在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。企业面临着财务管理模式变革的迫切需求，传统的财务管理方式逐渐显露出诸多弊端，难以适应企业快速发展的步伐。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，正助力众多企业在财务管理领域实现降本增效、合规经营和低碳运营。下面，我们以某知名头部数字阅读品牌为例，深入探寻合思如何帮助企业实现财务全流程数字化闭环，尤其在会计记录保存方面发挥重要作用。
数字阅读品牌会计记录保存困境
该知名头部数字阅读品牌在财务管理上可谓是荆棘满途。企业内部数据犹如散落在各处的珍珠，分散于多个系统之中。业务流程更是如同断了线的风筝，支离破碎，数据整合困难重重。这直接导致费用管控如同虚设，难以有效落地，预算超标情况就像脱缰的野马，频繁发生。
在会计记录保存方面，每个财务月需处理500 + 张单据。全量原始凭证与财务凭证都要进行繁琐的打印粘贴工作，大量人力被耗费在低价值、机械性的操作上，人效极低。而且，全业务数据打印纸质副本用于报销、入账等操作，不仅造成了大量纸张的浪费，还引发了一系列问题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，就像在浩瀚的大海中寻找一颗丢失的珍珠。业务借阅资料时，员工需要在海量纸质文件中翻找，效率之低可想而知，这种状况根本无法适应企业快速扩张的需求。会计记录保存的难题，成为了企业发展道路上的绊脚石。
合思打造业财平台守护会计记录
合思针对该企业的困境，量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业开启业财平台建设的新篇章。
在这个方案的助力下，财务准确性得到了有力保障，完全符合上市要求。就像为企业的财务大厦打下了坚实的基础，让企业在资本市场的道路上更加稳健。同时，财务及时性也得到了显著提升。结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计能达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，为决策提供更及时的支持。
在会计记录保存方面，该方案通过数字化手段，让会计记录的保存更加安全、高效。原始凭证和财务凭证无需再进行繁琐的打印粘贴，而是以数字化的形式进行存储和管理。这不仅避免了纸张的浪费，还减少了票据丢失和档案信息不完整的风险。同时，数字化的存储方式也方便了后续的查阅和管理，大大提高了会计记录保存的质量和效率。
会计记录保存变革成效显著
合思解决方案的实施，让该企业在会计记录保存以及整体财务管理方面取得了令人瞩目的成效。
- 增效：开启高效财务管理新时代
实时掌握付款进度，无需单点沟通。企业就像拥有了一双透视眼，能够清晰地看到每一笔款项的流向和状态。这不仅提高了工作效率，还避免了因信息不及时而导致的错误和延误。
提升档案整理效率，消除多维度整理工时。以往繁琐的档案整理工作，如今变得轻松快捷。就像给档案整理工作装上了加速器，让会计记录保存工作更加高效。
形成财务数字档案室，丰富调阅场景，提升借阅效率。员工可以根据自己的需求，随时随地调阅所需的会计记录，不再需要在海量的纸质文件中苦苦寻觅。这大大提高了工作效率，让企业的财务管理更加灵活便捷。
精准定位实物档案，提高查找效率。即使是实物档案，也能够通过数字化的方式进行精准定位。在需要查找时，能够快速找到所需的档案，节省了大量的时间和精力。
- 降本：节约成本提升企业竞争力
减少差旅超标和预算超额情况。通过有效的费用管控，企业能够更好地控制成本，避免不必要的开支。就像给企业的成本开支装上了一个调节阀，让企业的资金使用更加合理。
降低手工记账和人工整理档案的人力成本。繁琐的手工记账和人工整理档案工作被数字化系统所取代，大量的人力得到了解放。企业可以将这些人力投入到更有价值的工作中，提高企业的整体效益。
减少纸张及相关成本浪费。不再需要大量打印纸质凭证和档案，不仅节约了纸张成本，还减少了与纸张相关的存储、运输等成本。这不仅符合企业的低碳运营理念，还为企业节省了大量的资金。
节约财务档案空间成本。数字化的会计记录保存方式，不再需要大量的物理空间来存储档案。企业可以将这些空间用于更有价值的用途，提高企业的空间利用率。
- 合规：保障企业财务管理合法合规
发票OCR识别验真保障费用合规。通过先进的OCR技术，对发票进行识别和验真，确保每一笔费用的真实性和合法性。这就像给企业的费用报销加上了一把安全锁，有效避免了虚假报销和违规费用的发生。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。每一笔费用的审批流转路径都清晰可见，员工的借款与核销情况也能够得到有效管理。这不仅提高了财务管理的透明度，还避免了因管理不善而导致的财务风险。
保证财务档案原生性存储，规避档案管理风险，高度贴合档案法和财务档案管理办法要求。数字化的会计记录保存方式，能够保证档案的原生性和完整性，避免了因纸质档案保存不善而导致的档案丢失、损坏等风险。同时，也高度贴合国家的档案法和财务档案管理办法要求，让企业的财务管理更加合法合规。
此外，该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、报销，费用业务数字化融入日常办公，贴合双碳目标，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”全面数字化转型。这不仅提高了员工的工作体验，还为企业的可持续发展做出了贡献。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业需要像合思这样的专业解决方案来解决财务管理难题，尤其是在会计记录保存方面。合思的解决方案为该头部数字阅读品牌实现了财务全流程数字化闭环，提升了企业管理效率和竞争力。
如果您的企业也面临类似的财务管理挑战，不妨选择合思，开启数字化转型之旅，实现降本增效、可持续发展。现在您可以免费试用合思的解决方案，立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
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