在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度扩张，国家也在积极推动电子会计档案管理的进程。企业在从传统纸质档案管理向新兴电子档案管理过渡的过程中，犹如航行在波涛汹涌的大海，面临着诸多暗礁与挑战。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，恰似一座明亮的灯塔，为企业提供了有效的解决方案，照亮了企业电子档案存储的前行之路。
产品背景与行业痛点：数电票时代的档案管理困境
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业财务档案管理迎来了全新的挑战。在收票领域，电子发票接收的合法合规政策日益完善，这要求企业必须更加严谨地处理每一张电子发票；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业开票流程发生了巨大变革。
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管如同背负着沉重的包袱，纸质档案管理成本居高不下，大量的纸张、存储设备以及人力投入，使得企业的运营成本节节攀升。同时，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，就像一座被封印的宝藏，无法为企业的决策提供有力支持。
财务人员则陷入了繁琐的手动数据处理工作中。他们需要一张张地整理、录入档案数据，工作枯燥乏味，效率低下。每一个数据的录入都可能存在人为错误的风险，而一旦出现错误，又需要花费大量的时间去查找和纠正。
业务人员在报销流程中也备受困扰。繁琐的审批环节、大量的纸质单据提交，使得报销周期漫长，影响了业务人员的工作积极性。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本如纸质档案的存储费用、人力成本等一目了然；隐形成本如数据难以共享、决策效率低下等则如同隐藏在水面下的冰山，不易察觉却影响巨大。而合规风险更是悬在企业头上的一把利剑，一旦违反相关政策法规，企业将面临严重的处罚。
解决方案概述：合思档案的多角色定制方案
合思档案针对企业面临的诸多痛点，提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，实现发票、回单等的自动匹配和应收尽收，让企业的财务数据流转更加顺畅。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够帮助企业沉淀数据资产，将企业的财务数据转化为有价值的信息，为企业的决策提供数据支持，助力决策数智化。同时，通过提高档案管理效率，降低纸质档案管理成本，实现降本增效。
归档员/财务人员则可以借助合思档案提高工作效率。自动化的流程减少了手动操作的工作量，数据的透明流转让他们能够实时掌握档案的处理进度。每一个环节都变得清晰明了，工作不再是繁琐的重复劳动，而是有序的流程操作。
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化。他们可以通过系统一键查询借阅所需的档案资料，无需再像以往那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，大大提高了审计工作的效率。
核心功能与优势：合思档案的四大核心竞争力
- 多源采集：数据采集的全能选手
合思档案在数据采集方面具有强大的能力。它支持接口互联自主采集，能够与众多合作伙伴的系统进行对接，支持多种格式的数据采集。无论是电子发票、财务报表还是其他业务数据，都能够轻松采集。同时，合思在大文件处理和Excel导入方面具有独特的优势，即使面对海量的数据文件，也能快速、准确地完成采集。
此外，它还支持手动采集和自主补录。在一些特殊情况下，如数据接口故障或数据格式不兼容时，用户可以通过手动方式进行数据采集和补录，确保数据的完整性。
- 智能制档：高效准确的档案制作专家
智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎能够自动组装档案，减少了人工匹配的工作量。关联任务进度可视化让用户能够实时了解档案制作的进度，每一个环节都在掌控之中。
字段映射功能使得查阅更加便捷。用户可以根据自己的需求设置字段映射关系，快速定位所需的档案信息。同时，合思档案提供专用格式版式文件，降低了存储成本。通过优化文件格式，减少了存储空间的占用，提高了存储效率。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为归档数据质量提供了保障。“四性检测”确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，业务检测则从业务逻辑的角度对数据进行审核，双重检测让档案数据更加准确可靠。
- 档案管理：精准权限与灵活扩展的完美结合
合思档案在档案管理方面具有精准的权限管理功能。用户可以自定义角色和权限，根据不同的岗位需求分配不同的操作权限，确保档案数据的安全性。
档案目录灵活扩展，企业可以根据自身的业务需求和管理模式，自由调整档案目录结构，满足多样化的管理需求。
系统规范预置档号，既满足了国家标准的要求，又具有可扩展性。档号的规范统一便于档案的分类、检索和管理，提高了工作效率。
- 档案应用：全方位的档案查询与利用体验
多维检索功能满足了多场景查询需求。用户可以根据不同的条件进行组合查询，支持批量检索，大大提高了查询效率。无论是按时间、按类别还是按关键字查询，都能够快速定位到所需的档案信息。
一站式预览可穿透联查，呈现多种凭证票据穿透联查效果。用户在查看档案时，可以一键穿透联查相关的凭证、票据等信息，全面了解业务的来龙去脉。
支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务。外部系统可以通过接口调用合思档案的数据，实现数据的共享和协同工作。可视化盘点让用户能够直观地了解档案的存储情况和使用情况，档案借阅服务则方便了企业内部人员的资料获取。
应用场景与案例：合思档案的实战成果
合思档案在不同类型的企业中都取得了显著的成效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，在使用合思档案之前，会计档案纸电混合管理难度大，手工作业低效费力。大量的纸质单据和电子数据难以整合，财务人员每天都在忙碌于数据的整理和核对工作。合思档案的应用解决了这些问题，实现了业财一体，提高了工作效率，降低了成本。
集团型企业往往面临着档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案帮助集团型企业实现了标准化落地，统一了档案管理流程和标准，提高了集团内部的协同工作效率。
多系统企业存在数据孤岛问题，不同系统之间的数据无法共享和流通。合思档案打破了数据孤岛，实现了全生命周期管理，节约了成本。通过连接各个业务系统，将数据进行整合和分析，为企业的决策提供了全面的支持。
教育集团在会计管理方面也面临着诸多挑战。合思档案简化了会计管理流程，提高了工作效率。教师和财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的报销和档案管理工作上，能够将更多的精力投入到教学和科研工作中。
结尾：开启电子档案存储新征程
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，无疑是企业解决电子会计档案管理难题的最佳选择。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和数字化转型，让企业在数字化浪潮中站稳脚跟。
如果您的企业也面临着电子档案存储的相关问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和便捷的服务，开启企业数字化档案管理的新征程。
