在当今企业面临复杂多变的内外部环境下，降本增效、合规经营已然成为企业经营的关键目标。在企业的日常运营中，业务出差报销管理是一项繁琐却又至关重要的工作。它不仅关乎员工的切身利益，更对企业的成本控制和合规运营有着深远影响。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的解决方案，为企业在业务出差报销及差旅管理方面带来了全新的变革。接下来，我们将通过一个实际案例，深入了解合思如何助力企业解决业务出差报销难题。
客户背景：差旅报销困境待解
这是一家颇具规模的企业，拥有数千名员工，每月的业务出差报销金额高达80万以上。其员工的出差城市极为分散，大多集中在三四线城市，甚至不乏县镇级的偏远地区。
在未使用合思商城之前，该企业的业务出差报销流程让员工和财务都苦不堪言。员工出差需要自己先垫资，回来后再进行报销。然而，在那些偏远地区，开发票成了一大难题。很多时候，员工无法获取正规发票，只能选择替票或者开销票来完成报销。这种情况不仅增加了员工的负担，也使得企业的差旅成本缺乏有效的合规管控。
随着疫情放开，酒店价格普遍上涨。原本符合差旅标准的酒店，如今很多都超出了预算，员工不得不自己垫付差价。这导致员工的负面情绪高涨，工作积极性受到影响。同时，企业的差旅成本也在不断攀升，成本控制面临着巨大的压力。业务出差报销问题，如同一块沉重的石头，压在企业和员工的心头。
解决方案：打造报销管理新生态
- 激励政策激发节约意识
合思为该企业量身定制了一系列全面的解决方案。首先是合思商城的“合力省”政策。企业签约后，合思会赠送与产品费同额的消费抵扣券，其中50%用于员工业务出差报销的激励。
当员工在业务出差时，选择低价酒店、低价机票，就可以根据一定比例折合成奖励金，获得10 – 100元不等的消费红包。这一政策极大地激发了员工的节约意识。员工们在选择出差住宿和交通时，会更加主动地寻找性价比高的选项，既为自己节省了开支，也为企业降低了差旅成本。业务出差报销不再是一件让员工头疼的事情，反而成为了一种可以获得额外奖励的机会。
- 全流程打通实现免垫资合规报销
合思商城的另一大亮点是打通了申请 – 消费 – 对账 – 开票的全流程。在这个新的流程下，员工业务出差无需再垫资，消费即合规。员工只需在合思商城上完成出差申请，系统会自动根据企业的差旅标准进行审核。在消费环节，员工直接使用合思提供的支付方式进行结算，无需自己先掏钱。
对于财务人员来说，对账工作变得省心省事。系统会自动对每一笔消费进行记录和核对，杜绝了替票、虚假报销、重复报销等情况的发生。业务出差报销的整个流程变得更加透明、高效，大大提高了财务工作的准确性和效率。
- 流程自动化提升补贴计算效率
除了上述措施，合思还通过流程自动化来优化业务出差报销流程。利用先进的流程引擎，实现了差旅补贴的自动化计算。
企业可以通过工作流的可视化计算规则配置，自由定义不同业务出差场景下的补贴计算规则。例如，对于不同级别的员工、不同的出差地区、不同的出差时长，都可以设置不同的补贴标准。同时，通过工作流的可视化活动编排，企业还可以自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。
这种自动化的补贴计算方式，不仅提高了计算的准确性，还大大节省了员工和财务人员的时间和精力。员工无需再手动计算补贴金额，财务人员也无需再花费大量时间进行审核和核算。业务出差报销的补贴计算变得更加科学、合理、高效。
成果展示：报销管理成效显著
- 激励政策带来成本降低与满意度提升
在合思“合力省”政策的激励下，企业的业务出差报销成本得到了有效控制。酒店单晚房费单价平均降低了37.8元，月酒店GMV环比下降了8.7%，超标订单数降低了32%。
员工们在业务出差时，更加积极地寻找性价比高的酒店和机票，不仅为企业节省了开支，自己还能获得消费红包。这使得员工的满意度大幅提高，工作积极性也随之提升。业务出差报销不再是一种负担，而是成为了一种激励员工的手段。
- 流程自动化提升报销效率与体验
流程自动化的实施，让企业的业务出差报销效率得到了质的飞跃。员工报销满意度提升了78%，差旅补贴手工报销减少了92%，会计审核时间节省了71%。
员工们再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，只需要在系统上简单操作，就能完成业务出差报销。财务人员也从繁重的审核工作中解脱出来，可以将更多的时间和精力投入到企业的财务管理和分析中。
- 合规管控确保报销规范
合思商城打通全流程的举措，让企业的业务出差报销更加合规。财务对账更加省心，不合规报销情况得到了有效杜绝。企业的差旅成本得到了合理控制，避免了不必要的浪费和风险。
通过合思的解决方案，企业在业务出差报销及差旅管理方面取得了显著的成效。不仅降低了成本，提高了效率，还提升了员工的满意度和企业的合规运营水平。
合思的解决方案为企业在业务出差报销及差旅管理方面带来了显著的成效，不仅帮助企业降低了成本，提高了效率，还提升了员工的满意度。在未来，随着企业面临的挑战不断变化，合思将继续凭借其先进的技术和创新的解决方案，为企业提供更优质的服务。如果您的企业也面临着类似的业务出差报销及差旅管理难题，不妨立即免费试用合思的产品，开启降本增效的新征程。
