合思档案：解锁企业费用管控与财务档案管理新密码

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理急需一场信息化的革新。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件也要求写入财务入账信息，这一切都标志着“数字化凭证时代”的到来，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求。

纸电混合的时代背景下，企业各个层面都在财务档案管理上遭遇了不同程度的困境。企业高管面对着纸质档案管理成本居高不下、储存空间占用大且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配核对不仅耗费大量时间，还容易出现错误；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和对档案室、档案柜等存储空间的需求；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和粗糙的查询调阅条件导致数据无法有效利用；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段和不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存问题依然未能得到有效解决。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。

面对这些严峻的挑战，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的财务档案管理解决方案，助力企业在费用管控方面取得显著成效。

合思档案解决方案：精准赋能不同角色

合思档案针对企业内不同角色的需求，提供了精准的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业数字化转型的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力的数智化支持。通过数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，助力企业打响数字化转型的决胜之战，在费用管控方面发挥重要作用。

归档员/财务人员则能从合思档案中体验到工作效率的大幅提升。告别重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。合思档案让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，使他们有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，从而更好地实现费用管控。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计工作的重大变革。审计无需进入档案室，档案外审可以在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性，同时也有助于企业在费用管控方面保持合规。

合思档案不仅为不同角色提供了针对性的解决方案，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的费用管控提供了坚实的基础。

合思档案功能全览：构建全生命周期管理体系

合思档案具备丰富多样的功能，涵盖了内部产生、外部系统、业务层等多个方面，并实现了电子会计档案的全生命周期管理。

内部产生的会计资料包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。这些资料在合思档案的管理下，实现了高效的整合和存储。

外部系统方面，核算系统包含费控系统（具备OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备等功能）、资金系统、OA系统、CRM、SRM等。合思档案能够与这些外部系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换，为企业的费用管控提供全面的数据支持。

业务层涉及银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。合思档案对这些业务数据进行精准管理，确保数据的准确性和完整性，为企业的财务管理和费用管控提供有力保障。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大亮点。它包括智能采集，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等实现数据的自动采集；预归档服务，提供自动归档、业务检测等功能，确保档案数据的合规性；基础管理，涵盖档号管理、账套管理等，为档案管理提供基础支撑；档案服务，包括身份调查、全文检索等，方便用户快速查找和使用档案数据；统计分析，如进销项统计、资金统计等，为企业的决策提供数据支持；以及应用层，如辅助审计、证据方案库等，为企业的财务管理和费用管控提供全方位的服务。

合思档案核心亮点：创新技术驱动高效管理

合思档案拥有多个核心亮点，这些亮点使其在企业财务档案管理领域脱颖而出。

多源采集是合思档案的一大特色。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，用户可以自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，为企业的费用管控提供了灵活多样的数据采集方式。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理的关联检索等功能以及关联任务执行进度可视化，方便用户进行档案管理。字段映射功能则方便用户查阅，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，提高了档案管理的效率和准确性，有助于企业更好地进行费用管控。

专用格式版式文件是合思档案的又一创新。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，为企业的费用管控提供了更高效的档案存储和管理方式。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案质量的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保企业档案管理的合规性，为企业的费用管控提供了可靠的保障。

合思档案价值体现：降本增效推动业财融合

合思档案为企业带来了显著的价值，在费用管控方面发挥了重要作用。

显著的降本增效是合思档案的核心价值之一。它可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，帮助企业在费用管控方面取得实质性的成效。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。通过实现业财融合，合思档案让企业的财务管理更加高效，费用管控更加精准。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用价值，从数据到决策。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，更好地了解企业的财务状况和经营情况，为企业的决策提供有力支持，从而优化费用管控策略。

资源重组是合思档案的另一大价值。它实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过对企业资源的优化配置，合思档案帮助企业降低成本，提高效益，在费用管控方面发挥了重要作用。

合思档案典型场景：满足不同角色使用需求

合思档案在不同的使用场景中都能发挥重要作用，满足不同角色的使用需求。

财务人员可以进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等操作，满足其对档案数据精细化管控的需求。通过这些功能，财务人员可以快速准确地获取所需的档案数据，进行财务分析和决策支持，更好地实现费用管控。

业务人员可进行授权检索、授权借阅，方便其在工作中获取相关档案信息。这有助于业务人员更好地了解企业的财务状况和业务流程，提高工作效率，同时也有助于企业在费用管控方面实现业务与财务的协同。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，提高审计工作的效率和准确性。合思档案为审计工作提供了便捷的工具和可靠的数据支持，有助于企业在费用管控方面保持合规。

管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析和决策。通过对档案数据的深入分析，管理人员可以及时发现企业在费用管控方面存在的问题，制定相应的策略，优化企业的财务管理。

合思档案成功案例：实践验证卓越成效

合思档案在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了企业的费用管控效率。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效降低了企业的费用管控成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提升了企业的费用管控水平。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的费用管控提供了有力支持。

合思档案市场定位与差异化优势：引领行业发展潮流

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证证明了合思档案在市场上的领先地位和卓越的安全性能，为企业的费用管控提供了可靠的保障。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。这使得合思档案能够更好地满足企业在数字化转型过程中的需求，为企业的费用管控提供更先进的技术支持。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，满足国家相关政策对电子会计档案管理的要求。这确保了企业在使用合思档案进行财务档案管理和费用管控时的合规性。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。通过与各种业财系统的连接，合思档案能够实现数据的实时共享和交换，为企业的费用管控提供全面的数据支持。

合思档案凭借其卓越的解决方案、丰富的功能、创新的技术亮点、显著的价值体现、多样的典型场景、成功的实践案例以及独特的市场定位和差异化优势，成为企业财务档案管理和费用管控的首选方案。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续发挥其优势，为企业提供更优质的服务，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度挖掘会计档案价值。

如果您的企业也渴望提升财务档案管理水平，优化费用管控策略，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和微信小程序，进一步了解合思档案，并免费试用，选择适合自己的财务档案管理解决方案。