在当今数字化浪潮风起云涌的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业提升财务管理效率、迈向绿色可持续发展的关键一步。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，以其创新的解决方案，在众多企业的财务数字化转型之路上扮演着重要角色。下面，我们以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入探寻合思在纸质文档数字化领域的卓越成效。
教育品牌的纸质文档管理困境
该教育服务品牌在发展过程中，面临着诸多与纸质文档管理相关的难题。
企业的业务和财务系统繁多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛。数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档更是占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，使得档案资产的利用率极低。在这样的情况下，企业的财务管理效率受到了极大的制约，纸质文档数字化转型迫在眉睫。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为纸质文档数字化带来了新的转机。
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广泛连接异构系统实现档案尽收
档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA 以及其他各类系统。通过 40 多种自动封装接口，合思广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，就能实现档案的应收尽收。接口传输方式多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，确保了数据的全面收集。 -
强大自动归档功能提升管理效能
自动归档功能犹如一位智能管家，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄，外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到妥善管理。 -
规则引擎与数据调阅优势尽显
合思拥有强大的规则引擎，可自定义搭建，能够适应企业多样化的管理需求。亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，为企业的财务管理带来了极大的便利。
合思方案带来的显著效益提升
通过应用合思的解决方案，该企业在纸质文档数字化方面取得了显著的成效。
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线上单套制管理简化流程
该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让企业的财务管理更加便捷。 -
成为标杆企业提升管理效能
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91% 以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。 -
节约成本助力可持续发展
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
纸质文档数字化是企业财务数智化转型的重要一环。合思的解决方案不仅帮助该教育服务品牌解决了财务数字化转型中的难题，还为企业带来了显著的效益提升。在未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥其技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
