在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案管理已成为企业高效运营与合规发展的关键环节。高新兴科技集团作为一家颇具影响力的上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，在技术创新应用领域成绩斐然。这家聚焦前沿科技的企业，每年将超过10%的营业收入投入到研发中，拥有超过2000项核心知识产权。然而，即便是这样实力雄厚的企业，在档案管理方面也遭遇了诸多难题。幸运的是，合思为其提供了行之有效的解决方案，共同演绎了一场精彩的企业档案管理最佳实践。
高新兴业务背景剖析：繁荣背后的档案管理隐忧
高新兴拥有3000多名员工，在国内设立了170多个服务网点，运营着5个信息化系统。每年，企业产生的银行回单数超过10万，发票数达15万以上，电子凭证量更是高达30万之多。如此庞大的业务规模和海量的数据，使得档案管理工作变得异常复杂。
在传统的管理模式下，报销、采购付款等业务流程需要大量的人工操作，包括打印、整理、装订及归档等工作。这不仅占用了库房人员的大量时间和精力，增加了管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐，严重影响了工作效率。
更为关键的是，高新兴的电子源文件未能实现合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范主要依靠人工控制，缺乏系统化的管理手段，存在较大的合规性隐患。此外，目前公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，需要耗费大量的人力，而且无法实现跨系统调阅，这无疑给企业的日常运营带来了极大的不便。
合思解决方案：科技赋能，开启档案管理新篇章
面对高新兴的档案管理困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，量身定制了一套全面的解决方案，为企业档案管理最佳实践注入了新的活力。
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异构系统对接：低成本搭建数据桥梁
合思采用低开发成本的方式，对接各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等多个系统。这就如同搭建了一座四通八达的桥梁，让不同系统之间的数据能够顺畅流通，打破了数据孤岛，为企业的档案管理提供了坚实的数据基础。 -
自动制档：释放财务人力，保障证据链完整
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测机制，确保了证据链的完整性。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，能够自动对不同系统、不同类别会计凭证进行关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能的实现，大大减轻了财务人员的工作负担，让他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
全场景数字化利用：一键查询，打破信息壁垒
合思的方案打破了传统档案查询需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这种全场景数字化利用的方式，极大地提高了档案查询的效率，为企业的决策提供了更加及时、准确的信息支持。
解决方案实施：步步为营，打造高效档案管理体系
合思在为高新兴实施解决方案时，采取了严谨而科学的步骤。首先，合思的专业团队与高新兴的相关部门进行了深入的沟通和交流，全面了解企业的业务流程和档案管理需求。在此基础上，制定了详细的实施方案和计划。
在系统对接阶段，合思的技术人员精心调试生成式接口，确保能够准确、高效地采集各系统的档案数据。同时，对采集到的数据进行清洗和整理，保证数据的质量和准确性。
在自动制档功能开发方面，合思的研发团队根据高新兴的业务特点和档案管理规范，进行了个性化的配置和开发。通过多次测试和优化，确保凭证数据能够自动、准确地匹配组装，形成完整的业务链组合数据。
在全场景数字化利用功能实现过程中，合思注重用户体验，对查询界面进行了优化设计，使其更加简洁、直观。同时，加强了系统的稳定性和安全性，保障用户能够顺利地进行一键查询操作。
实施成果展示：显著效益，见证企业档案管理最佳实践
经过合思解决方案的实施，高新兴在档案管理方面取得了显著的成果。
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归档效率大幅提升
通过自动制档和数据自动采集等功能的应用，高新兴的归档效率提升了90%。原本需要大量人工操作的繁琐流程，现在可以快速、准确地完成，大大缩短了档案归档的时间。 -
成本显著节约
合思的解决方案为高新兴年节约成本30万以上。这主要得益于人力成本的降低和工作效率的提高。企业无需再投入大量的人力进行档案的打印、整理和装订等工作，同时也减少了因档案管理不善而可能带来的合规风险成本。
高新兴反馈：高度认可，携手共创美好未来
虽然在本次资料中未明确提及高新兴对此次合作的评价与反馈，但从实施成果来看，高新兴对合思的解决方案应该是高度认可的。双方的合作不仅解决了高新兴在档案管理方面的难题，还为企业的发展提供了有力的支持。相信在未来，高新兴与合思将继续携手合作，不断优化档案管理体系，共同探索更多的企业档案管理最佳实践。
行动号召：选择合思，开启企业档案管理新征程
合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，一直致力于帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。通过敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，共同实现了企业档案管理最佳实践。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思的服务。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，还可以免费试用我们的产品，体验合思为您带来的高效、便捷的档案管理解决方案。让我们一起携手，开启企业档案管理的新征程！
