在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为大势所趋。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。
然而，传统报销模式下的会计凭证却面临着诸多困境。“接收难、入账难、归档难”如同三座大山，压得财务人员喘不过气来。大量的纸质档案管理不仅对空间和人力有着极高的要求，成本居高不下，而且无法保证电子原文件的长期保存，数据安全和可用性也难以得到保障，根本无法满足现代化管理的要求。
在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例所发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的电子会计档案数字化转型提供了宝贵的经验和方向。
全链贯通：合思档案解决方案全景呈现
合思档案犹如一座坚固的桥梁，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。
从电子会计凭证的开具端来看，它的覆盖范围极为广泛。国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的电子回单、电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等，都能被合思档案轻松纳入管理范畴。
在接收端，合思档案提供了多种灵活的接收方式。企业OA可以通过电子邮件接收并进行原文附件存档；接口直联功能则支持接口直联、原文/文件上传；员工还能通过随手记录发票的方式，提交付款单据并进行结构化文件归档存储。
电子凭证业务应用环节涵盖了接收、验签、解析、报销、入账等重要步骤。而在财务档案归档端，合思档案构建了一套完善的管理体系。电子凭证池拥有结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等功能，同时还有预档案台和智能档案，确保档案管理的高效与安全。
通过对接标准工具包，合思档案实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储。同时，四性检验与业务校验机制保证了档案原生存储的安全合规，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，极大地提升了财务档案管理能力，助力企业实现财务档案的数字化转型。智能检索系统在这个过程中发挥着关键作用，能够快速准确地定位和调取所需的电子凭证和档案信息，提高了工作效率和管理水平。
多维优势：合思档案核心功能深度剖析
合思档案具有众多令人瞩目的核心功能与优势，宛如一颗璀璨的明珠，在电子会计档案管理领域闪耀着独特的光芒。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期的智能化管理。这一管理过程涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联和自主采集的方式，大文件自动切割，数电票自动化解析。智能检索系统能够快速识别和采集各类电子凭证信息，确保信息的准确和完整。外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，都能为档案采集提供强大的支持。
档案制档环节实现了智能关联和自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。智能检索系统可以帮助快速匹配和关联相关的凭证和档案，提高制档的效率和准确性。通过严格的检测机制，保证了档案的质量和合规性。
档案管理方面，合思档案具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的功能。水印管理和档号符合国标要求，确保了档案的安全性和规范性。智能检索系统可以根据不同的权限设置，为不同的用户提供精准的档案检索服务。
在档案利用方面，合思档案提供了多维检索和一站式预览的功能。用户可以通过智能检索系统，快速定位所需的档案信息，并进行在线借阅和异构系统联查。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案管理更加直观和便捷。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。智能检索系统在整个过程中起到了至关重要的作用，它就像一个智能的导航仪，帮助用户快速找到所需的信息，提高了工作效率和决策的准确性。合思档案还能为企业节约大量成本。以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。
实战见证：合思档案应用场景与案例展示
合思档案在实际应用中取得了显著的成效，众多企业通过使用合思档案，成功解决了电子会计档案管理中的难题，实现了降本增效和合规经营。
好想你健康食品股份有限公司曾经面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。智能检索系统在其中发挥了重要作用，员工可以快速准确地查找所需的档案信息，大大提高了工作效率。
COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等问题。采用合思档案的无纸化管理、去人工化、资产化等解决方案后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。智能检索系统使得档案的查询和调阅更加便捷，员工可以随时随地获取所需的信息，提高了工作的灵活性和效率。
云南菜品牌连锁经营企业面临着纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题。通过合思档案落地财务数字化，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，业财融合提升了80%，财务提效90%，年节省超30万元管理成本。智能检索系统帮助企业快速整合和分析财务数据，为企业的决策提供了有力的支持。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理、保管、存储、管理利用等环节存在问题。使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。智能检索系统的应用使得档案管理更加规范和高效，企业可以更好地应对各种审计和监管要求。
合思档案能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。“未来财务用合思 让有限更有效”，这不仅是一句宣传语，更是合思档案对企业的承诺。
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