在当今数字化浪潮席卷的时代，会计信息化建设已成为企业提升财务管理水平、增强核心竞争力的关键举措。某世界 500 强旗下的教育服务品牌，敏锐地意识到了这一点。然而，在会计信息化建设的征程中，该企业面临着诸多棘手的问题。
企业内部业务和财务系统众多，且相互独立，犹如一个个信息孤岛，数据无法互通。这使得结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的极大浪费。同时，企业的实物存档问题也十分突出。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。另外，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证等的装订要求高，耗费了大量的人力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。这些问题严重制约了企业的发展，让企业在会计信息化建设的道路上举步维艰。
业务困局凸显转型之需
该教育服务品牌业务广泛，旗下涉及多种教育业务类型。随着企业的不断发展，业务和财务系统日益复杂。众多的系统各自为政，缺乏有效的数据交互。在电子发票处理方面，工作人员需要手动进行打印、查重和验伪，每一步都需要耗费大量的时间和精力。而且，由于缺乏有效的数据整合，结构化数据提取变得异常困难，这使得财务数据分析和决策支持变得难以实现。
实物存档更是让企业头疼不已。大量的纸质档案需要专门的仓库进行存放，还要安排专人进行管理。然而，即使如此，档案损坏的风险依然无法避免。一旦档案损坏，企业可能面临合规检查的风险，这对企业的声誉和运营都会造成严重的影响。
纸质档案的录入工作也是一项繁琐的任务。工作人员需要重复进行大量的录入操作，不仅效率低下，还容易出现错误。发票、外部附件和凭证的装订要求严格，需要花费大量的时间和精力来确保装订的质量。而且，实物凭证与业务的分散，使得档案的查找和利用变得十分困难。当需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在众多的档案中寻找，而且无法实现多人同时借阅，这极大地降低了档案的利用效率。
在这样的背景下，企业对会计信息化建设的需求变得十分迫切。企业希望通过引入先进的技术和解决方案，解决当前面临的问题，实现财务数字化转型，提升财务管理的效率和水平。
合思方案精准破局
合思深刻理解该企业在会计信息化建设中面临的问题，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案犹如一把精准的钥匙，能够打开企业财务数字化转型的大门。
该方案具有广泛的连接性，能够0开发成本介入企业的异构系统，确保档案应收尽收。它涵盖了多样化的档案数据来源，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种 +，为企业的数据采集提供了丰富的渠道。
接口传输方式也十分丰富，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式。这使得企业可以根据自身的实际情况，选择最适合的数据采集方式，方便数据的采集和处理。
方案还具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、移交、鉴定、销毁以及权限监控等。通过这些功能，实现了档案的全流程管理，让企业的档案管理更加规范、高效。
专业实施高效推进
合思凭借其强大的规则引擎自定义搭建能力，实现了亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝对接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
在实施过程中，合思与客户的多个系统进行了对接，将电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 等系统的数据进行了整合。通过数据整合，确保了数据的全面性和准确性，为企业的财务管理提供了有力的数据支持。
对采集到的数据进行智能组单和四性检测是实施过程中的重要环节。智能组单能够将相关的档案数据进行自动组合，提高档案管理的效率。四性检测则能够保证档案的质量和合规性，确保企业的档案管理符合相关法规和标准。
建立完善的档案管理体系是合思实施解决方案的核心。这一体系包括电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节，并设置了权限监控，保障了数据的安全。通过建立完善的档案管理体系，企业的档案管理变得更加规范、有序。
显著成果见证方案成效
经过合思的解决方案实施，该企业在会计信息化建设方面取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的解决方案有效地提高了企业的财务管理效率，降低了人力成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这将进一步提升企业的财务管理水平，为企业的发展提供更有力的支持。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提高了档案的利用效率。工作人员可以通过系统快速查询到所需的档案信息，并且可以实现多人同时借阅，大大提高了工作效率。
客户盛赞彰显方案价值
客户对合思的解决方案给予了高度评价。客户认为合思的解决方案有效解决了企业财务数字化转型中的难题，提高了财务管理效率，降低了成本。
企业财务相关负责人表示，通过与合思合作，实现了财务数据的自动化管理，对未来进一步提升财务数据自动化率充满信心。合思的专业服务和强大的系统功能，能够满足企业多样化的需求，帮助企业在会计信息化建设领域取得了显著的进步。
客户称赞合思的解决方案使企业的档案管理更加规范、高效，为企业的合规运营提供了有力保障。这充分体现了合思解决方案的价值和可靠性。
在当今竞争激烈的市场环境下，会计信息化建设已经成为企业发展的必然趋势。该世界 500 强旗下教育服务品牌通过合思的解决方案实现了财务数字化转型，取得了显著的成果和效益，值得其他企业借鉴。
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