在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已悄然来临。这一变革如同一把双刃剑，既为企业带来了新的发展机遇，也让企业在财务档案管理方面面临着前所未有的挑战。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其推出的合思档案管理平台，为众多企业破解了财务档案管理的难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案所带来的变革。
好想你：传统财务档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司规模不断扩大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体。然而，在财务档案管理这个重要环节，公司却遭遇了诸多棘手问题。
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归档难题耗时费力
在传统的财务归档过程中，财务人员需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，稍不留意就可能出现错误。而且，即使投入了大量的人力和时间，也难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能给企业带来潜在的风险。 -
查找缓慢效率低下
纸质档案的管理受限于时间和空间的限制。想要调阅一份档案，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，无法实现实时调阅。同时，由于档案的借阅管理不够灵活，难以满足多人同时借阅的需求。而且，精准查找档案更是难上加难，常常需要花费大量的时间和精力才能找到所需的文件。这无疑大大降低了工作效率，影响了企业的运营速度。 -
成本高昂负担沉重
大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不花费高额的费用来租赁档案库房。同时，为了管理这些纸质档案，还需要配备专门的管理人员，增加了人力成本。此外，纸质档案的保存和维护也需要一定的费用，如纸张、油墨、装订等。这些成本的叠加，给企业带来了沉重的负担。 -
合规风险不容忽视
在电子凭证全流程无纸化的趋势下，纸质档案管理办法已经难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。企业面临着合规性管理的压力，如果不能及时解决财务档案管理的合规问题，可能会面临监管部门的处罚，给企业带来不必要的损失。
合思档案：量身定制解决方案
针对好想你面临的这些问题，合思为其量身定制了一系列解决方案，助力企业实现财务档案管理的转型升级。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过平台一键联查相关数据，无需在不同的系统和文件中来回切换，大大提高了工作效率。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在平台上轻松找到，并且可以实时查看其关联信息。这不仅节省了时间和精力，还减少了人为错误的发生，提高了数据的准确性和一致性。 -
自动组装档案审计便捷高效
在审计环节，合思档案管理平台实现了自动组装档案，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以直接在平台上查阅电子档案，无需再耗费大量的时间和精力去整理和查阅纸质档案。这大大提升了审计效率，缩短了审计周期。同时，平台还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的问题和风险，为企业的合规性管理提供有力支持。 -
实物高效管理精准定位
合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需在平台上查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，还提高了档案的安全性和保密性。同时，通过虚拟档案库房的管理，企业可以实现对档案的远程监控和管理，提高了档案管理的灵活性和便捷性。
显著成效：降本增效合规经营
通过合思档案管理平台的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
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大幅减少人工耗时
在使用合思档案管理平台之前，财务人员在归档和查阅档案方面需要花费大量的时间和精力。而现在，通过平台的自动化处理和一键联查功能，减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时更是减少了67%。这使得财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。 -
有效降低综合成本
合思档案管理平台的应用，不仅提高了工作效率，还为企业节省了大量的成本。通过减少纸质档案的使用和管理，企业预计每年可减少综合成本20万元。这包括档案库房的租赁费用、纸质档案的印刷和装订费用、管理人员的人力成本等。同时，由于提高了数据的准确性和一致性，减少了因档案管理不善而带来的潜在风险和损失，进一步降低了企业的运营成本。 -
保障企业合规经营
在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，企业的合规性管理至关重要。合思档案管理平台为好想你提供了可靠的合规保障。平台严格遵循国家相关法律法规和行业标准，确保电子原文件的长期保存和数据安全可用。同时，通过对档案数据的实时监控和分析，及时发现潜在的合规问题，并提供相应的解决方案。这使得好想你在财务档案管理方面实现了合规经营，避免了因合规问题而带来的风险和损失。
企业合规性管理：合思档案的核心价值
在当前经济环境下，企业合规性管理已经成为企业发展的重要保障。合思档案管理平台以其先进的技术和完善的功能，为企业的合规性管理提供了有力支持。
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数据安全保障合规
合思档案管理平台采用了先进的加密技术和安全防护措施，确保电子原文件的安全和保密。平台对数据进行多重备份和存储，防止数据丢失和损坏。同时，通过严格的权限管理和审计机制，确保只有授权人员才能访问和操作档案数据。这为企业的合规性管理提供了坚实的数据安全保障。 -
流程规范促进合规
合思档案管理平台对财务档案管理的流程进行了规范化和标准化。从档案的收集、整理、存储到查阅和销毁，都有严格的流程和标准。这不仅提高了档案管理的效率和质量，还确保了档案管理的合规性。通过流程的规范，企业可以有效避免因人为操作不当而带来的合规风险。 -
实时监控预警合规
合思档案管理平台可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的合规问题。平台会根据预设的规则和标准，对档案数据进行自动筛查和预警。一旦发现异常情况，系统会及时通知相关人员进行处理。这使得企业可以及时采取措施，避免合规问题的发生和扩大。
在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将受益于合思这样的财务数智化解决方案。如果您的企业也在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，让有限的资源发挥更有效的作用。现在您可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其带来的便捷和价值，开启企业财务数智化转型之旅。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，抓住机遇，提升企业的竞争力！
