在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数智化转型已成为提升竞争力的关键举措。合思凭借其卓越的技术和专业的服务，在助力企业解决电子会计档案管理难题方面成绩斐然。以合思服务的好想你健康食品股份有限公司为例，让我们一同领略合思在优化档案归档流程、推动企业财务数智化转型中的卓越能力与显著成效。
红枣巨头风采：好想你企业画像
好想你健康食品股份有限公司，自1992年诞生以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为中国红枣上市第一股，宛如一颗璀璨的明星闪耀在食品行业的天空。其品牌价值高达154.21亿元，这不仅是市场对它的高度认可，更是其多年来品质与信誉的沉淀。
公司拥有1000 + 员工，他们如同一个个齿轮，紧密协作，推动着企业不断前进。400 + 的全国门店数，分布在祖国的大江南北，让好想你的产品走进千家万户。此外，还有18家归档主体，如此庞大的规模，使得好想你在红枣行业占据着领先地位，成为一家具有广泛影响力的食品企业。
传统困局待解：档案归档流程痛点剖析
作为红枣行业的领先企业，好想你的业务规模不断扩大。然而，在财务档案管理方面，传统的依赖纸质档案的方式却成为了企业发展的掣肘。
在档案归档流程中，确认单据等一致性的工作耗时久。财务人员需要花费大量的时间和精力去核对每一张单据，确保其与相关凭证的一致性。这不仅效率低下，还容易出现档案遗失的情况，一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐。
纸质档案的查找也存在很大的局限性。由于纸质档案的存储方式较为传统，无法实现实时调阅和精准查找。当需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻找，浪费了大量的时间和人力。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的运营成本。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅等工作，进一步加重了企业的负担。
此外，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、丢失等情况，而电子原文件的存储也面临着诸多风险，如数据丢失、泄露等，这显然不满足企业日益严格的管理要求。
合思智慧赋能：档案归档流程解决方案
面对好想你在档案归档流程中遇到的种种难题，合思为其量身定制了电子会计档案管理解决方案。
首先，合思打破了数据壁垒，实现了数据同源。在传统的档案管理模式下，不同系统之间的数据往往存在着不一致性，这给财务人员的工作带来了很大的困扰。合思通过先进的技术手段，将企业各个系统中的财务数据进行整合，实现了数据的统一和共享。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的档案信息，大大提升了工作效率。
其次，合思自动组装档案数据，并以档案数据为审计标准，提升了审计效率。在档案归档流程中，审计是一个重要的环节。传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的档案资料，不仅效率低下，还容易出现疏漏。合思的解决方案通过自动组装档案数据，将相关的档案信息进行整合和分析，为审计人员提供了更加全面、准确的审计依据。审计人员可以根据系统提供的审计标准，快速、准确地完成审计工作，大大缩短了审计周期。
最后，合思借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。在传统的档案管理模式下，电子档案和实物档案往往是分离的，这给档案的查阅和管理带来了很大的不便。合思的解决方案通过建立虚拟档案库房，将电子档案和实物档案进行关联，并为每一份实物档案贴上二维码。当需要查阅某一份档案时，查阅者只需扫描二维码，就可以快速定位实物档案的位置，方便快捷。
精细实施推进：档案归档流程落地步骤
合思在为好想你实施电子会计档案管理解决方案时，采取了一系列精细的步骤。
首先是系统搭建和数据对接。合思的技术团队深入了解好想你的业务需求和现有系统架构，搭建了一套适合好想你企业特点的电子会计档案管理系统。同时，将企业的各类财务数据整合到合思档案系统中，确保数据的准确性和完整性。这一步骤是整个解决方案的基础，为后续的工作奠定了坚实的基础。
接着是配置关联规则和审计标准。合思的专业人员根据好想你的业务流程和管理要求，配置了相应的关联规则和审计标准。这些规则和标准确保了数据的准确性和合规性，使得档案归档流程更加规范化和标准化。
最后是完成虚拟档案库房与实物档案的映射关系。合思通过先进的技术手段，将虚拟档案库房中的电子档案与实际的实物档案进行一一对应，并为每一份实物档案分配了唯一的二维码。这样，在档案查阅和管理过程中，就可以实现电子档案和实物档案的快速匹配，提高了档案管理的效率。
显著成效彰显：档案归档流程优化成果
合思的电子会计档案管理解决方案在好想你实施后，取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间才能完成的档案归档流程，现在通过合思的系统，只需少量的人员就可以快速、准确地完成。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的人力成本。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和整理各个归档主体的档案资料。合思的解决方案实现了档案数据的实时共享和传输，总部可以快速、准确地接收和处理各个归档主体的档案信息，大大缩短了管理耗时。
借阅管理耗时减少了67%。在传统的档案借阅流程中，借阅者需要填写繁琐的借阅申请单，经过层层审批后才能借阅档案。合思的解决方案通过建立线上借阅平台，借阅者可以随时随地提交借阅申请，系统会自动进行审批和授权，大大缩短了借阅流程，提高了借阅效率。
预计每年可减少综合成本20万元。通过优化档案归档流程，减少了人力、空间和时间等方面的成本，为企业带来了实实在在的经济效益。
客户认可之音：档案归档流程优化反馈
从取得的显著效益可以看出，好想你对合思的解决方案是高度认可的。合思的电子会计档案管理解决方案有效解决了好想你在财务档案管理方面面临的难题，提升了企业的管理效率和效益。
在档案归档流程方面，合思的解决方案使得整个流程更加规范化、标准化和智能化。财务人员不再需要为繁琐的档案管理工作而烦恼，而是可以将更多的时间和精力投入到企业的核心业务中。这不仅提升了财务人员的工作满意度，也为企业的发展提供了有力的支持。
携手合思共赢：开启档案归档流程优化之旅
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思的电子会计档案管理解决方案。合思将凭借其专业的技术和丰富的经验，为您优化档案归档流程，让有限的资源发挥更有效的作用，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
现在，您可以拨打我们的电话：400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址：www.hosecloud.com ，了解更多关于合思电子会计档案管理解决方案的信息。您还可以申请免费试用，亲身感受合思解决方案的魅力，开启企业财务数智化转型的新篇章。
