在数字化浪潮的席卷下,我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进,电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代背景下,企业的财务数智化转型成为了必然趋势。合思,作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商,凭借其创新的技术和卓越的解决方案,为众多企业的财务数智化转型提供了有力支持。合思推出的合思档案,更是在企业财务档案管理领域发挥了重要作用。下面,就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例,深入了解合思档案如何通过文档自动化管理帮助企业解决财务痛点。
好想你财务困境凸显
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来,一路砥砺前行。2011年,它成功在深交所中小板上市,成为红枣行业一颗璀璨的明星。如今,该企业拥有1000 + 员工,在全国布局了400 + 门店,还设有18家归档主体。然而,随着企业规模的不断扩大,在财务档案管理方面,好想你遭遇了诸多棘手问题。
传统的档案管理方式使得归档工作变得异常艰难。大量的财务文档需要人工整理、分类和存储,不仅耗费了大量的时间和人力,还容易出现错误和遗漏。而且,当需要查找特定的档案时,由于缺乏高效的检索机制,查找过程犹如大海捞针,查找速度极慢。同时,纸质档案的存储需要占用大量的物理空间,加上档案的印刷、装订、保管等成本,使得企业在档案管理方面的成本居高不下。更为重要的是,随着监管要求的不断提高,传统的档案管理方式很难保证档案的合规性,给企业带来了潜在的风险。
在这样的情况下,好想你急需一种高效、智能的文档自动化管理解决方案,来解决财务档案管理中的难题。
合思档案创新解决方案
- 打破数据壁垒 释放管理潜能
合思深刻理解好想你所面临的困境,为其量身定制了全面的文档自动化管理解决方案。该方案的一大亮点在于打破了数据之间的壁垒,实现了数据的同源性。在传统的财务档案管理中,不同系统之间的数据往往相互孤立,财务人员需要在多个系统中来回切换,才能获取所需的信息,工作效率低下。而合思档案通过先进的技术手段,将各个系统中的数据进行整合,实现了数据的统一存储和管理。
财务人员只需在合思档案系统中轻轻一点,就可以便捷地利用这些数据,实现一键联查。无论是会计凭证、报表,还是其他相关的财务文档,都可以在瞬间呈现在眼前。这不仅大大提升了财务人员的工作效率,还减少了人为错误的发生。通过文档自动化管理,合思档案让财务人员从繁琐的手工操作中解放出来,将更多的精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中。
- 智能审计提速 合规经营无忧
在审计方面,合思档案同样表现出色。传统的审计工作需要审计人员手动收集和整理大量的档案数据,然后进行逐一核对和分析,不仅耗时费力,而且容易出现遗漏和错误。合思档案则通过文档自动化管理,实现了审计工作的智能化和自动化。
系统会自动以档案数据为标准进行内外审计。它可以快速地对大量的财务文档进行扫描和分析,自动识别出其中的异常数据和潜在风险,并生成详细的审计报告。这大大提升了审计效率,缩短了审计周期。同时,由于审计过程的自动化和标准化,也保证了审计结果的准确性和可靠性,帮助企业更好地满足监管要求,实现合规经营。
- 虚实精准匹配 实物管理高效
对于实物档案的管理,合思档案也有独特的解决方案。在传统的档案管理中,实物档案的存储和查找往往是一个难题。由于实物档案数量众多,存放位置分散,很难实现高效的管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术,实现了电子档案与实物档案的精准匹配。
每一份实物档案都有一个唯一的二维码,通过扫描二维码,就可以快速获取该档案的详细信息,包括存放位置、档案内容等。同时,在虚拟档案库房中,也可以直观地看到每一份实物档案的存放位置。查阅者只需在系统中查询电子档案,就可以准确地定位实物档案的位置,大大提高了实物档案的管理效率。通过文档自动化管理,合思档案让实物档案的管理变得更加便捷、高效。
好想你显著成果展现
在合思档案的帮助下,好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。通过文档自动化管理,企业的人工耗时大幅减少。经统计,在财务档案管理工作中,人工耗时减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中,为企业创造更大的效益。
在总部管理方面,接收档案的管理耗时也大幅降低。以往,总部需要花费大量的时间和精力来处理各部门报送的档案,而现在,通过合思档案的自动化管理,总部接收档案的管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加及时、准确地掌握企业的财务状况,为企业的决策提供有力支持。
在借阅管理方面,效果同样显著。传统的借阅管理方式需要人工登记、查找和归还档案,流程繁琐,效率低下。而合思档案的文档自动化管理系统实现了借阅管理的电子化和自动化,借阅管理的耗时减少了67%。这不仅提高了借阅效率,还保证了档案的安全和完整。
从成本方面来看,通过文档自动化管理,好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅降低了企业的运营成本,还提高了企业的经济效益。
合思引领财务数智化未来
合思档案帮助好想你成功解决了财务档案管理的难题,实现了降本增效和合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下,合思将继续凭借其领先的技术和丰富的行业经验,为更多企业提供优质的财务数智化服务,助力企业实现数字化转型。
文档自动化管理是企业财务数智化转型的关键环节。合思档案以其卓越的性能和强大的功能,为企业提供了一种高效、智能的文档自动化管理解决方案。无论是数据的整合与利用,还是审计的智能化和实物档案的精准管理,合思档案都展现出了强大的优势。
如果您的企业也面临着类似的财务难题,不妨抓住这个机会,深入了解合思档案解决方案。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com,免费试用合思档案解决方案,让文档自动化管理为您的企业带来全新的变革,让有限资源发挥更有效的作用。