在企业的日常运营中，商务旅行安排是一项重要且复杂的工作。它不仅关乎员工的出行体验，更与企业的成本控制和合规经营密切相关。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思凭借专业的财务数字化解决方案，成功助力企业解决了商务旅行安排及其他财务相关的痛点，提升了效率，实现了降本增效与合规经营。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业在上海证券交易所主板上市的先驱者。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。凭借卓越的产品品质，它成为了众多国际知名企业的设备主流供应商。其产品广泛应用于国家重点建设项目，在行业内树立了良好的口碑。2022年，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，展现出强大的创新能力和发展潜力。
业务背景现状与痛点：商务旅行安排困境
动力源于2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，随着企业的发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。在商务旅行安排方面，整体流程复杂，各个系统之间存在较高的壁垒。到2021年与合思合作时，问题愈发明显。
多系统操作体验差，员工在进行商务旅行安排及相关费用报销时，需要在不同系统间切换，浪费了大量时间和精力。手工录入不仅效率低下，还难以保证合规性。系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后，导致管理层无法及时准确地了解商务旅行安排的费用情况和整体运营数据。
动力源业务覆盖面广，商务旅行安排的报销模式复杂多样。同时，公司组织架构复杂，各主体的流程繁复，进一步增加了管理的难度。
解决方案：数字引擎驱动商务旅行安排变革
合思为动力源量身定制了一套财务数字化解决方案，包括合思费控、合思商城、合思BI和开放平台。
在商务旅行安排方面，合思将动力源HR系统、BPM系统中的基础信息和业务数据与合思费控进行同步。这使得员工在进行商务旅行安排时，相关信息能够及时准确地传递，避免了信息不一致带来的问题。
合思实现了无需报销模式，对于商务旅行安排中的因公消费，员工无需垫资、无需开票。消费过程受到申请单和差标管控，财务可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式大大简化了商务旅行安排的报销流程，提高了效率。
利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在商务旅行安排中，这意味着不同系统之间的数据能够实现无缝对接，为企业提供更全面、准确的信息支持。
实施过程与步骤：稳步推进商务旅行安排优化
合思在实施解决方案时，采取了循序渐进的步骤。首先，将动力源已有系统的数据与合思费控进行对接，确保基础信息和业务数据的同步。这为商务旅行安排的数字化管理奠定了坚实的基础。
接着，对员工进行培训，让他们熟悉无需报销模式和系统操作流程。在商务旅行安排中，员工能够更加熟练地使用系统，提高工作效率。
在实际应用过程中，合思不断优化系统配置和流程。根据动力源的业态和组织变化，及时进行调整，确保商务旅行安排始终能够适应企业的发展需求。
取得的成果与效益：商务旅行安排焕新成效
动力源应用合思财务数字化解决方案后，在商务旅行安排方面取得了显著的成果。效率提升了300%，员工报销周期由4周缩减至1周以内。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。
员工填报时间缩短，商务旅行安排的报销流程得到简化。因公消费无需垫资，员工的出行体验得到了极大的提升。财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。
在管理方面，实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。企业能够实时了解商务旅行安排及其他业务的经营数据，为决策提供有力支持。
客户评价与反馈：商务旅行安排的可靠伙伴
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。在商务旅行安排等方面，合思的解决方案为企业提供了极大的便利。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，为商务旅行安排及其他业务的发展提供持续的支持。
众多像动力源这样的企业，通过合思的财务数字化解决方案，在商务旅行安排等方面实现了降本增效与合规经营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在商务旅行安排方面存在困扰，不妨选择合思。现在可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让合思助力您的企业释放更多潜力，实现有限资源的更有效利用。
