在当今数字化浪潮席卷的时代，数字转型财务管理已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键。好想你健康食品股份有限公司作为红枣行业的上市企业，在合思电子会计档案解决方案的助力下，成功实现了财务档案管理的数字化变革，为企业的降本增效和合规经营注入了强大动力。
客户背景与挑战：传统财务档案管理的困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的财务档案管理模式逐渐暴露出诸多问题，成为企业发展的绊脚石。
在传统模式下，财务归档工作犹如一场漫长而繁琐的马拉松。财务人员需要花费大量时间逐一确认单据的一致性，每一张发票、每一份合同都要反复核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响企业的正常运营，还可能面临合规风险。
纸质档案的查找更是令人头疼不已。在堆积如山的档案柜中寻找一份特定的文件，往往需要耗费大量的时间和精力，有时甚至需要数天才能找到，根本无法实现实时调阅。这种低效的查找方式严重影响了工作效率，使得企业在面对紧急情况时无法及时获取所需信息。
大量纸质档案的管理还需要占用大量的空间和人力，成本居高不下。企业需要专门的档案室来存放档案，还需要配备专人进行档案的整理、保管和维护，这些都增加了企业的运营成本。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，难以满足企业日益严格的管理要求。在数字化时代，数据的安全性和完整性至关重要，一旦数据丢失或泄露，将会给企业带来巨大的损失。
解决方案概述：合思打造数字化财务档案管理新范式
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多挑战，合思凭借其在数字转型财务管理领域的深厚技术积累和丰富实践经验，为企业量身定制了一套全面的电子会计档案解决方案。
打破数据壁垒实现数据同源共享
合思的解决方案首先打破了财务数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业各个业务系统中的财务数据进行整合，形成了一个统一的数据平台。财务人员可以在这个平台上便捷地获取和利用各种财务数据，实现一键联查，大大提升了工作效率。
例如，在进行财务核算时，财务人员可以通过系统快速查询到相关的发票信息、合同信息和业务数据，无需再到各个系统中逐一查找，节省了大量的时间和精力。同时，数据的同源共享也保证了数据的一致性和准确性，避免了因数据不一致而导致的错误和风险。
自动组装档案提升审计效率
合思的解决方案还实现了档案的自动组装。系统以档案数据为标准，自动对财务数据进行分类、整理和归档，生成符合审计要求的电子会计档案。在进行内外审计时，审计人员可以直接在系统中查阅和分析电子会计档案，无需再翻阅大量的纸质档案，大大提升了审计效率。
此外，系统还可以对审计过程进行全程记录，实现审计痕迹的可追溯性。审计人员可以随时查看审计的历史记录和操作日志，了解审计的全过程，保证审计工作的公正性和透明度。
虚实结合实现实物高效管理
为了实现电子档案与实物档案的有效匹配，合思引入了虚拟档案库房和二维码技术。企业可以将实物档案进行编号，并为每个编号生成对应的二维码。在档案入库时，将二维码粘贴在实物档案上，并将相关信息录入系统。查阅者在查询电子档案时，系统可以根据电子档案的编号自动定位实物档案的位置，实现实物档案的高效管理。
例如，当财务人员需要查阅某份实物档案时，只需在系统中输入档案编号，系统就会显示该档案所在的具体位置，财务人员可以根据系统提示快速找到实物档案。这种虚实结合的管理方式不仅提高了档案的查找效率，还保证了实物档案的安全性和完整性。
成效与成果：显著收益见证方案价值
合思电子会计档案解决方案的实施，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益，在数字转型财务管理方面取得了令人瞩目的成效。
在人工耗时方面，该方案减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行单据核对和档案整理，工作效率得到了极大提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的服务。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过系统实时获取各分支机构的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递，大大缩短了信息传递的时间，提高了管理效率。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，系统自动审批并提供借阅权限，借阅者可以在系统中直接查阅电子档案，无需再到档案室办理借阅手续，节省了大量的时间和精力。
通过实施合思电子会计档案解决方案，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这些成本的节约不仅体现在人力、物力和空间等方面，还体现在因提高工作效率而带来的间接收益上。
客户反馈：数字化变革带来积极影响
虽然文档中未明确提及好想你相关人员的具体反馈，但从方案实施后取得的显著成效可以推测，公司在财务档案管理上得到了极大改善。员工的工作效率大幅提升，不再为繁琐的档案管理工作而烦恼，可以将更多的精力投入到业务发展中。
成本的降低也为公司的运营带来了积极影响。企业可以将节省下来的资金用于研发、市场拓展等方面，进一步提升企业的核心竞争力。同时，合规经营的实现也为企业的长期发展奠定了坚实的基础，减少了因合规问题而带来的风险。
未来合作与展望：携手共进开启新征程
基于此次合作的成功，好想你与合思未来可能会进一步深化合作，在数字转型财务管理的其他领域展开探索。双方将共同推动公司在数字化转型的道路上取得更大的进步，实现更多的降本增效目标。
例如，双方可以在财务数据分析、财务风险管理等方面开展深入合作，利用大数据、人工智能等先进技术，为企业提供更加精准的财务决策支持。同时，双方还可以探索如何将电子会计档案解决方案与企业的其他业务系统进行深度融合，实现业务流程的自动化和数字化，进一步提升企业的整体运营效率。
数字转型财务管理已成为企业发展的必然趋势。如果您的企业也面临着类似好想你曾经遇到的财务档案管理难题，不妨选择合思的电子会计档案解决方案，开启降本增效、合规经营的新征程。现在，您可以免费试用合思电子会计档案解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
