自外部的发票、单据，还是内部系统生成的凭证，都能轻松纳入系统。
预归档服务集成了多种先进的技术和服务，如集成服务、规则引擎、元数据服务等。它能够对采集到的档案进行初步的整理和分类，为后续的归档工作做好准备。
基础管理功能包括档案存储、检索、借阅、销毁等。合思档案采用了先进的存储技术，确保档案的安全可靠。同时，强大的检索功能让用户能够快速找到所需的档案。借阅和销毁流程也得到了严格的规范和管理，确保档案的使用符合企业的规定。
档案服务则为企业提供了更加深入的支持，如辅助审计、项目管理、统计分析等。通过对档案数据的分析和挖掘，企业能够更好地了解自身的财务状况，为决策提供有力的支持。
在档案采集上，合思档案实现了开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。开放式接口使得企业能够根据自身的需求，灵活地与其他系统进行对接。大文件自动切割和数电票自动化解析功能则大大提高了档案采集的效率。
档案制档方面做到了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。智能关联和自动组装功能能够将相关的档案自动关联在一起，形成完整的档案包。四性检测和业务检测确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。自定义版式文件功能则让企业能够根据自身的需求，定制档案的格式和样式。
档案管理有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。精准权限管控确保了只有授权人员才能访问和操作档案。档案目录灵活扩展功能让企业能够根据自身的业务发展，随时调整档案的分类和目录。水印管理和档号符合国标要求则提高了档案的安全性和规范性。
档案利用能实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索和一站式预览功能让用户能够快速、全面地了解档案的内容。在线借阅和异构系统联查功能则方便了用户在不同系统之间的档案借阅和查询。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则提高了实物档案管理的效率和准确性。
用户收益：电子文档归档系统带来的显著价值
使用合思档案这款电子文档归档系统，企业能够获得多方面的显著收益。
首先，实现了自动化归档，告别了重复性工作。传统的归档工作需要大量的人工操作，不仅效率低下，而且容易出错。合思档案的自动化归档功能，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
其次，档案利用便捷高效。通过强大的检索和预览功能，用户能够快速找到所需的档案，并进行在线查看和下载。同时，在线借阅和异构系统联查功能也让档案的使用更加方便快捷。
档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案能够确保档案数据的一致性和准确性，避免了数据的重复录入和错误。同时，透明的流转过程让企业能够实时监控档案的使用情况，为数据分析提供了有力的支持。
此外，合思档案还能为企业带来显著的成本节约。减少了人工耗时，降低了管理成本，节约了耗材和存储成本等。同时，提高了工作效率和合规性，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
典型场景：电子文档归档系统的广泛应用
在电子凭证全流程无纸化的背景下，企业在财务档案的采集、制档、管理和利用等各个环节都能广泛应用合思档案这款电子文档归档系统。
在电子凭证的采集环节，合思档案能够快速、准确地采集各种电子凭证，如发票、单据等。通过OCR识别和RPA技术，实现了电子凭证的自动化采集和处理。
验签、解析、校验环节，合思档案能够对采集到的电子凭证进行严格的验签、解析和校验，确保凭证的真实性和合法性。自动填报、自动入账功能则让财务人员无需手动录入数据，大大提高了工作效率。
封装入账结构化信息和自动归档功能则将处理好的电子凭证进行封装和归档，形成完整的电子会计档案。同时，文件传输、邮件短信、系统直联等场景也能与合思档案进行无缝对接，实现数据的实时共享和流通。
客户成功案例：电子文档归档系统的实践验证
众多企业通过使用合思档案这款电子文档归档系统，取得了良好的效果。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时。总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这一显著的成效充分证明了合思档案在提高工作效率和降低成本方面的强大能力。
COMMUNE幻师使用合思档案后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅为企业带来了可观的经济效益，还推动了企业的数字化转型。
云海肴使用合思档案后，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。通过合思档案，云海肴实现了财务流程的优化和升级，提高了企业的整体竞争力。
开启财务数智化新征程
合思档案凭借其强大的功能和显著的效果，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，不妨立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com。现在还能免费试用合思的电子文档归档系统，亲身感受其卓越的性能和价值，开启财务数智化新征程！
