在当今竞争激烈的商业环境中，企业数字化转型已成为提升竞争力的关键。财务数字化作为企业数字化转型的重要组成部分，对于企业的高效运营和可持续发展起着至关重要的作用。北京合思信息技术有限公司凭借其先进的财务数智化解决方案，特别是差旅费用报销系统，已经助力众多企业解决了财务管理难题。下面，就让我们以武汉猫人云商科技有限公司为例，深入了解合思如何帮助企业实现财务数字化升级。
猫人困境：传统报销模式的重重枷锁
猫人成立于1998年，是一家成熟的专注于研发、生产及销售时尚服饰的现代化大型品牌运营集团。在市场中历经多年的摸爬滚打，猫人积累了丰富的经验和广泛的客户群体。
然而，2020年疫情的爆发，如同一场突如其来的风暴，打乱了猫人的传统运营节奏。为了适应新的形势，猫人开始将业务和审批流程搬到线上。但在引入数字化差旅费用报销系统之前，猫人一直采用传统手工报销方式。
这种传统的报销方式，就像一辆老旧的马车，行驶起来缓慢而艰难。报销周期超2个月，员工们常常为了一笔报销款，长时间地等待，不仅影响了员工的工作积极性，也对企业的资金流转造成了一定的阻碍。
而且，传统报销方式存在大量手工作业，效率亟待提升。财务人员需要花费大量的时间和精力来处理报销单据，从审核发票的真实性到核对报销金额的准确性，每一个环节都需要人工操作，不仅容易出错，还耗费了大量的人力资源。
同时，猫人在合同管理和预算管理方面也存在着明显的不足。合同审批过程关联控制弱，费用支出不透明，预算难以控制。这就导致企业在运营过程中，无法准确地掌握资金的流向和使用情况，容易出现资金浪费和预算超支的问题。
合思良方：差旅费用报销系统的全面赋能
面对猫人在财务管理方面的诸多困境，合思为其提供了一系列针对性的解决方案，其中差旅费用报销系统成为了猫人财务数字化升级的关键利器。
- 精准预算控制：量体裁衣的费用管理
合思根据猫人所在的时尚服饰行业特点与组织架构，对费用类型进行了细致的划分。不同的费用项目，如差旅费、办公用品费、业务招待费等，都有了明确的界定和分类。
在此基础上，合思对项目预算金额进行多维度拆解。按照业务部门、项目类型、时间周期等多个维度，将预算进行细化，使得每一笔费用都有明确的预算额度。并且，根据猫人按季/月度的经营情况，对预算金额进行动态调整。这样一来，预算既能满足企业的实际经营需求，又能有效地控制费用支出。
为了匹配猫人个性化的管理要求，合思还预置了多套单据模板。无论是日常的费用报销单据，还是特殊项目的费用申请单据，都能找到合适的模板，让报销流程更加规范和便捷。
- 高效系统建设：无缝对接的报销体验
合思的差旅费用报销系统与猫人的财务ERP系统进行了深度连接。通过这种连接，报销数据能够更加精准地传递到财务系统中，避免了数据的重复录入和错误，提高了财务数据的准确性和及时性。
在发票处理方面，系统支持扫描导入发票。员工只需使用手机或扫描设备，将发票上的信息快速扫描录入系统，系统就能自动进行验真、查重。这不仅大大提高了发票审核的效率，还有效地避免了虚假发票和重复报销的问题。
同时，纸质发票影像会嵌入电子报销单，并随审批流自动流转。财务人员在审批过程中，可以随时查看发票的原始影像，确保报销的真实性和合规性。整个报销流程实现了电子化、自动化，让报销变得更加高效、便捷。
- 智能稽核管理：精细多元的费用管控
合思对费用类型进行了进一步的细化，将不同费用单据与商机、合同进行关联。这样，每一笔费用的支出都能与具体的业务活动和合同条款相对应，使得费用支出更加透明和可追溯。
对于差旅费，合思根据不同城市的消费水准，预置了费控标准逻辑规则。当员工提交差旅费报销申请时，系统会自动根据规则进行审核，对于超出标准的费用，会进行预警或限制报销。
此外，合同系统和费控系统进行了对接。付款会自动按照合同归集，确保每一笔付款都与相应的合同条款相符。单据通过审批后，出纳可以在单据内选择CBS支付，并自动生成凭证至ERP系统。这一系列的操作，实现了财务流程的自动化和智能化，提高了财务工作的效率和准确性。
变革成效：差旅费用报销系统带来的显著变化
应用合思的差旅费用报销系统后，猫人在财务管理方面取得了显著的成效。
首先，员工报销周期大幅缩减。从原来的超2个月，缩短至1周以内。员工们再也不用为了报销款而长时间等待，工作积极性得到了极大的提升。同时，这也加快了企业资金的流转速度，提高了资金的使用效率。
其次，预算控制更加及时、灵活。通过差旅费用报销系统的精准预算管理，猫人能够实时掌握费用的支出情况，及时调整预算安排。当某个项目的费用接近预算额度时，系统会自动发出预警，提醒管理人员采取措施进行控制。这样一来，企业能够更加合理地安排资金，避免了预算超支的问题。
再者，系统建设更加高效、便捷。电子化、自动化的报销流程，让财务人员从繁琐的手工作业中解放出来。他们可以将更多的时间和精力投入到财务管理和分析工作中，为企业的决策提供更加有力的支持。
最后，智能稽核更加精细、多元。通过对费用类型的细化和与商机、合同的关联，以及预置的费控标准逻辑规则，猫人能够对每一笔费用进行更加严格的审核和管控。费用支出更加透明，资金使用更加合理，有效地避免了资金浪费和违规支出的问题。
携手未来：持续优化的财务数字化之旅
通过与合思的合作，猫人在财务数字化转型中取得了显著成效，提升了报销效率，加强了预算控制和合同管理。差旅费用报销系统成为了猫人财务管理的得力助手，为企业的高效运营和可持续发展提供了有力的支持。
未来，合思将继续与猫人携手，不断优化差旅费用报销系统的解决方案。根据猫人的业务发展需求和市场变化，对系统进行持续的升级和改进，确保系统始终能够满足猫人在财务管理方面的最新需求。
如果您的企业也面临类似的财务管理难题，不妨选择合思的差旅费用报销系统，开启免费试用，让合思帮助您的企业实现财务数字化转型之旅，在数字化浪潮中持续发展。
