在数字经济的浪潮汹涌澎湃之际，电子凭证数字化转型已然成为企业在激烈市场竞争中实现降本增效、合规经营以及低碳运营的关键密码。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其独具特色的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，宛如一颗璀璨的明星，助力众多企业在财务数字化转型的道路上披荆斩棘，成功抵达彼岸。接下来，就让我们以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，一同深入探寻合思解决方案的魅力与成效。
企业商务出差难题凸显
在企业商务出差的场景下，该企业面临着诸多棘手的问题。其业务系统和财务系统数量众多，却各自为政，彼此独立。这就导致数据之间无法实现顺畅的互通，想要提取结构化数据更是困难重重。
在企业商务出差过程中，电子发票的处理成为了一大难题。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下倡导的低碳环保理念背道而驰。
实物存档同样问题丛生。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
企业商务出差产生的相关档案，在录入时也存在诸多问题。重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，还容易出错。装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力才能完成。
此外，实物凭证与业务相互分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低，严重影响了企业的工作效率。
合思打造全生命周期电子化档案管理方案
合思针对该企业在企业商务出差等场景下的问题，精心打造了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
- 广泛数据来源无缝对接
档案数据来源十分广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及企业内部各类业务系统等。通过自动封装接口，合思能够连接异构系统，无需进行任何开发成本的投入，就可以确保档案应收尽收。
接口传输的方式也多种多样，既支持影像支撑，也可以通过外部设备扫描，还能实现人工上传，为企业提供了极大的便利。
- 自动归档智能高效
合思的方案实现了自动归档功能，其中包括智能组单和四性检测等。管理范围广泛，不仅涵盖了企业内部的凭证、订单等各类会计档案，还包括外部的纸质发票、银行电子回单等。
强大的规则引擎可以根据企业的需求自定义搭建，亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，大大提高了企业在企业商务出差相关财务档案管理的效率。
企业商务出差管理效能大幅提升
在合思的解决方案助力下，该企业在企业商务出差相关的财务档案管理方面取得了显著的成效。
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线上单套制管理简化流程
该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。 -
多维度查询借阅简便
档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91%以上。 -
人员与成本优化
在企业规模翻倍扩张的情况下，企业商务出差相关的财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。
企业财务相关负责人信心满满地表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
合思的解决方案不仅帮助该企业解决了在企业商务出差等场景下财务数字化转型中的难题，实现了增效、降本、合规和先进管理，也为其他企业提供了可借鉴的范例。在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业应积极拥抱数字化，选择像合思这样专业的合作伙伴，加速自身的数字化转型进程。
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