在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化发展的必由之路。在这片充满机遇与挑战的领域中，合思脱颖而出，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其功能强大的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业成功破解了财务档案管理的重重难题。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案如何助力企业在电子费用报销等方面实现降本增效。
红枣巨头的财务困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，旗下员工超过1000人，全国门店数量多达400余家。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了制约其进一步发展的瓶颈。
随着企业规模的不断扩大，财务归档工作变得愈发繁琐。大量的费用报销单据、凭证等需要人工整理和归档，不仅耗时费力，而且容易出现错误。在查找档案时，更是如同大海捞针，财务人员往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找所需信息，严重影响了工作效率。
同时，传统的纸质档案管理方式成本高昂。纸张、存储设备、人力等方面的投入不断增加，给企业带来了沉重的负担。而且，在电子费用报销过程中，由于缺乏有效的管理手段，还存在着合规性风险，一旦出现问题，可能会给企业带来不必要的损失。
合思档案的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司的财务困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
- 打破数据壁垒 提升报销效率
在传统的财务报销流程中，各个系统之间的数据无法实现实时共享，导致财务人员在处理电子费用报销时需要在多个系统之间切换，工作效率低下。合思档案打破了这一数据壁垒，实现了数据同源。通过与企业现有的财务系统、业务系统等进行对接，将所有相关数据整合到一个平台上。
财务人员在进行电子费用报销时，只需在合思档案平台上一键联查，即可获取所需的所有信息，包括费用明细、审批流程、报销凭证等。这不仅大大缩短了报销时间，还提高了报销的准确性和透明度。同时，员工在提交电子费用报销申请时，也能够更加便捷地查看报销进度，提高了员工的满意度。
- 智能审计助力合规报销
审计是企业财务管理中的重要环节，对于确保电子费用报销的合规性至关重要。合思档案以档案数据为标准，实现了自动组装审计报告。在审计过程中，系统能够自动对报销数据进行分析和比对，发现异常情况及时预警。
通过这种方式，大大提高了审计效率，减少了人工审计的工作量。同时，也能够有效防范合规风险，确保企业的电子费用报销符合相关法律法规和企业内部规定。在进行内部审计和外部审计时，合思档案能够快速生成准确的审计报告，为企业的财务管理提供有力支持。
- 虚实结合 高效管理实物档案
在电子费用报销过程中，除了电子档案的管理，实物档案的管理也不容忽视。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的完美匹配。
每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，财务人员可以快速获取该档案的详细信息，包括档案名称、存储位置、关联的电子费用报销信息等。同时，虚拟档案库房能够对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。在需要查阅实物档案时，财务人员可以通过系统快速定位档案位置，提高了档案的查找效率。
显著成效见证实力
经过一段时间的实施，合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的电子费用报销和档案管理工作，现在通过合思档案平台的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。员工在提交电子费用报销申请后，能够更快地得到审批和报销，提高了工作效率。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案平台的集中管理，总部能够实时获取各部门的电子费用报销信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，也能够更好地对企业的财务状况进行监控和管理。
借阅管理耗时减少了67%。在传统的档案管理模式下，借阅档案需要填写大量的表格和审批流程，耗时较长。而合思档案平台实现了借阅管理的电子化，员工可以通过系统在线申请借阅档案，审批流程更加便捷，大大缩短了借阅时间。
预计每年减少综合成本20万元。这不仅包括人工成本的降低，还包括纸张、存储设备等方面的成本节约。通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司在电子费用报销和档案管理方面实现了降本增效，提升了企业的竞争力。
开启财务数智化新征程
合思档案凭借其先进的技术和创新的解决方案，切实帮助企业解决了财务档案管理的难题，在电子费用报销等方面实现了降本增效。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化和完善产品功能，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可以免费试用，开启财务数智化转型之旅。让合思档案助力您的企业在电子费用报销和财务管理方面取得更大的突破。
