在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域快速扩张。这一变革在为企业带来便利的同时，也让企业财务档案管理面临着全新的挑战。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如黑暗中的明灯，为企业解决档案管理的诸多痛点，助力企业在数字化转型的道路上稳步前行。
产品背景与行业痛点：数电票时代的档案管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标的逐步推进，企业财务档案管理的复杂程度与日俱增。数电票有着特殊的管理要求，例如必须以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息等。在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的难题。
企业高管在纸质档案管理上可谓苦不堪言。纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间，还需要投入人力进行整理和保管。而且，这些纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业的决策提供有力支持。在当前经济环境下，企业对成本控制和数据价值挖掘的需求愈发迫切，纸质档案管理的弊端愈发凸显。
财务人员则被繁重的档案整理工作压得喘不过气来。他们需要处理海量的档案数据，工作不仅枯燥乏味，而且容易出错。每一张发票、每一份单据都需要仔细核对和整理，耗费了大量的时间和精力。在线发票下载功能虽然在一定程度上减轻了他们获取发票的负担，但后续的处理工作依然艰巨。
业务人员在报销流程中也面临着繁琐的问题。他们需要收集各种发票，按照规定的流程进行提交和审批，整个过程耗时耗力。而且，由于报销流程不透明，他们往往不清楚自己的报销进度，影响了工作效率。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本如档案存储和管理费用，隐形成本如数据处理和分析的时间成本，以及合规风险如档案管理不符合国家政策要求等，都给企业带来了巨大的压力。
解决方案概述：合思档案的多元赋能
合思档案针对企业面临的这些问题，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全面满足不同角色的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产。通过对电子会计档案的有效管理，企业可以积累大量的有价值的数据，这些数据可以为企业的战略决策提供支持。同时，合思档案保障企业的合规管理，确保企业的档案管理符合国家政策要求，降低合规风险。在降本增效方面，合思档案可以减少纸质档案的管理成本，提高数据处理和分析的效率，为企业创造更大的价值。
归档员/财务人员使用合思档案，能够大大提高工作效率。在线发票下载后，系统可以自动对发票进行识别和分类，减少人工干预，实现数据的透明流转。他们可以更加轻松地完成档案整理和管理工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以通过系统在线查阅企业的电子会计档案，提高审计效率。而且，系统可以记录每一次的操作和修改，确保档案的真实性和完整性，为审计工作提供有力的支持。
核心功能与优势：合思档案的强大实力
合思档案具有多方面的核心功能与优势，展现出强大的实力。
在功能方面，合思档案涵盖了电子会计档案的全生命周期管理。智能采集功能可以自动从各种渠道采集发票和单据，包括在线发票下载的电子发票，确保数据的及时和准确。预归档服务可以对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的管理工作打下基础。基础管理功能可以对档案进行详细的登记和存储，方便查询和使用。档案服务功能则提供了多种查询和调阅方式，满足不同用户的需求。
在优势方面，合思档案具备广泛的连接能力。它可以连接各类异构业财系统，实现数据的无缝对接。无论企业使用的是哪种业务系统和财务系统，合思档案都可以与之集成，确保数据的流通和共享。
合思档案能够实现100%自动归档，减少人工介入。在线发票下载后，系统可以自动将发票归档到相应的文件夹中，无需人工手动操作。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。它严格按照国家相关标准和规定进行设计和开发，确保企业的档案管理合法合规。企业可以放心使用合思档案，不用担心合规风险。
此外，合思档案还拥有灵活承接、持续迭代的能力。随着数电票管理要求的不断变化，合思档案可以及时进行升级和优化，满足企业的需求。它还提供了档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查、大数据等特色解决方案，为企业提供更加全面和个性化的服务。
应用场景与案例：合思档案的实践成效
合思档案的应用场景丰富多样，包括权限管理、档案目录扩展、多维检索、一站式预览、外部系统调阅、档案借阅等。
权限管理功能可以根据用户的角色和职责，分配不同的访问权限。只有授权的人员才能访问相应的档案，确保档案的安全性和保密性。
档案目录扩展功能可以根据企业的需求，自定义档案目录结构。企业可以根据业务类型、时间范围等因素对档案进行分类，方便查询和管理。
多维检索功能可以让用户通过多种条件进行档案检索。用户可以根据发票号码、日期、金额等信息快速找到所需的档案，提高查询效率。
一站式预览功能可以让用户在一个界面上查看档案的详细信息。无论是发票、合同还是其他单据，用户都可以直接在系统中进行预览，无需切换页面。
外部系统调阅功能可以让企业与外部系统进行数据交互。例如，企业可以将电子会计档案提供给税务机关进行查询和审计，实现数据的共享和协同。
档案借阅功能可以让用户申请借阅档案。系统会记录借阅的时间、人员和归还情况，确保档案的安全和完整。
通过多个客户案例，我们可以看到合思档案的显著成效。某企业年单据量达到2.6亿，使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。在线发票下载功能让企业的发票获取更加便捷，系统的自动处理和归档功能大大提高了工作效率，降低了成本。
某集团型企业通过使用合思档案，实现了档案管理的标准化落地。系统对档案进行统一管理和分类，提高了整理匹配效率，降低了管理成本。
某企业使用合思档案后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在线发票下载后，系统可以自动关联相关的业务信息，形成完整的证据链，为企业的决策提供有力支持。
某教育集团使用合思档案，简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员可以更加轻松地完成档案整理和管理工作，将更多的时间和精力投入到教学和科研工作中。
在当今时代，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和显著的成效，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。如果您想体验合思档案的强大功能，现在就可以免费试用，开启企业数字化转型之旅。
