在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中,电子会计档案管理已然成为企业提升财务效率、降低成本、确保合规的关键一环。随着数电票的迅猛扩张,企业在电子会计档案管理方面遭遇了全新挑战,传统的纸质档案管理方式宛如老旧的帆船,难以在数字化的汪洋大海中破浪前行。北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案,恰似一艘先进的巨轮,作为领先的单套制电子会计档案管理平台应运而生,为企业提供了全面且高效的解决方案,尤其在合规性文档存储方面表现卓越。
数电浪潮下档案管理困局
在数电票快速席卷市场的大背景下,企业在档案管理领域面临着重重难题。从政策层面来看,电子发票的接收已具备合法合规性,但数电票管理要求的特殊性,使得企业急需专业的电子会计档案管理平台来应对。
在纸电混合的时代,企业不同角色面临着各自的困境。企业高管宛如在迷雾中航行的船长,面临着纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用的难题。大量的纸质档案不仅占用了宝贵的物理空间,还耗费了巨额的存储和管理成本。而且,这些数据分散在各个纸质文档中,难以进行有效的整合和分析,无法为企业决策提供有力支持。
财务人员则如同陷入泥沼的行者,被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰。每天面对堆积如山的发票、凭证等档案,需要花费大量的时间和精力进行整理、分类和归档,工作效率极低。
业务人员也被繁琐的报销流程折磨得苦不堪言。每一次报销都需要填写大量的表格,提交各种纸质单据,经过层层审批,整个过程不仅耗时耗力,还容易出现错误和延误。
同时,传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸张、存储设备、人力等方面的支出;隐形成本则体现在数据难以共享、检索困难等方面;而合规风险则是由于纸质档案容易丢失、损坏、篡改等,难以满足国家相关政策和法规的要求。在合规性文档存储方面,传统方式更是力不从心。
合思档案全方位破局之策
合思档案并非仅仅是一款普通的电子档案管理产品,而是管理与服务的完美融合。它针对不同角色,提供了全方位、个性化的解决方案,为企业的合规性文档存储带来了新的曙光。
对于CEO/高管而言,合思档案就像是一位睿智的参谋,能够沉淀数据资产、保障合规管理、提升财务档案利用效率,助力企业决策数智化、降本增效。通过合思档案,企业可以将各类档案数据进行集中存储和管理,形成宝贵的数据资产。这些数据可以为企业决策提供有力支持,帮助企业更好地把握市场动态,制定科学合理的发展战略。同时,合思档案严格遵循国家相关政策和法规要求,保障档案的合规性,降低企业的合规风险。
对于归档员/财务人员来说,合思档案是一位得力的助手,能提高工作效率、实现档案数据同源、轻松完成档案管理。合思档案可以自动识别和分类各类档案数据,实现档案的自动归档,大大减少了人工操作的工作量和错误率。同时,它还可以实现档案数据的同源管理,确保数据的一致性和准确性。
对于外部审计人员,合思档案则是一座便捷的信息宝库,可实现档案外审在线化、一键查询借阅、减少重复沟通。审计人员可以通过合思档案在线查询和借阅所需的档案资料,无需再到企业现场进行繁琐的查阅和复印工作,大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案及六大场景解决方案,广泛连接业财系统,实现各类档案的自动匹配、应收尽收。在合规性文档存储方面,它能够确保企业的各类文档都能得到妥善的管理和存储,满足企业在不同场景下的需求。
合思档案核心功能与显著优势
合思档案具有众多强大的核心功能和显著优势,在合规性文档存储方面表现出色。
其功能模块涵盖发票、单据、凭证、账簿等多个方面,提供大数据解决方案、档案扩展解决方案等。通过先进的大数据技术,合思档案可以对海量的档案数据进行深度分析和挖掘,为企业提供有价值的决策信息。同时,它还支持档案的扩展管理,满足企业不断增长的档案存储需求。
合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点,实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。用户可以通过系统随时随地调阅所需的档案资料,无需打印纸质文档,既方便快捷,又环保节能。而且,它可以对混序的档案数据进行自动归集和整理,无需人工进行繁琐的组装工作,大大提高了工作效率。
其优势包括广泛连接的能力,可连接各类异构业财系统。合思档案就像是一座桥梁,能够将企业内部的各个业务系统和财务系统连接起来,实现数据的共享和流通。通过与这些系统的集成,合思档案可以自动获取各类档案数据,实现档案的自动归档和管理。
100%自动归档,减少人工介入。合思档案可以对企业的各类档案数据进行自动识别、分类和归档,无需人工进行干预,大大提高了工作效率和准确性。
符合国家政策要求,保障档案合规。合思档案严格遵循国家相关政策和法规要求,对档案数据进行加密存储和管理,确保档案的安全性和合规性。
灵活承接、持续迭代,满足接收管理数电票的能力并及时应对变化。随着数电票的不断发展和变化,合思档案可以及时进行升级和优化,满足企业在数电票管理方面的需求。
此外,合思档案还拥有“四性检测+业务检测”双模式检测方案,保障归档数据真实、完整、安全、可用。通过对档案数据的真实性、完整性、安全性和可用性进行检测,合思档案可以确保企业的档案数据质量,为企业的决策提供可靠的依据。
合思档案多元应用场景与成功案例
合思档案在不同企业类型和场景中都有成功的应用案例,充分证明了其在合规性文档存储方面的卓越能力。
在客户名录中,涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等。这些不同类型的企业都选择了合思档案,足以说明合思档案的可靠性和适用性。
客户心声中,海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思档案给予了高度评价。他们表示,合思档案帮助企业解决了档案管理中的诸多难题,提高了工作效率,降低了成本,实现了财务无纸化、低碳发展和数字化转型。
多个客户案例展示了合思档案的实际效果。例如,一家年单据量2.6亿的企业,通过合思档案实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。合思档案将企业的业务系统和财务系统进行了集成,实现了数据的实时共享和流通。同时,它还对企业的档案管理流程进行了优化和精简,提高了工作效率,降低了成本。
集团型企业通过合思档案实现了档案管理标准化落地。合思档案为集团型企业提供了统一的档案管理平台,实现了档案数据的集中存储和管理。同时,它还制定了一套标准化的档案管理流程和规范,确保了集团内部各个子公司的档案管理工作的一致性和规范性。
多系统数据互联的企业通过合思档案统一了储存、完善了业务证据链、实现了数据共享和全生命周期管理。合思档案可以将企业内部的多个业务系统和财务系统连接起来,实现数据的共享和流通。同时,它还可以对企业的业务证据链进行完善和管理,确保企业的业务活动有充分的证据支持。
中国最大的K12民办教育集团之一则通过合思档案简化了会计管理流程、提高了工作效率。合思档案为该教育集团提供了一套完整的电子会计档案管理解决方案,实现了档案的自动归档和管理。通过与财务系统的集成,它可以自动获取各类会计凭证和报表,无需人工进行录入和整理,大大提高了工作效率。
无论是政策推动、合规要求,还是企业降本增效的需求,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的实践经验,能够帮助企业解决档案管理痛点,实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。在合规性文档存储方面,合思档案更是表现卓越,为企业提供了可靠的保障。
如果您也想提升企业的档案管理水平,实现合规性文档存储的数字化变革,不妨拨打400 – 105 – 6505与我们联系,或访问www.hosecloud.com了解更多信息,还可以免费试用合思档案,开启数字化管理之旅。