合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今企业数字化转型的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的难题，信息化建设的短板亟待弥补。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量的档案数据和枯燥繁复的整理工作所困扰；业务人员则在报销纸质票据的繁琐流程中耗费大量时间。同时，纸质凭证输出的高显性成本，如耗材成本和存储空间需求；手工装册归档的高隐形成本，如重复性工作量大、查询调阅不便以及数据无法有效利用；还有电子会计凭证管理不善和纸质档案可能因不可抗力损坏的高合规风险，都成为企业财务档案管理的痛点。

不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，而档案全生命周期管理闭环也成为电子会计档案管理的关键。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

多样方案满足多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规。

全生命周期功能保驾护航

合思档案具备涵盖采集、制档、管理、应用等全生命周期的功能。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能可对会计档案关联规则进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能在权限管理上精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
档案应用功能实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还具备一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点铸就卓越品质

合思档案具有合规性、高效性、灵活性和智能性等核心亮点。
在合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。
高效性上，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
灵活性体现在可扩展档案类型，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。同时，支持自定义数据采集方案和档案目录分类，满足不同企业的个性化需求。
智能性方面，智能采集功能中的规则引擎、业务映射等，以及智能制档功能中的自动关联匹配及组装，减少了人工介入，提高了工作效率。

为不同角色创造独特价值

合思档案为企业不同角色带来了显著价值，助力企业实现数字化转型。
对于CEO/高管而言，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
从企业整体来看，合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

广泛场景展示强大适用性

合思档案在多个典型场景中展现出了广泛的适用性。
在企业日常财务工作中，可通过合思档案实现电子会计档案的全生命周期管理，智能采集各类会计资料，包括内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部系统的核算系统、资金系统等的数据。预归档服务可进行自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、档案储存等；档案服务包括身份调查、实物管理方案等。
在企业审计场景中，辅助审计功能可提供证据方案库、审计抽凭、穿行测试等，方便审计人员进行审计工作。审计人员还可通过共享调阅解决方案进行多维度、多视角、多渠道的档案调阅，提高审计效率。
对于集团型企业，合思档案可实现共享中心统建，解决档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化。
在数电票处理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

成功案例见证卓越成效

多个成功案例展示了合思档案在不同企业的实际应用效果。
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询等问题。合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，统一储存；业务检测方案确保业务证据链完整；跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

精准定位凸显竞争优势

在市场定位方面，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。在企业费用控制领域，它在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户。
其差异化优势明显，拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

如果您的企业也渴望提升财务档案管理水平，实现企业费用控制的优化，不妨立即行动起来选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业财务档案管理的数字化之旅。