在当今数字化浪潮风起云涌的时代，电子凭证的数字化转型宛如一颗璀璨的明珠，成为企业财务数智化进程中不可或缺的关键环节。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技先锋，凭借其先进卓越的技术和丰富深厚的实践经验，宛如一位技艺精湛的工匠，助力众多企业在财务数字化转型的道路上披荆斩棘，实现华丽转身。接下来，就让我们以某知名头部数字阅读品牌为例，一同深入探寻合思的解决方案及其所创造的显著成效，感受合规性文件管理在其中发挥的重要作用。
数字阅读巨头的管理困局
该知名头部数字阅读品牌在财务管理领域犹如陷入了一片荆棘丛林，面临着重重挑战。其数据犹如散落的珍珠，分散在内部多个系统之中，业务流程恰似断裂的链条，数据整合困难重重。这就导致费用管控如同脱缰的野马，无法有效落地，预算超标情况频繁上演，合规性文件管理更是难上加难。
每个财务月，该企业均需处理单据量达500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都要经历打印粘贴的繁琐工序，财务人员仿佛陷入了一个低价值、机械性工作的漩涡，长期在其中苦苦挣扎，人效极为低下，合规性文件管理的效率也受到严重影响。
全业务数据都需要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这就如同一场纸张的“饕餮盛宴”，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务人员在借阅历史资料时，就像在茫茫大海中寻找一颗针，需要在海量纸质文件中翻找，这种低效的管理方式根本无法适应企业快速扩张的需求，合规性文件管理也因此受到极大的阻碍。
合思解锁业财平台建设密码
合思针对该企业的困境，精心打造了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，犹如一把神奇的钥匙，助力企业完成业财平台建设，为合规性文件管理带来了新的希望。
在消费环节，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，就像一个贴心的管家，让员工无需垫资、无需报销。员工可以专注于工作，无需再为繁琐的报销流程而烦恼，合规性文件管理也在这个环节得到了初步的优化。
在入账环节，合思实现了自动记账，财务准确性达到了审计通过的标准，完全符合上市要求。财务及时性更是得到了显著提升，结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计能达到T + 5。这就如同给财务工作装上了一个加速器，让财务人员能够更加高效地完成工作，同时也为合规性文件管理提供了坚实的保障。
在归档环节，合思形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。企业的合规性文件管理从此告别了传统的纸质时代，进入了数字化的新纪元。通过数字化的管理方式，档案的存储更加安全、便捷，调阅更加高效、准确。
合思方案带来的多重变革
通过应用合思的解决方案，该企业取得了显著的成果，在合规性文件管理方面也实现了质的飞跃。
- 增效：开启高效办公新时代
合思的解决方案让企业实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费时间进行单点沟通，就像给财务工作搭建了一个高速信息通道，让信息传递更加及时、准确。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，将更多的精力投入到核心业务中，合规性文件管理的效率也得到了极大的提升。
形成财务数字档案室后，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。员工在需要查阅合规性文件时，只需轻点鼠标，就能快速找到所需文件，大大节省了时间和精力。
- 降本：打造成本节约新模式
合思的解决方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，就像一个精准的预算控制器，让企业的费用支出更加合理、可控。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了企业的运营成本。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，让企业的运营更加环保、绿色。此外，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，企业可以将节省下来的空间用于更有价值的业务发展，合规性文件管理也在这个过程中实现了成本的有效控制。
- 合规：筑牢合规管理防火墙
合思的解决方案在合规性文件管理方面发挥了重要作用。发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，就像一个严格的守门人，防止不合规的发票进入企业的财务系统。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，让企业的资金流动更加透明、安全。
保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，确保合规性文件的完整性和安全性。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业在合规性文件管理方面无后顾之忧。
合思的解决方案帮助该知名头部数字阅读品牌成功解决了财务管理中的诸多痛点，实现了财务全流程数字化闭环，为合规性文件管理提供了全方位的支持。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续发挥其技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务。
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