在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。海亮教育科技服务集团作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，在财务数字化转型的道路上迈出了坚实且成功的一步。借助合思档案，海亮教育取得了令人瞩目的成效。档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。同时，自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度，广泛连接业务、财务异构系统，实现了档案应收尽收。这一系列成果，让我们看到了合思档案在助力企业财务数字化转型方面的强大实力，也引发了我们对其背后故事的浓厚兴趣。
海亮教育：传统财务档案管理的困境
海亮教育科技服务集团致力于成为全球优质教育服务的引领者，业务广泛且深入。然而，随着企业的不断发展，传统的财务档案管理模式逐渐成为了发展的掣肘。
企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据之间难以互通。这就导致结构化数据的提取变得异常困难，财务人员在处理电子发票时，不仅要花费大量时间进行打印、查重、验伪，还造成了纸张的极大浪费。
实物档案资料的存储更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不设置专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，给企业带来了较大的风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。智能检索系统在这样的困境中，显得尤为重要，它可以帮助企业快速、准确地找到所需的档案信息，提高工作效率。
合思方案：精准破局财务档案难题
针对海亮教育面临的这些问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 多元数据来源，夯实档案基础
合思的档案数据来源丰富多样。一方面，通过先进的OCR技术，自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行有效的管理。另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。这样，无论是电子档案还是实物档案，都能得到妥善的管理，为智能检索系统提供了丰富的数据基础。
– 明确管理范围，规范档案秩序
合思明确了会计类档案管理的范围。内部的各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录，都被纳入到管理体系中。这使得档案管理更加规范有序，为智能检索系统的高效运行提供了保障。
– 自动归档机制，确保信息有序
合思实现了自动归档功能。根据预设规则，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。财务人员无需手动进行繁琐的归档操作，大大提高了工作效率。同时，有序的档案信息也便于智能检索系统进行快速检索。
– 自助OA与集成功能，助力企业运营
合思还为海亮教育提供了自助OA，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。集成金蝶EAS财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。这不仅提高了企业的运营效率，也为智能检索系统在企业运营中的应用提供了更广阔的空间。
显著成效：开启财务高效新时代
合思的解决方案为海亮教育带来了显著的成效。
– 效率提升：档案整理匹配大提速
档案整理匹配效率提升了90%，这意味着财务人员可以在更短的时间内完成档案的整理和匹配工作。智能检索系统在其中发挥了重要作用，它可以快速定位所需的档案信息，减少了人工查找的时间和工作量。极大地提高了财务工作的整体效率，让财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 成本降低：存储空间与打印成本双降
存储空间减少72%，企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼。同时，每年纸张打印成本节约3万元，体现了明显的成本节约。智能检索系统使得企业可以更加高效地利用电子档案，减少了对纸质档案的依赖，从而降低了存储成本和打印成本。
– 人力优化：财务人力配置更合理
财务人力减少3人，进一步优化了企业的人力配置。智能检索系统的应用，使得财务人员的工作更加高效，减少了不必要的人力投入。企业可以将节省下来的人力投入到更重要的业务领域，提升企业的整体竞争力。
海亮反馈：高度认可合思服务价值
海亮教育对合思的服务给予了高度评价。
– 技术升级：接口增加与集成度提升
自动封装接口数量增加40多个，降低了开发成本并提高了集成度。智能检索系统在这样的技术环境下，可以更好地与业务、财务异构系统进行连接，实现数据的共享和交互。让企业在技术层面受益，为企业的数字化转型提供了有力的支持。
– 数据完整：异构系统连接与档案尽收
广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收。这保证了数据的完整性和准确性，智能检索系统可以获取到全面的档案信息，为企业的决策提供更可靠的依据。无论是业务数据还是财务数据，都能在智能检索系统中得到有效的管理和利用。
– 管理便捷：自动组装与多向网状结构
自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构。方便了档案的管理和利用，智能检索系统可以根据用户的需求，快速找到相关的档案信息，并提供便捷的借阅服务。企业可以更加高效地利用档案资源，提升企业的管理水平。
– 利用高效：多维度查询与电子借阅
档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效。提高了档案的利用效率，智能检索系统可以从多个维度对档案信息进行查询，满足不同用户的需求。电子借阅方式使得档案的借阅更加便捷，减少了借阅时间和成本。
未来展望：携手共创财务数智化未来
合思不断升级和完善电子会计档案管理平台，未来有望为海亮教育提供更先进、更全面的财务数智化服务。随着海亮教育的不断发展，双方可以进一步深化合作，共同探索更多的业务场景和应用模式，实现互利共赢。智能检索系统也将在双方的合作中不断优化和升级，为企业的财务数智化转型提供更强大的支持。
海亮教育科技服务集团的成功案例证明了合思在财务数智化领域的强大实力和卓越服务。如果你也想实现企业的降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思，让有限更有效。现在，你可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用合思的智能检索系统，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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