在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证的广泛应用正引领着企业财务管理的深刻变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为了企业财务管理的“绊脚石”。传统纸质档案管理更是弊端丛生，以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。纸质档案查找慢，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，并且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决电子凭证档案管理难题提供了有力支持。
数智领航：合思档案破局之道
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其深厚的技术积累和行业经验，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台可实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，让企业彻底告别繁琐的纸质档案管理。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过合思档案，企业能够实现财务流程的自动化和智能化，有效提升发票处理效率，降低管理成本。
功能探秘：合思档案核心亮点
合思档案拥有强大的功能蓝图，为企业提供便捷、高效、安全的电子会计档案管理体验。
1. 便捷调阅不打印，混序归集免组装：合思档案打破了传统档案管理的局限，实现了电子会计档案的便捷调阅，无需打印纸质文件。同时，混序归集功能让档案整理更加轻松，无需繁琐的组装过程。
2. 全生命周期管理：合思档案涵盖了电子会计档案的智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等全生命周期管理环节。在智能采集方面，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了档案的高效采集。预归档服务集成了规则引擎、元数据服务等，确保档案的准确性和规范性。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了全方位的档案管理保障。档案服务则为企业的审计、项目管理、统计分析等提供了有力支持。
3. 档案采集：具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点。开放式接口互联让企业能够与各种外部系统进行无缝对接，实现档案的自主采集。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，提高了档案采集的效率和准确性。
4. 档案制档：能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。智能关联和自动组装功能让档案制档更加便捷，四性检测和业务检测确保了档案的质量和合规性，自定义版式文件满足了企业个性化的需求。
5. 档案管理：可精准权限管控·档案目录灵活扩展，进行水印管理·档号符合国标要求。精准权限管控确保了档案的安全性，档案目录灵活扩展满足了企业不断发展的需求。水印管理和符合国标要求的档号，提高了档案的规范性和可追溯性。
6. 档案利用：支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索和一站式预览功能让档案查找更加便捷，在线借阅和异构系统联查提高了档案的利用效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据，实现了实物档案和电子档案的统一管理。
效益彰显：使用合思档案的收益
企业使用合思档案能够获得显著的收益。
1. 自动化归档告别重复性工作：合思档案实现了电子凭证的自动化归档，告别了传统的手工归档方式，大大减少了重复性工作，提高了工作效率。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
2. 档案利用便捷高效：通过合思档案，企业可以实现档案的实时调阅和精准查找，无需受时间和空间的限制。多维检索和一站式预览功能让档案利用更加便捷高效，为企业的决策提供了有力支持。
3. 档案数据同源，透明流转：合思档案确保了档案数据的同源性和透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时掌握财务数据的动态，及时发现问题并采取措施加以解决。
4. 成本节约：以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
场景聚焦：合思档案典型应用
合思档案在电子凭证的开具端、接收端和财务档案归档端都有广泛的应用场景。
1. 电子凭证开具端：涉及国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。合思档案能够与这些开具端系统进行无缝对接，实现电子凭证的自动采集和处理，提高发票处理效率。
2. 接收端：包括企业OA的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联的接口直联、原文/文件上传，随手记录发票的提交付款单据、结构化文件归档存储等。合思档案提供了多种接收方式，满足了企业不同的业务需求，确保电子凭证的准确接收和及时处理。
3. 财务档案归档端：有电子凭证池（结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控）、预档案台、智能档案等场景。合思档案通过这些场景，实现了电子凭证的自动化归档和管理，提高了财务档案的管理水平。
案例见证：合思档案客户成功实践
众多企业通过使用合思档案，实现了财务数智化转型，取得了显著的成效。
1. 好想你健康食品股份有限公司：使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司提高了财务管理效率，降低了管理成本。
2. COMMUNE幻师：上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案为COMMUNE幻师带来了显著的经济效益和管理效益。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案以其卓越的性能和优质的服务，赢得了广大客户的信赖和好评。
如果您的企业也面临着电子凭证档案管理的难题，希望提升发票处理效率，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷和高效。
