在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进，宛如一辆疾驰在快车道上的列车，电子凭证全流程无纸化的新时代已然悄然降临。在这样的大背景下，企业对于财务数智化的需求如同久旱的大地渴望甘霖一般愈发迫切。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的领军者，旗下的合思档案宛如一颗璀璨的明星，助力众多企业在降本增效、合规经营的道路上一路高歌猛进。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案为企业文件保管带来的革命性变革。
好想你文件保管困境重重
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体，规模宏大，业务繁杂。然而，在企业文件保管方面，好想你却面临着诸多棘手的难题。
在传统的财务档案管理模式下，归档工作犹如一场漫长而艰难的马拉松。财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据等的一致性，每一个细节都需要反复核对，生怕出现丝毫差错。即便如此，档案遗失的情况仍时有发生，就像在茫茫大海中丢失了珍贵的宝藏，让人痛心疾首。
纸质档案的查找更是如同大海捞针一般困难。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中苦苦寻觅，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。这不仅严重影响了工作效率，还可能导致重要决策因为档案查找不及时而延误。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间；同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，人力成本居高不下。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数字化时代，数据就是企业的核心资产，如果数据丢失或损坏，将给企业带来不可估量的损失。因此，传统的管理方式已经远远不能满足企业文件保管的要求。
合思档案破局企业文件保管难题
面对好想你在企业文件保管方面的诸多难题，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为好想你量身定制了一套针对性极强的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员只需轻轻一键，就能实现档案的联查，各种相关信息如同璀璨的星辰般在眼前清晰呈现。这不仅大大提升了工作效率，还让财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来，有更多的时间和精力去专注于核心业务。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统中来回切换，查找相关的档案信息，不仅浪费时间，还容易出错。而合思档案的一键联查功能，就像一把神奇的钥匙，能够快速打开档案信息的宝库，让财务人员轻松获取所需的信息。
- 自动组装助力高效审计
在审计工作中，合思档案实现了自动组装功能，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以更加高效地开展审计工作，不再需要花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子档案的一致性。
传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理各种档案资料，然后进行逐一核对，工作量巨大且效率低下。而合思档案的自动组装功能，就像一个智能的助手，能够自动将相关的档案资料进行整理和组装，为审计人员提供清晰、准确的审计依据，大大提升了审计效率。
- 实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。当查阅者需要查阅某一份实物档案时，只需在系统中查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置，就像在黑暗中找到了一盏明亮的灯塔。
传统的实物档案管理方式，查阅者需要在档案室中来回寻找，不仅浪费时间，还容易出现档案丢失或损坏的情况。而合思档案的实物高效管理功能，就像一个精准的导航系统，能够帮助查阅者快速找到所需的实物档案，提升了档案查阅的效率和准确性。
合思方案为好想你带来显著成效
通过采用合思的企业文件保管解决方案，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案帮助好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力投入的档案归档、查找等工作，现在通过合思档案的智能化管理，变得轻松快捷。财务人员不再需要花费大量的时间和精力去处理这些繁琐的工作，工作效率得到了极大的提升。
在总部接收管理耗时方面，合思档案使好想你总部接收减少了80%的管理耗时。总部能够更加快速、准确地接收和处理各部门的档案信息，实现了信息的及时共享和高效流转。
在借阅管理方面，合思档案让好想你借阅管理减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速申请借阅档案，管理人员也能够及时审批和处理借阅申请，整个借阅流程变得更加便捷高效。
通过这些成效的积累，好想你预计每年能够减少综合成本20万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还让企业在当前经济环境下能够更加灵活地应对各种挑战。
综上所述，合思档案凭借其强大的功能和优质的服务，成功帮助好想你解决了企业文件保管的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，企业文件保管的数智化转型已经成为必然的选择。更多企业可以借鉴好想你与合思的合作模式，积极拥抱财务数智化转型，提升企业文件保管的效率和质量。
如果您的企业也想在企业文件保管方面实现突破，不妨立即联系合思。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，让我们携手开启企业文件保管数智化转型的新篇章。
