在数字化浪潮席卷全球的今天，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
然而，在电子凭证快速发展的背景下，传统的纸质档案管理模式却显得格格不入，成为众多企业发展的掣肘。许多企业在传统财务档案管理中面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找时要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。另外，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。并且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。像高新兴科技集团，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出繁琐，电子源文件也未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
面对这些问题，企业急需一个高效、智能的解决方案来实现电子凭证的数字化转型。合思作为我国领先的财务智能化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到企业的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案：一站式财务智能化服务方案
合思档案是一款功能强大的电子会计档案管理平台，它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案拥有广泛的采集渠道。它涵盖外部生态，如采用 OCR 识别、RPA 技术等，能够高效准确地识别各类纸质和电子文件；同时也包括内部系统，如通过 EAI 插件、API 接口等，实现与企业内部各系统的无缝对接，确保各类档案数据能够及时、准确地被采集。
预归档服务也是合思档案的一大亮点。它包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的档案数据进行预处理，确保数据的规范性和准确性。
基础管理功能完善，提供档案存储、检索、借阅、销毁等一系列服务。档案存储采用安全可靠的技术，确保档案数据的长期保存；检索功能强大，能够实现快速精准查找；借阅流程便捷，提高了档案的使用效率；销毁管理严格，确保档案数据的安全合规。
档案服务方面，合思档案提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。辅助审计功能能够帮助企业快速准确地完成审计工作；项目管理功能能够对项目相关的档案数据进行有效管理；统计分析功能能够为企业提供数据支持，帮助企业做出更明智的决策。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务智能化服务，帮助企业实现财务数智化转型。
核心功能凸显合思档案优势
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高效采集：开启档案数据获取新征程
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够与企业内部和外部的各种系统进行无缝对接，实现档案数据的自主采集。同时，它还具备大文件自动切割·数电票自动化解析的功能，能够高效处理各类大文件和数电票，快速获取档案数据。这种高效的采集方式，大大提高了档案数据的获取效率，为企业的财务智能化服务提供了有力支持。 -
精准制档：保障档案准确合规
档案制档时，合思档案具有智能关联·自动组装的功能。它能够自动将相关的档案数据进行关联和组装，形成完整的档案文件。同时，它还会进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和合规性。这种精准的制档方式，为企业的财务档案管理提供了可靠的保障。 -
安全管理：确保档案规范有序
档案管理是合思档案的重要环节。它具备精准权限管控·档案目录灵活扩展的功能，能够根据企业的不同需求，对档案的访问权限进行精准管控，同时档案目录也可以灵活扩展，满足企业不断变化的档案管理需求。此外，它还采用水印管理·档号符合国标要求的方式，保障档案的安全和规范。这种安全的管理方式，让企业的财务档案管理更加规范有序。 -
便捷利用：提升档案使用效率
在档案利用方面，合思档案实现了多维检索·一站式预览的功能。用户可以通过多种方式对档案进行检索，并且能够在一个界面上实现一站式预览，大大提高了档案的使用效率。同时，它还支持在线借阅·异构系统联查，方便用户在不同系统之间进行档案的借阅和查询。另外，实物混序归档·可视化盘点档案数据的功能，让档案管理更加直观、便捷。这种便捷的利用方式，让企业的财务档案能够得到充分的利用。
实际应用见证合思档案价值
合思档案在众多企业中得到了广泛的应用，并取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在人工耗时方面减少了 90%，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年可减少综合成本 20 万元。这充分体现了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的优势。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这表明合思档案在实现低碳运营、提高报销效率方面具有显著的效果。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超 30 万元，业财融合达成 80%，财务提效 90%，实现了 100%的合规降本。这说明合思档案在促进业财融合、提高财务效率、确保合规经营方面发挥了重要作用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这显示了合思档案在提高档案管理效率、确保档案合规性方面的卓越表现。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，真正做到了“让有限更有效”。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型的浪潮中脱颖而出，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在就拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可以免费试用合思档案，开启财务智能化服务新时代！
