在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于高效财务管理的需求日益增长。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思为其量身定制的财务数字化解决方案，不仅成功解决了企业面临的诸多财务难题，还显著提升了企业的效率与效益，为企业出差管理规范带来了全新的变革。
客户简介：电源行业的上市先锋
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角。作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源始终专注于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块。凭借卓越的产品品质和技术实力，动力源成为了多家国际知名企业的设备主流供应商，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的领先地位。
业务背景与痛点：传统管理模式的困境
动力源业务规模庞大，拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国分布着30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。其组织架构涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
在这样复杂的业务背景下，动力源面临着一系列传统管理模式带来的痛点。大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。多系统操作体验差，手工录入难以保证合规性；系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后；业务覆盖面广，报销模式复杂多样；组织架构复杂，各主体流程繁琐。
员工报销周期漫长，申请单需在不同系统间频繁切换提交，报销数据需财务人员手工录入，发票验真、查重也只能依靠手工操作，假票、错票、重票情况时有发生。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量时间。
系统对预算执行缺乏有效控制，预算与业务未能紧密链接，事后管控常常出现超标情况，这无疑增加了公司的经营成本。对公付款与合同管理脱节，票款进度难以把控，无法实时监控合同的付款和回票进度。集团化管理下，发票人工校验、账务处理工作量巨大，财务审核负担沉重，财务人员的价值感也随之降低。企业出差管理规范在这样的环境下难以有效落实。
解决方案：合思带来的数字化变革
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系统集成：打通数据壁垒
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控系统对接，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据流转的壁垒，为企业出差管理规范提供了数据支撑。 -
无需报销：简化报销流程
业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这不仅极大地简化了报销流程，还提升了员工的使用体验，使企业出差管理规范更加便捷高效。 -
强大的系统连接能力：加速业务处理
合思采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的障碍。待审批信息自动同步至各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为企业出差管理规范的执行提供了技术保障。 -
预算管控：实现全程监控
合思整合第三方管控逻辑，实现了跨系统预算管理。通过单据信息的转换，按法人实体、成本中心、费用科目等维度，在第三方系统内进行预算校验，并返回校验结果。未超标默认继续审批，超预算则实时预警。这一举措实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，让企业出差管理规范更加科学合理。 -
对公付款：合同管理智能化
合思建立了合同管理台账，通过API写入OA系统合同信息，实时统计付款和回票进度。合同台账支持“跨法人报销”，历史合同和新合同多版本并存便于追溯，还能进行多维度条件筛选，智能关联合同信息，满足了企业多样化的业务需求，进一步完善了企业出差管理规范。 -
发票智能校验：提高识别效率
合思费控系统支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣等多种功能，以及多种发票使用规范，大大提高了发票识别效率，降低了财务人员的工作压力，保障了企业出差管理规范的准确性。 -
自动生成凭证：告别手工操作
合思通过标准EAI插件对接ERP系统，自动生成财务凭证，无需人工操作。这不仅提高了财务工作的效率，还减少了人为错误，使企业出差管理规范更加严谨。
实施过程：携手共进，成功上线
在项目实施过程中，合思项目经理周晓培面临着项目要求高、时间要求紧的巨大压力。但他克服了重重困难，与动力源的关键用户紧密合作，共同完成了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。在双方高层领导的高度重视和项目组成员的共同努力下，项目于2021年5月1日在7家公司成功上线，为企业出差管理规范的实施奠定了坚实基础。
取得的成果与效益：效率与体验双提升
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效率大幅提升
应用合思财务数字化解决方案后，动力源的报销效率提升了300%，报销周期从原来的4周缩短至1周以内，人员成本节约了约50%。这一显著的变化不仅提高了企业的运营效率，还降低了企业的成本，使企业出差管理规范得到了有效落实。 -
员工体验改善
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工更加专注于工作，企业出差管理规范更加人性化。 -
财务工作减负
财务人员审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，企业出差管理规范更加科学有效。 -
管理决策优化
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使企业出差管理规范更加全面。
客户评价与反馈：高度认可，携手未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也为企业出差管理规范的持续优化提供了动力。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务难题，不妨选择合思的财务数字化解决方案。合思将以专业的服务和先进的技术，为您的企业降本增效、合规经营和低碳运营提供有力支持。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务数字化转型之旅，让企业出差管理规范更加完善！
