合思解决方案：解锁企业高效档案管理新密码

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，而高效档案管理对于企业的稳定运营和发展至关重要。接下来，我们将通过几个不同行业企业的实际案例，深入了解合思解决方案如何助力企业实现高效档案管理。

经典零食巨头的管理困境与突围

某国民经典零食品牌，畅销市场30余年，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这种繁荣背后隐藏着诸多痛点。

该品牌的管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中二次整理，人工记账难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

合思为该品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工进行差旅申请和业务审批后，可在合思商城订购或通过TMC订购，之后产生相应对账单。财务核算与记账环节，线上线下有不同的开票、结算和记账方式。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案。

通过实施该解决方案，该品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。该品牌财务表示，合思解决方案打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，其方案可供其他门店企业参考。

数字阅读先锋的业财转型之路

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。其数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力该企业完成业财平台建设，保障财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5）。在实施过程中，不断优化财务流程，提高财务准确性和及时性。

该品牌引入合思产品后，在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。未来，该品牌建议进一步通过消费 – 入账 – 归档“全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

教育服务精英的数字化变革之旅

某世界500强旗下教育服务品牌，年均有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案。该企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思为其提供全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输方式有影像支撑、外部设备扫描、人工上传。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围涵盖内部（凭证、订单、会计账薄等）和外部（纸质发票及影像、银行电子回单等）。

在实施过程中，先进行档案数据的采集，通过多种接口传输方式获取数据，然后进行自动归档的一系列操作，包括智能组单、检测等。该品牌加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，对合思方案的效果较为认可。

业务覆盖强者的降本增效传奇

一家主营业务建设覆盖面极广、日均处理3500 + 订单的企业，也面临着诸多管理难题。该企业员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理的大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思为其提供无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。在实施过程中，逐步实现申请报销一体化、差旅采购集约化和财务核算智能化，简化报销流程，提高效率。

该企业与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，如通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排，通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费，根据差旅数据，向下挖掘并分析员工在不同地域差旅情况，以此对标签约企业、重点推进区域与实际情况的偏差。该企业表示，与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

选择合思，开启高效档案管理新征程

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能。它能自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误；系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。它有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。其操作界面简洁明了，易于上手，新用户也能迅速掌握基本用法。此外，合思有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。

如果您的企业也渴望实现高效档案管理，提升运营效率，降低成本，不妨来免费试用合思解决方案，开启企业数字化转型的新篇章！