在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业财务发展的必然趋势。2021年12月，国家税务总局启动数电票试点工作，到2023年12月1日已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。电子凭证无纸化不仅能够优化业务流程，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场数字化转型浪潮中扮演着至关重要的角色。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。合思是专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
零食巨头的财务困局
某国民经典零食品牌企业，拥有覆盖全国的销售版图，其供应链错综复杂，多种销售渠道并行。在管理流程方面，涉及多个系统，操作繁杂且效率低下。这种情况使得企业在预算与费用对比方面面临巨大挑战，难以准确把握各项费用的支出情况。
该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后人工记账。这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值，在预算与费用对比上也无法做到精准和及时。
在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活。这导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控，在预算与费用对比时，常常发现实际费用远超预算。
另外，企业纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案容易出错，造成了高额的人力物力浪费。在进行预算与费用对比时，档案管理的混乱也增加了数据获取和分析的难度。
合思方案精准破局
针对该企业面临的诸多问题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
在员工消费环节，员工进行差旅申请并经过业务审批后，可通过合思商城订购相关服务，也可以选择TMC订购。同时，会生成合思商城对账单和TMC对账单。这种方式使得消费环节更加透明，方便企业进行预算与费用对比。
在财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。线上统一开票后，系统可自动拆分结算、自动记账；如果是线下统一开票，则进行线下结算、手工记账。这一流程的优化，大大提高了财务工作的效率，也让预算与费用对比更加准确。
在档案管理环节，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请的优势，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；并且支持多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这些优势使得企业在各个环节都能更好地进行预算与费用对比。
转型成果显著凸显
该企业应用合思解决方案后，取得了显著的成果。在预算与费用对比方面，效果十分明显。
企业年度节约了200万 + 的差旅费用。从数据上看，企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员和财务人员的工作效率，还让财务入账效率提升了60%。通过对比预算与实际费用，企业能够清晰地看到费用的节约情况。
合思的解决方案实现了业财有机连接，让企业实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在预算与费用对比时，相关数据的获取和分析更加便捷和准确。
在数据采集与校验方面，合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业在进行预算与费用对比时，数据更加可靠。
企业还实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。通过预算与费用对比，企业可以直观地感受到成本的降低和效率的提升。
引领转型展望未来
合思的解决方案帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化管理，是企业财务数字化转型的有力助手。在预算与费用对比方面，为企业提供了准确、及时的数据支持，让企业能够更好地掌控财务状况。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进L5高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。在这个过程中，预算与费用对比将变得更加重要和精准。
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