在当今竞争激烈的商业环境中，公司差旅预算规划成为众多企业财务管理的重要课题。如何在保证业务正常开展的同时，实现差旅费用的合理控制和高效管理，是企业面临的一大挑战。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的佼佼者，在这方面的探索与实践，为我们提供了一个极具借鉴意义的案例，也让我们看到了合思在助力企业解决财务数字化难题，优化公司差旅预算规划方面的强大实力。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。这样一家实力雄厚、业务广泛的企业，在公司差旅预算规划等财务数字化管理方面也曾面临诸多困境。
动力源业务困局：数字化转型的迷途
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，实际效果却与预期相差甚远。公司差旅预算规划等财务管理工作，在复杂的系统环境下举步维艰。
多系统操作体验差是首要问题。员工在进行差旅申请等操作时，需要在各系统间频繁切换提交申请单，报销数据还需要财务手工录入系统。发票验真、查重也只能依靠手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免，严重影响了公司差旅预算规划的准确性和合规性。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，公司差旅预算规划难以根据实际业务情况进行实时调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给公司差旅预算规划带来了巨大挑战。公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐至极。
合思解决方案：精准击破管理痛点
面对动力源在公司差旅预算规划等财务管理方面的诸多难题，合思提供了一套全面而精准的解决方案。
– 数据同步：搭建信息互通桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为公司差旅预算规划提供了准确的数据支持。通过数据的实时同步，各部门之间信息共享更加顺畅，避免了信息孤岛的出现，让公司差旅预算规划能够基于全面、准确的数据进行。
– 无需报销：重塑商旅出行新体验
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，不仅简化了报销流程，还提高了报销效率，让公司差旅预算规划的执行更加顺畅。
– 系统连接：打破数据流转壁垒
合思系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在公司差旅预算规划方面，能够实时获取相关业务数据，及时调整预算安排，提高预算规划的灵活性和准确性。
实施步骤：稳步推进数字化变革
合思与动力源展开财务数字化合作，在2021年逐步推进系统集成和产品应用。双方首先对动力源现有的系统进行了全面梳理，确定了数据同步和系统对接的具体方案。然后，按照方案逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接，实现了多系统的数据互通。
在系统对接过程中，合思团队对动力源的员工进行了全面的培训，确保员工能够熟练使用新系统。同时，合思还建立了完善的售后服务体系，及时解决系统使用过程中出现的问题。通过稳步推进系统集成和产品应用，动力源在公司差旅预算规划等财务管理方面实现了流程优化。
显著成果：降本增效提升管理水平
通过合思的解决方案，动力源在公司差旅预算规划等财务管理方面取得了显著成果。
– 操作体验革新：效率成本双优化
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，还降低了企业的运营成本，让公司差旅预算规划更加科学合理。
– 报销流程简化：提升员工使用体验
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。这使得员工更加愿意配合公司的差旅预算规划，提高了预算执行的效率。
– 财务管控升级：合规统一更高效
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，如公司差旅预算规划的分析和优化。
– 全程管控实现：决策更科学精准
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在公司差旅预算规划方面，能够根据实际业务情况及时调整预算，确保预算的合理性和有效性。
动力源反馈：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也表明了双方在公司差旅预算规划等财务管理方面将继续深入合作，共同推动企业的发展。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临公司差旅预算规划等财务数字化难题，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其为企业带来的巨大价值。
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