合思档案：引领财务流程改进，开启数字化档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革为企业财务档案管理带来了新的挑战，企业的信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，不仅花费巨大，储存还需要大量占地空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的困境，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费时间。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。

为了解决企业在财务档案管理方面的这些痛点，合思档案应运而生。

多元方案：契合全场景档案管理需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询；档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案；费控系统可连接税务系统、OA系统、资金系统等更多系统；业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案；数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案；实物备查解决方案实现了实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。

单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据完整、真实、合规。

全能功能：护航电子会计档案全周期

合思档案的功能涵盖了电子会计档案全生命周期管理、多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。

在电子会计档案全生命周期管理方面，包括智能采集（外部生态通过规则引擎、业务映射等，内部通过EAI插件、API接口等）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、账套管理等）、档案服务（身份调查、全文检索等）和统计分析（进销项统计、资金统计等）。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板等。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。字段映射使查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

档案管理包括权限管理和精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

核心亮点：铸就卓越档案管理体验

合思档案具有诸多核心亮点，为企业财务流程改进提供了有力支持。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间限制，企业人员可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。它具备支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件的能力，拥有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，从获取环节的多渠道获取，到业务环节的上传、业务流转等，再到入账环节的财务入账、档案归档，以及归档环节的回写业务信息、发票查询辅助复核等。

显著价值：驱动企业高效发展

合思档案为企业带来了多方面的显著价值，推动了企业的财务流程改进。

显著的降本增效，让企业更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率。例如，能够实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升。

合规管理方面，符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家关于电子会计档案管理的相关政策，做到应收尽收。“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。

资源重组方面，实现企业效益最大化。连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

典型场景：满足不同角色需求

合思档案在不同角色的使用场景中都发挥着重要作用。

对于CEO/高管而言，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功案例：见证卓越成效

众多企业使用合思档案后取得了显著成效。

年单据量2.6亿的企业，原本会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示凭证总量、单据总量增加，数据加载和关联匹配时间缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数大幅增加。

共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理低效，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，手动操作耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

独特优势：奠定市场领先地位

合思档案在市场上具有独特的定位和差异化优势。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，得到了众多事业单位、央企、行业领军企业、国家试点企业的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。

获得多项资质认证，包括福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足企业对电子会计档案管理的特殊要求，如应对数电票管理要求的特殊性。

提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，具备便捷调阅、混序归集、大数据处理能力、证据链完整性检测等核心亮点，为企业提供全方位、个性化的电子会计档案管理服务。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，保障合规管理，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，持续提升产品性能和服务质量，为企业提供更加优质、高效的电子会计档案管理解决方案。

在此，我们呼吁企业抓住数字化转型的机遇，积极采用合思档案，告别传统的纸质档案管理方式，实现财务档案管理的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，让有限更有效，助力企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。如果您想进一步了解合思档案，欢迎随时联系我们，联系方式如下：[公司地点]，电话：[电话号码]，网站：[网址]。您还可以通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息，现在就可以免费试用合思档案，开启财务流程改进之旅。