在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的来临，也让企业财务档案管理迎来了新的挑战。在这场变革中，企业的信息化建设亟待“恶补”，尤其是因数电票管理要求的特殊性，专业的“电子会计档案管理平台”成为了企业适应新时代财务档案管理要求的必备利器。
传统档案管理在纸电混合时代犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们看着那堆积如山的纸质档案，心中满是无奈。纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量的纸张、油墨等耗材，还需要占据大量的存储空间，档案室和档案柜的购置费用更是一笔不小的开支。而且，这些档案数据如同散落在各地的珍珠，没有得到有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，企业决策缺乏有力的数据支持。
财务人员则深陷档案数据的汪洋大海之中。档案数据量大，整理工作如同一场漫长的马拉松，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作耗费了他们大量的时间和精力，却往往只能收获低效的成果。
业务人员也深受其害。出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据需要留存再上交，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力，让人疲惫不堪。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，如同隐藏在暗处的炸弹，随时可能给企业带来巨大的损失。
企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。而且，数据存储线下载体，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的解决方案。
合思档案：多元角色解决方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一张精密的大网，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要降本增效，合思档案借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战提供有力支持。
对于归档员/财务而言，合思档案是他们的救星。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
合思档案：核心功能与优势
合思档案具有多源采集功能，如同一个神通广大的采集员。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档方面，合思档案展现出了强大的智能能力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案还提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
在档案管理上，合思档案具有高度的灵活性和可定制性。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
合思档案：应用场景与实际案例
合思档案在多个应用场景中都展现出了卓越的性能和实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。例如，该企业凭证总量达14W+，单据总量达50W+，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。它实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了标准，统一了管理。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
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