在当今时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。然而，企业在财务档案管理的征途上，依旧面临着重重挑战。特别是在出差费用报销环节，繁琐的流程和档案管理难题常常让企业和员工头疼不已。合思作为财务数智化服务的领军供应商，敏锐地洞察到这些痛点，精心打造了合思档案平台，为企业提供了一套全方位的解决方案。
行业痛点：出差费用报销与档案管理的困境
在出差费用报销以及财务档案管理方面，企业遭遇了诸多棘手问题。
首先是归档难题。以纸质档案管理为例，在处理出差费用报销的单据时，需要耗费大量的时间和精力去确认单据的一致性。员工出差归来，往往拿着一沓发票和各种报销凭证，财务人员要逐一核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案极易遗失，一旦丢失，不仅会影响出差费用报销的进度，还可能导致财务数据的不完整。
查找困难也是一大痛点。纸质档案的查找受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅。当员工需要查询之前的出差费用报销记录时，可能需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，效率极其低下。
成本居高不下同样不容忽视。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，合规性问题也日益凸显。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足现代企业的管理要求。在出差费用报销过程中，如果档案管理不合规，可能会面临税务风险等一系列问题。
解决方案概述：合思档案开启数字化新征程
合思档案平台是合思为企业量身定制的一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。
它打破了数据壁垒，实现了数据同源。在出差费用报销方面，所有相关的单据和数据都能在一个平台上实现统一管理，确保数据的准确性和一致性。
通过自动组装档案数据，极大地提升了审计效率。对于出差费用报销的审计工作，系统能够快速准确地完成数据的整合和分析，为审计人员提供有力的支持。
借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。员工提交的出差费用报销单据，无论是纸质还是电子形式，都能在系统中得到准确的记录和管理，方便后续的查询和使用。
核心功能亮点：全方位的数字化服务
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便捷调阅与全生命周期管理
合思档案平台实现了电子会计档案的全生命周期管理。在出差费用报销环节，员工可以便捷地调阅相关档案，无需打印纸质文件。
智能采集功能强大。它整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等。员工在提交出差费用报销单据时，系统能够自动识别和采集相关信息，提高了工作效率。
预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。系统会根据预设的规则对出差费用报销单据进行初步审核和分类，为后续的归档工作做好准备。
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面。员工可以根据需要随时检索出差费用报销记录，方便快捷。同时，系统对档案的借阅和销毁进行严格的管理，确保数据的安全。
档案服务提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能。对于企业的财务管理部门来说，这些功能可以帮助他们更好地了解出差费用的使用情况，为企业的决策提供有力支持。 -
全流程合规化与自动化
合思档案平台实现了全流程的合规化、自动化和数字化。
在档案采集方面，它采用开放式接口互联和自主采集的方式。员工可以通过手机APP或其他终端设备自主提交出差费用报销单据，系统会自动进行采集和处理。大文件自动切割、数电票自动化解析功能，使得复杂的报销单据能够快速准确地处理。
档案制档实现了智能关联和自动组装。系统会将出差费用报销单据与相关的业务信息进行智能关联，自动组装成完整的档案。同时，系统还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保档案的合规性和准确性。
档案管理实现了精准权限管控和档案目录的灵活扩展。不同的员工和部门具有不同的权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关的出差费用报销档案。水印管理和档号符合国标要求，进一步保证了档案的安全性和规范性。
档案利用方面，系统提供了多维检索和一站式预览功能。员工可以通过多种方式检索出差费用报销记录，如按时间、金额、项目等。在线借阅和异构系统联查功能，方便员工获取所需的档案信息。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，使得企业的档案管理更加高效和直观。
用户收益：高效与节约的完美结合
合思档案平台为企业带来了显著的收益。
在出差费用报销方面，自动化归档让员工告别了繁琐的重复性工作。员工只需提交报销单据，系统会自动完成归档和审核工作，大大缩短了报销周期。档案利用的便捷高效，使得员工能够快速查询和获取所需的出差费用报销记录，提高了工作效率。
档案数据的同源和透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解出差费用的使用情况，及时发现问题并采取措施进行调整。
同时，合思档案平台能为企业带来显著的成本节约。减少了人工耗时，降低了管理成本。企业不再需要大量的人力来处理出差费用报销和档案管理工作，节省了人力资源。此外，节约了打印和存储成本，企业无需再为大量的纸质档案提供存储空间，降低了运营成本。
典型场景：多行业的广泛应用
合思档案平台的应用场景十分广泛，涵盖了食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等多个行业。
在食品行业，企业员工经常需要出差进行市场调研和销售活动，出差费用报销和财务档案管理的工作量较大。合思档案平台可以帮助企业实现自动化归档和快速查询，提高工作效率。
在餐饮连锁行业，企业的门店众多，员工的出差频率较高。合思档案平台可以实现全流程的数字化管理，确保出差费用报销的合规性和准确性。
在家居行业，企业需要对原材料采购、产品销售等环节进行严格的财务管理。合思档案平台可以帮助企业对出差费用报销和相关档案进行有效管理，为企业的决策提供有力支持。
客户成功案例：真实见证的数字化转型
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好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案平台之前，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。在出差费用报销方面，员工需要花费大量的时间和精力来整理和提交报销单据，财务人员的审核工作也十分繁琐。
使用合思档案平台后，这些问题得到了有效解决。该平台减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。预计每年可以减少综合成本20万元。员工在出差费用报销时更加便捷，财务人员的工作效率也得到了显著提高。 -
COMMUNE幻师
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。在出差费用报销方面，系统能够自动识别和处理报销单据，大大提高了报销效率。
纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。员工可以通过手机APP随时随地提交出差费用报销申请，系统会自动进行审核和归档，让报销变得更加轻松。 -
云海肴
云海肴在使用合思档案平台后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。在出差费用报销方面，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。员工的出差费用报销流程更加简化，财务部门能够更好地进行成本控制和财务管理。
结尾：开启数字化管理新征程
合思档案平台已经助力众多企业实现了财务档案管理的数字化转型，在出差费用报销等方面取得了显著的效益。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思档案平台，亲身体验其强大的功能和便捷的服务，让有限的资源发挥出更大的价值。
