在当今数字化浪潮中，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。一家知名头部数字阅读品牌，在使用合思的电子档案管理系统后，取得了显著的成效，实现了财务的高效管理与数字化转型，这一成功案例值得众多企业借鉴。
客户背景与挑战：数据困局下的财务难题
该知名头部数字阅读品牌在业务快速发展的过程中，遭遇了一系列财务管理方面的困境。
首先，数据分散问题严重。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂。这使得数据整合变得异常困难，费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均要处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。
其次，纸张浪费巨大。全业务数据均需打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
解决方案概述：合思电子档案管理系统的智慧之策
面对该客户的诸多难题，合思为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，电子档案管理系统在其中发挥了核心作用，助力企业完成业财平台建设。
这一方案保障了财务准确性，使其符合上市要求。同时，大大提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，到年底预计能达到T + 5。电子档案管理系统将消费、入账、归档等环节有机整合，实现了业财数据的无缝对接，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
成效与成果：电子档案管理系统的多维价值
- 增效：提升效率的利器
电子档案管理系统让企业实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。在档案整理方面，它消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，大大提升了档案整理效率。
系统形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，使得实物档案查找效率大幅提升。企业再也不用为在海量纸质文件中寻找资料而烦恼，一切都变得更加高效便捷。
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降本：节约成本的能手
在成本控制方面，电子档案管理系统减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额情况。它减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。企业在实现高效管理的同时，也降低了运营成本。 -
合规：保障合规的卫士
电子档案管理系统具备发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。它保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在合规经营的道路上更加稳健。 -
先进：引领数字化转型的先锋
该系统灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，让费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。而且，它紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在数字化浪潮中占据领先地位。
客户反馈：认可与赞誉
该企业对合思的电子档案管理系统给予了高度认可。他们表示，该系统降低了差旅成本和档案管理成本，提升了财务管理效率。企业的财务人员从繁琐的工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。这一系统的应用，为企业的发展注入了新的活力。
未来合作与展望：深化业财融合之路
未来，建议该企业进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，借助电子档案管理系统释放数据价值，加深业财融合。电子档案管理系统蕴含着丰富的数据资源，通过对这些数据的深入挖掘和分析，企业可以更好地了解自身的财务状况和业务运营情况，为决策提供更有力的支持。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型势在必行。合思的电子档案管理系统已经帮助众多企业解决了财务难题，实现了高效管理。如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨选择合思的电子档案管理系统，开启免费试用，共同开启财务数字化转型之旅，让企业在数字化时代焕发出新的生机与活力。
