在科技飞速发展的今天，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，更是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，在2022年3月，还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，早在2011年就开启财务数字化转型和业财融合，踏上漫长系统自研之旅的动力源，却遭遇了诸多难题。整体流程复杂、系统壁垒高，实际情况与预期差距较大，便捷费用审批更是成为了企业发展中的一块绊脚石。合思信息技术有限公司，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为动力源提供了有效的解决方案，助力其打破困境，实现降本增效。
转型痛点：便捷费用审批之路荆棘丛生
-
多系统操作掣肘体验合规难题凸显
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间来回切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票验真、查重也需手动进行，导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得便捷费用审批变得异常繁琐。 -
系统割裂数据分散信息滞后成疾
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，便捷费用审批的及时性和准确性受到了严重影响。 -
业务复杂报销模式多样稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了便捷费用审批的难度。 -
组织架构庞杂流程繁复统一困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难以保证，便捷费用审批的效率大打折扣。
合思方案：为便捷费用审批搭建畅通桥梁
-
系统集成：数据互通开启便捷之旅
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的壁垒，为便捷费用审批提供了数据支持。 -
无需报销：消费合规提升员工幸福
业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一模式极大地简化了报销流程，提升了员工的使用体验，也为便捷费用审批提供了便利。 -
连接能力强：打破壁垒加速业务流转
合思运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让便捷费用审批变得更加高效。
实施步骤：稳步推进便捷费用审批落地
-
需求沟通调研：精准把握企业需求
合思团队与动力源进行了深入的需求沟通和调研，详细了解其现有系统情况和业务流程。通过与动力源各部门的密切合作，合思准确把握了企业在便捷费用审批方面的痛点和需求，为后续的解决方案实施奠定了基础。 -
系统集成开发：实现数据无缝对接
基于调研结果，合思进行了系统集成的配置和开发，实现了HR系统、BPM系统与合思费控的对接。通过技术手段，将各个系统的数据进行整合，确保数据的实时流通和共享，为便捷费用审批提供了有力的技术支持。 -
员工培训赋能：熟悉流程提升操作能力
合思对动力源员工进行了全面的培训，使其熟悉无需报销的流程和操作方法。通过培训，员工能够熟练运用合思费控系统，提高了工作效率，也为便捷费用审批的顺利实施提供了保障。 -
系统上线优化：确保稳定高效运行
合思费控系统上线后，进行了全面的测试和优化，确保系统稳定运行。在测试过程中，合思及时发现并解决了系统中存在的问题，不断优化系统性能，为便捷费用审批提供了稳定可靠的平台。
实施成果：便捷费用审批成效显著
-
多系统集成数据互通操作体验革新
通过多系统集成，动力源的数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。便捷费用审批变得更加高效、快捷。 -
员工体验提升：填报简化消费无忧
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松自在，也为便捷费用审批提供了良好的用户基础。 -
财务压力减轻：合规结算释放精力
财务人员审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以从事更有价值的工作，便捷费用审批的质量得到了显著提升。 -
管理决策优化：全程管控实时掌握
合思的解决方案实现了事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为便捷费用审批提供了有力的决策支持。
动力源反馈：合作开启便捷费用审批新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。动力源对合思的解决方案给予了高度评价，也对未来的合作充满了期待。
在当前经济环境下，已有众多像动力源这样的专精特新企业选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，体验便捷费用审批带来的高效与便捷。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让有限更有效。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
