在当今数字化浪潮中，企业面临着诸多财务挑战，电子档案合规管理成为了企业亟待解决的重要问题。北京动力源科技股份有限公司作为一家在行业内具有重要影响力的企业，通过与合思合作，成功解决了财务痛点，实现了电子档案的合规管理，为企业的降本增效和可持续发展奠定了坚实基础。
客户简介：科技先锋动力源
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业的先驱者，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。多年来，动力源始终聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借卓越的技术和可靠的产品，成为众多国际知名企业的设备主流供应商。其产品广泛应用于国家重点建设项目，为国家的基础设施建设和科技发展做出了重要贡献。2022年，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的领先地位和创新实力。
业务背景现状痛点：数字化转型困境
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程。企业自建了多个系统，试图通过信息化手段提升财务管理效率。然而，随着业务的不断发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。整体流程复杂，各个系统之间存在较高的壁垒，导致数据流通不畅。到2021年与合思合作时，动力源面临着多系统操作体验差的问题，员工需要在不同系统之间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。手工录入的方式也使得合规管理变得困难，难以保证数据的准确性和完整性。
此外，系统的割裂导致数据分散，信息滞后，财务人员无法及时获取准确的业务数据，影响了决策的及时性和准确性。动力源业务覆盖面广，报销模式复杂，不同业务板块的报销规则和流程差异较大，给财务管理带来了极大的挑战。同时，企业组织架构复杂，各主体流程繁复，进一步加剧了财务管理的难度。在这样的背景下，动力源急需一套全面、高效的财务数字化解决方案来解决这些痛点，实现电子档案的合规管理。
解决方案：合思组合拳出击
合思为动力源提供了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的组合方案，为企业的电子档案合规管理提供了全方位的支持。在系统集成方面，合思将动力源的HR系统、BPM系统数据与合思费控进行同步，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的实时共享和流通。这使得员工信息和订单数据能够及时准确地在各个系统之间传递，为财务管理提供了坚实的数据基础。
合思的无需报销模式是该解决方案的一大亮点。员工因公消费时无需垫资、无需开票，财务统一对账结算。发票明细自动绑定，凭证自动生成，大大简化了报销流程。员工只需专注于业务工作，无需再为繁琐的报销手续而烦恼。同时，这种模式也提高了报销的合规性，减少了人为错误和违规行为的发生。
合思系统具有强大的连接能力，通过Open API和自定义流程引擎技术，能够对接第三方系统。这使得动力源能够将更多的业务系统纳入到财务管理体系中，实现数据的全面整合和业务的协同发展。无论是供应商系统还是物流系统，都可以与合思系统进行无缝对接，为企业的电子档案合规管理提供了更加完善的解决方案。
实施过程步骤：稳步推进数字化变革
在实施过程中，合思采取了稳步推进的策略。首先进行系统数据对接，将HR系统中的人员信息和BPM系统中的订单数据同步到合思费控系统中。这一步骤确保了基础数据的准确性和完整性，为后续的流程搭建和业务协同奠定了基础。
接着，合思为动力源搭建了无需报销流程。根据企业的实际需求，设置了合理的消费规则和审批流程。员工在进行因公消费时，只需按照规则进行操作，系统会自动进行审批和结算。这种流程的优化不仅提高了员工的工作效率，也使得财务管理更加规范和透明。
最后，合思通过对接第三方系统，实现了数据共享和业务协同。各个系统之间的数据可以实时交互，业务流程可以无缝衔接。这使得动力源能够更加全面地掌握企业的经营数据，及时做出决策，实现电子档案的合规管理。
取得成果效益：降本增效显著提升
通过合思财务数字化解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度和工作积极性。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员可以将更多的时间和精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中，提升了财务管理的价值。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，简化了报销流程。员工无需再手动填写大量的信息，系统会自动根据消费记录进行赋值和分类。这不仅提高了报销的准确性，也减少了员工的操作时间。财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。通过系统的自动化审批和规则设置，财务人员可以更加准确地进行费用控制和结算，确保了企业资金的安全和合规使用。
管理实现了全程管控，企业能够实时了解经营数据，摆脱了传统费控的“盲盒”模式。管理层可以通过合思BI系统，随时查看企业的财务状况和业务数据，及时发现问题并做出决策。电子档案合规管理得到了有效保障，企业的财务管理更加规范和透明。
客户评价反馈：高度认可持续合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。在合作过程中，合思展现出了强大的技术实力和专业服务能力。未来，动力源还要继续结合自身的业态和组织变化，用合思敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务的发展。陈华林的评价充分体现了动力源对合思的信任和认可，也证明了合思财务数字化解决方案在电子档案合规管理方面的有效性和可靠性。
结尾：开启合规管理新征程
众多像动力源这样的企业在合思财务数字化解决方案的助力下，成功实现了电子档案合规管理，取得了显著的成效。在当前经济环境下，企业面临着日益复杂的财务挑战，电子档案合规管理成为了企业提升竞争力和可持续发展的关键。如果你所在的企业也面临着财务数字化转型的困扰，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营之旅。现在就可以免费试用合思财务数字化解决方案，亲身感受其为企业带来的变革和价值。
