在当今竞争激烈的商业环境中，企业出行管理成为了众多企业关注的焦点。如何高效地管理企业出行相关的财务流程，实现降本增效，是许多企业面临的挑战。今天，我们以入选北京市专精特新“小巨人”企业的北京动力源科技股份有限公司为例，看看合思是如何助力企业解决财务数字化转型难题，特别是在企业出行管理方面，实现显著的降本增效。
客户简介：电源行业上市先锋
北京动力源科技股份有限公司创立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。该公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品广泛应用于国家重点建设项目，凭借卓越的技术和产品质量，在行业内树立了良好的口碑。2022年，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，这不仅是对其创新能力和发展潜力的认可，也标志着它在行业内的领先地位。
在企业出行管理方面，随着业务的不断拓展，动力源的员工出行需求日益增加，如何高效管理出行相关的费用和流程，成为了企业发展中亟待解决的问题。
业务背景：转型困境与出行难题
动力源自2011年便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。为了满足企业发展的需求，自行搭建了多个系统。然而，随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出一些问题。整体流程复杂，各个系统之间存在较高的壁垒，导致信息流通不畅。
到2021年与合思合作时，动力源在企业出行管理以及整体财务流程方面面临着诸多痛点。多系统操作体验差，员工在处理出行费用报销等事务时，需要在多个系统之间切换，耗费大量的时间和精力。手工录入不仅效率低下，而且合规性难以保证。系统之间相互割裂，数据分散，信息滞后，使得企业管理层难以实时掌握出行费用的使用情况和业务进展。
此外，动力源业务覆盖面广，出行场景多样，报销模式复杂。同时，其组织架构复杂，各主体的流程繁复，进一步增加了企业出行管理和财务数字化管理的难度。
业务痛点：流程梗阻与数据孤岛
多系统操作体验差是动力源面临的一大难题。员工在进行企业出行管理相关操作时，例如预订机票、酒店，提交费用报销等，需要在不同的系统中来回切换，操作繁琐且容易出错。手工录入大量的费用信息，不仅容易出现错误，而且难以保证合规性，增加了财务风险。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是关键问题。不同系统之间的数据无法实时共享，导致财务部门难以准确掌握员工的出行费用情况，也无法及时进行费用管控。业务覆盖面广和报销模式复杂，使得企业出行管理的流程更加繁琐，员工需要花费大量时间在报销流程上，影响了工作效率。组织架构复杂，各主体流程繁复，进一步加剧了管理的难度，使得企业在出行管理和财务数字化方面的效率低下。
解决方案：合思打造数字引擎
面对动力源在企业出行管理和财务数字化方面的诸多难题，合思为其提供了一套全面的财务数字化解决方案，包括合思费控、合思商城、合思BI和开放平台。
在系统集成方面，合思将动力源的HR系统、BPM系统中的数据与合思费控进行同步。这样一来，员工的基本信息、考勤信息等可以实时共享，为企业出行管理和费用报销提供了准确的数据支持。无需报销模式的引入，更是极大地提升了企业出行管理的效率。业务人员因公出行消费时，无需垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，财务部门可以统一对账，大大简化了报销流程。
合思发挥系统连接能力强的优势，通过Open API与自定义流程引擎技术对接第三方系统。在企业出行管理方面，能够与航空公司、酒店等第三方供应商系统进行对接，实现出行预订、费用结算等环节的自动化，提高了出行管理的效率和准确性。
实施过程：分步推进数字转型
虽然未提及详细的实施步骤，但我们可以推测合思在助力动力源进行企业出行管理和财务数字化转型时，采取了分步推进的策略。
首先进行系统对接与数据同步。将动力源现有的各个系统与合思的解决方案进行对接，确保数据的实时共享和流通。这一步骤为后续的流程优化和自动化奠定了基础。
接着优化报销流程与消费管控。在系统对接完成后，合思对动力源的企业出行管理报销流程进行了全面优化。通过引入无需报销模式，规范了消费行为，加强了费用管控。员工在出行消费时，系统会自动根据申请单和差标进行审核，确保费用的合理性和合规性。
最后实现全流程自动化。在系统对接和流程优化的基础上，合思利用先进的技术手段，实现了企业出行管理和财务流程的全自动化。从出行申请、预订，到费用报销、审核，再到财务结算，整个流程都可以在系统中自动完成，大大提高了工作效率。
成果效益：数据互通效率飞升
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。在企业出行管理方面，多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，减少了资金压力，同时也提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。通过自动化的报销流程和费用管控，财务部门的工作效率得到了极大提升，减少了人工审核和录入的工作量，降低了人力成本。员工填报时间缩短，因公出行消费无需垫资，减轻了员工的负担。财务审批有了明确的依据，费用管控更加合规，减少了财务风险。管理实现了全程管控，企业管理层可以实时了解企业出行管理相关的经营数据，为决策提供了有力支持。
客户评价：敏捷服务携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在企业出行管理方面，合思的解决方案为动力源提供了高效、便捷的管理方式，帮助企业更好地应对全球化业务带来的挑战。
结尾呼吁：开启免费试用之旅
如果你所在的企业也面临类似的财务数字化难题，特别是在企业出行管理方面遇到了效率低下、成本过高、合规性难以保证等问题，不妨选择合思。合思将为你的企业提供专业的解决方案，帮助你实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其在企业出行管理和财务数字化方面的强大功能和卓越效果。
